Organización de un evento social: 6 pasos para ponerlo en marcha

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¿Estás pensando en esa fiesta de fin de año para tu empresa? ¿Tal vez te interesa sorprender a todos tus familiares con una boda por todo lo alto en Navidad? Sea lo que sea lo que estás pensando, en el artículo de hoy te daremos algunas claves esenciales para la organización de un evento social único e inolvidable en la Costa del Sol.

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Porque la provincia de Málaga reúne las características ideales para ser sede de múltiples eventos. Su clima de excepción, las instalaciones de primer nivel para las celebraciones más variopintas y su amplia oferta de empresas prestadoras de servicios asociados harán que la organización de un evento social sea más llevadera y positiva de lo que imaginas. ¡Sigue leyendo y descubre los 6 detalles para eventos sociales que no puedes pasar por alto!

 

¡Ten claro lo que quieres! La fase de planificación

El paso número 1 en la organización de un evento social es tener claro cuáles son los objetivos del acto para planificarlo de la mejor forma posible. Responde algunas preguntas sencillas, como qué se busca con el evento, quiénes serán los invitados y cuál es el tema en torno al que girarán los acontecimientos. Este paso incluye también aspectos elementales como:

  •   El desarrollo de un briefing del evento.
  •   La preelección del espacio y el momento donde se llevará a cabo.
  •   El establecimiento de métricas claras que permitan medir el éxito del evento a posteriori.
  •   Y, por qué no, una primera aproximación presupuestaria (que siempre deberá estar sujeta a variaciones).

 

Conoce a tu cliente y adáptate a sus deseos o necesidades

La organización de un evento social puede ser más compleja de lo que imaginas. Y ello por un motivo específico: no siempre el cliente que encarga el acto estará contento con las ideas y ejecuciones llevadas a cabo. Por eso, es primordial que, después de diseñar un briefing inicial del evento, acudas a tu cliente y marques una reunión para ajustar ideas y alinear los puntos esenciales. ¡Estamos seguros de que te tocará hacer cambios!

plan de trabajo para organizar un evento social

 

Gestiona una lista de invitados acorde al acto

Sin invitados no habrá evento. Y lo cierto es que suele tratarse de uno de los factores más difíciles de gestionar en la organización de eventos sociales. ¿Motivos? Pues porque a menudo la logística y la tan necesaria confirmación de los asistentes no se ejecutan de la mejor forma. Para que tu evento no falle, nuestro consejo es dejar la organización íntegra en manos de un DMC o empresa especializada.

En la Costa del Sol, donde la infraestructura para congresos, convenciones, ferias y eventos de todo tipo es interminable, existen múltiples empresas que se encargan de garantizar que tu plan de trabajo para organizar un evento social salga a pedir de boca.

Y eso incluye la parte más compleja: convidar y recibir a los invitados. En este punto, cada vez juega un papel más importante la tecnología, en la que Málaga es puntera. De esta manera, la organización de un evento social depende bastante de alternativas como el reconocimiento facial para asistentes o la accesibilidad en todas sus formas.

organizacion de eventos sociales

 

Promociona el evento de la mejor manera

En función del tipo de evento y del público invitado, la promoción deberá llevarse a cabo de diferentes formas. Hoy en día, no pueden faltar las redes sociales como medio de promoción esencial, aunque no siempre serán necesarias. En eventos privados, como fiestas de empresas o actos familiares, este paso debe desestimarse. Ahora bien, si se trata de un evento social abierto, ¡da rienda suelta a todas las formas de comunicación posibles y refuerza la relación evento-experiencia! Muy interesantes en este sentido son las invitaciones originales para los asistentes, así como recordatorios que no sean invasivos y publicidad pagada en medios de comunicación. ¡Que todo el mundo se entere de lo que se avecina!

 

Practica ensayos previos y garantiza la coordinación en curso

Aunque parezca innecesario, los ensayos previos al evento pueden ayudar (y mucho) a garantizar la seguridad y el buen discurrir de los acontecimientos. ¡La organización de un evento social es compleja y exige reuniones de coordinación antes y durante la celebración del mismo! Un motivo más para valorar la posibilidad de dejar el evento en manos de una empresa especializada. De esta forma, se garantiza en todo momento que el evento estará monitorizado, se cumplirán todos los protocolos de seguridad y aforo, y cualquier eventual problema se resolverá.

 

Análisis post-evento y sugerencias de mejora

Dentro del plan de trabajo para organizar un evento social cobran especial importancia los análisis posteriores para estudiar el retorno de la inversión y el cumplimiento de los objetivos propuestos. Por ello, con base en las métricas establecidas en el briefing inicial, deberá concluirse si fue un éxito o no. Y, en la misma línea, resulta crucial ofrecer a los asistentes y participantes una vía de comunicación para enviar sugerencias o críticas que ayuden a mejorar en futuros actos.

detalles para eventos sociales

 

¿Crees que con nuestros tips podrás promover la organización de un evento social exitoso de principio a fin? ¡Seguro que sí! Aplica todos y cada uno de los pasos indicados para hacer de tu próximo evento algo inolvidable en el mejor escenario posible: la Costa del Sol. ¡La provincia de Málaga os espera (a ti y a tus invitados) con los brazos abiertos!

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