Denken Sie an die Silvesterfeier in Ihrer Firma oder möchten Sie Ihre Verwandten mit einer stilvollen Hochzeit zu Weihnachten überraschen? Egal, was Sie planen, in unserem heutigen Artikel geben wir Ihnen ein paar wichtige Tipps, um Ihren Veranstaltungsplaner für ein einzigartiges und unvergessliches gesellschaftliches Event in der Costa del Sol zu organisieren.
Die Provinz Malaga bietet Ihnen die idealen Voraussetzungen für die Durchführung verschiedenster Veranstaltungen. Das angenehme Klima, die erstklassigen Einrichtungen für die verschiedensten Feierlichkeiten und die zahlreichen Unternehmen, die damit verbundene Dienstleistungen anbieten, machen die Organisation eines gesellschaftlichen Events sehr viel angenehmer und leichter, als man es sich vorstellen würde. Lesen Sie weiter und entdecken Sie die 6 Schlüsselpunkte, die Sie bei der Organisation für Ihre gesellschaftliche Veranstaltung, unbedingt berücksichtigen sollten!
Seien Sie sich über Ihre Ziele im Klaren! Die Planungsphase:
Der erste Schritt bei der Organisation eines gesellschaftlichen Events besteht darin, sich über die Ziele der Veranstaltung im Klaren zu sein, um sie bestmöglich zu planen. Dazu sollten Sie sich ein paar Fragen folgender Art stellen: worum geht es bei der Veranstaltung? Wer sind die Gäste? Was ist das Thema der Veranstaltung? Dieser erste Schritt der Planung enthält folgende Punkte:
- Die Ausarbeitung eines Briefings für das Event
- Die Vorauswahl des Ortes und des Zeitpunkts, an dem die Veranstaltung stattfinden wird
- Festlegung klarer Maßstäbe, um den Erfolg der Veranstaltung im Nachhinein zu messen
- Ein erstes ungefähres Budget (das im Laufe der detaillierteren Planung variieren kann)
Lernen Sie Ihren Kunden kennen und stellen Sie sich auf seine Wünsche und Bedürfnisse ein
Einen Veranstaltungsplaner für ein gesellschaftliches Events aufzubauen, kann komplexer sein, als man denkt. Dafür gibt es vor allem einen Grund: der Kunde, der die Veranstaltung in Auftrag gibt, ist nicht immer mit den Ideen und Ausführungen zufrieden. Deshalb ist es wichtig, dass Sie nach der Erstellung eines ersten Briefings für die Veranstaltung mit Ihrem Kunden ein Treffen vereinbaren, um die Ideen abzustimmen und die wesentlichen Punkte auf einen Nenner zu bringen. Sie werden ganz sicher Änderungen vornehmen müssen!
Erstellen Sie eine Gästeliste je nach Veranstaltung
Ohne Gäste wird es keine Veranstaltung geben. In der Tat ist das oft einer der schwierigsten Faktoren bei der Organisation von gesellschaftlichen Events. Warum? Weil es oft an der Logistik und der notwendigen Bestätigung der Teilnehmer hapert. Um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung nicht scheitert, raten wir Ihnen, die Organisation in die Hände einer DMC oder eines spezialisierten Unternehmens zu legen.
In der Costa del Sol, wo die Infrastruktur für Kongresse, Tagungen, Messen und Veranstaltungen aller Art perfekt ausgebaut ist, gibt es zahlreiche Unternehmen, die dafür sorgen, dass Ihr Plan für die Organisation eines gesellschaftlichen Events reibungslos in die Tat umgesetzt wird.
Dazu gehört auch der komplexeste Teil: das Einladen und Empfangen von Gästen. In diesem Punkt spielt die Technologie eine immer wichtigere Rolle und in Malaga ist man sich dessen bewusst. So hängt die Organisation eines gesellschaftlichen Events mittlerweile in hohem Maße von modernsten Alternativen wie der Gesichtserkennung der Teilnehmer und auch dem Aspekt der Barrierefreiheit in all ihren Formen ab.
Die Veranstaltung optimal bewerben
Je nach Art der Veranstaltung und dem eingeladenen Publikum erfolgt die Werbung auf die eine oder andere Art und Weise. Heutzutage sind soziale Netzwerke beispielsweise ein wichtiges Werbemittel, auch wenn sie nicht immer notwendig sind. Bei privaten Veranstaltungen, wie Firmenfeiern oder Familienfesten ist dieser Schritt natürlich nicht so wichtig. Wenn es sich jedoch um ein öffentliches gesellschaftliches Event handelt, sollten Sie allen möglichen Formen der Kommunikation freien Lauf lassen und die Beziehung zwischen Ereignis und Erlebnis stärken! Originelle Einladungen für die Teilnehmer, nicht-invasive Erinnerungsschreiben und bezahlte Werbung in den Medien sind in dieser Hinsicht sehr interessant - lassen Sie alle wissen, was ansteht!
Machen Sie vorab Probeläufe und sorgen Sie für eine kontinuierliche Koordination
Auch wenn es unnötig erscheinen mag, können Proben vor der Veranstaltung (sehr) hilfreich sein, um die Sicherheit und den reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Die Aufgabe eines Veranstaltungsplaners ist komplex und erfordert Koordinierungssitzungen vor und während des Events! Ein Grund mehr, die Veranstaltung in die Hände eines spezialisierten Unternehmens zu legen. Auf diese Weise ist gewährleistet, dass die Veranstaltung jederzeit im Auge behalten wird, alle Sicherheits- und Kapazitätsprotokolle eingehalten und eventuelle Probleme zügig gelöst werden.
Analyse nach der Veranstaltung und Vorschläge für Verbesserungen
Im Rahmen des Veranstaltungslpaners für die Organisation einer sozialen Veranstaltung ist die Analyse danach besonders wichtig, um die Rentabilität der Investition und die Erfüllung der vorgeschlagenen Ziele zu untersuchen. Daher muss auf der Grundlage der im ersten Briefing festgelegten Kriterien festgestellt werden, ob es ein Erfolg war oder nicht. Ebenso wichtig ist es, den Teilnehmern eine Möglichkeit zu geben, Vorschläge oder Kritik zu äußern, die zur Verbesserung künftiger Events beitragen.
Sind Ihnen diese Tipps als Veranstaltungsplaner für die Organisation eines erfolgreichen gesellschaftlichen Events von A bis Z hilfreich? Ganz bestimmt! Wenden Sie jeden einzelnen der oben genannten Schritte an, um Ihre nächste Veranstaltung in der bestmöglichen Umgebung unvergesslich zu machen: der Costa del Sol. Die Provinz Malaga erwartet Sie (und Ihre Gäste) mit offenen Armen!
