L’organisation événementielle : 6 étapes pour la mettre en marche

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Vous préparez une fête de fin d’année pour votre entreprise ? Vous avez envie de surprendre vos proches avec un mariage en grande pompe à Noël ? Quelle que soit votre idée, dans cet article, nous vous proposons des conseils essentiels sur l’organisation d’un événement social unique et inoubliable sur la Costa del Sol.

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Vous préparez une fête de fin d’année pour votre entreprise ? Vous avez envie de surprendre vos proches avec un mariage en grande pompe à Noël ? Quelle que soit votre idée, dans cet article, nous vous proposons des conseils essentiels sur l’organisation d’un événement social unique et inoubliable sur la Costa del Sol.

 

Sachez ce que vous voulez sur le bout des doigts ! L’étape de planification : 

L’étape numéro un dans l’organisation événementielle est de savoir quels sont les objectifs de votre événement pour le planifier le mieux possible. Pour cela, il suffit de répondre à quelques questions simples. Quel est le but de l’événement ? Qui seront les invités ? Y aura-t-il un thème ? Cette première étape comprend aussi des aspects fondamentaux comme ceux-ci :

 

Connaissez votre client et adaptez-vous à ses envies ou à ses besoins

L’organisation d’un événement social peut être plus compliquée que ce que vous pensez. Et cela pour une bonne raison : le client ne sera pas toujours satisfait des idées et des actions réalisées. Voilà pourquoi, il est essentiel qu’après la présentation d’un briefing initial de l’événement, vous dialoguiez avec votre client et fixiez une première réunion pour adapter les idées et les points essentiels. Vous aurez sûrement quelques changements à faire !

plan de travail pour organiser un événement

 

Préparez une liste d’invités adaptée à l’événement 

Sans invités, pas d’événement ! Il faut bien reconnaître que c’est l’un des facteurs les plus compliqués dans la gestion et l’organisation événementielle. Pourquoi ? Souvent, la logistique et la très nécessaire confirmation des participants ne s’exécute pas de manière optimale. Pour un événement sans faille, nous vous conseillons de déléguer l’organisation intégrale de votre événement à une agence événementielle, à une DMC ou à une entreprise spécialisée.

Sur la Costa del Sol, où les infrastructures pour les congrès, les conventions, les salons et les événements de tous types sont nombreuses, une foule d’entreprises et agences à votre disposition se chargent de garantir que la planification de votre événement soit un véritable succès.

Ces tâches comprennent à l’une des parties les plus complexes : inviter et recevoir les participants. La technologie est de plus en plus importante, et heureusement, Malaga est une province de référence en la matière. L’organisation d’un événement se base aussi sur des alternatives comme la reconnaissance faciale pour les invités ou l’accessibilité sous toutes ses formes.

organisation d’événements sociaux

 

Faites la promotion de votre événement de manière optimale

Selon le type d’événement et le public invité, la promotion devra se réaliser de différentes manières. Aujourd’hui, les réseaux sociaux sont un moyen de promotion essentiel, bien qu’ils ne soient pas toujours nécessaires. Dans le cadre d’événements privés, comme les fêtes d’entreprise ou des fêtes de famille, on peut s’en passer. Par contre, s’il s’agit d’un événement ouvert au public, donnez libre cours à toutes les formes de communication possibles et consolidez la relation entre l’événement et l’expérience ! Les invitations originales pour les participants, les rappels non invasifs et la publicité payante dans la presse et les médias sont très intéressants. Que le monde sache ce que vous préparez !

 

Faites des répétitions de l’événement pour garantir la coordination

Cela peut sembler inutile, mais les répétitions générales d’un événement peuvent aider (et beaucoup) à assurer sa sécurité et son bon déroulement. L’organisation d’un événement est complexe et requiert des réunions de coordination avant et après sa tenue. C’est une raison de plus pour considérer la possibilité de déléguer l’organisation événementielle à une agence ou une entreprise spécialisée. Ainsi, vous garantissez que l’événement sera bien supervisé, que tous les protocoles de sécurité et de capacité d’accueil seront respectés et que les problèmes éventuels seront résolus.

 

L’analyse après l’événement et les suggestions d’amélioration

Dans le plan de travail de l’organisation événementielle, les analyses postérieures pour étudier le retour sur investissement et la réalisation des objectifs proposés sont très importantes. C’est grâce aux indicateurs établis pendant le briefing initial que vous saurez si votre événement fut un succès ou non. Dans la même ligne, il est fondamental d’offrir aux participants et aux invités une voie de communication pour qu’ils puissent vous suggérer des conseils ou des critiques qui vous permettront d’améliorer vos futurs événements.

détail d’organisation événementielle

 

Vous pensez que nos conseils vous aideront à promouvoir l’organisation d’un événement réussi de A à Z ? Bien sûr que oui ! Appliquez toutes les étapes indiquées pour faire de votre événement un moment inoubliable dans le plus beau décor : la Costa del Sol. La province de Malaga vous attend (vos invités et vous) les bras grands ouverts !

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