Cuando se trata de organización y gestión de eventos, lo mejor es recurrir a empresas especializadas, así como apoyarse en recursos que hagan que la tarea resulte más fácil. Las primeras no faltan en la Costa del Sol, destino líder en encuentros corporativos, conocido entre otros muchos atractivos por su profesionalidad.
En cuanto a los segundos, destacan las herramientas digitales para organizar eventos. Estas no solo simplifican el proceso, sino que además le aportan un valor añadido al resultado (y, por tanto, también a la suma total de la experiencia).
Ventajas de organizar un evento con herramientas digitales
Sus dos principales ventajas están relacionadas con el ahorro de tiempo y con la facilidad para acceder a la información, dos bienes físicamente intangibles pero muy valorados hoy en día. Ambos convergen en la interconexión entre las partes, favoreciendo de este modo una comunicación fluida y eficaz en todos los sentidos.
Porque no es lo mismo gestionar la preparación de un encuentro empresarial o de un viaje corporativo de manera tradicional (y utilizando únicamente medios tradicionales) que hacerlo con la ayuda avanzada que ofrecen las nuevas tecnologías. Al igual que tampoco es lo mismo un desarrollo de evento puramente presencial que uno que combine lo mejor de cada mundo, el tradicional y el online, para trascenderlos mediante una vivencia integradora y única. Las ventajas de las herramientas digitales marcan, sin duda, la diferencia. He aquí algunas de ellas.
Herramientas digitales con valor añadido: aprovéchalas
Entre las mejores herramientas para organizar eventos se encuentran, por un lado, las redes sociales y el streaming, que permiten desde convocar a los asistentes con rapidez, hasta retransmitir las acciones llevadas a cabo en directo y a través de múltiples canales. Gracias a ellas, muchas de las convocatorias que tienen lugar en la Costa del Sol son seguidas en otras partes del mundo. Esto amplía considerablemente su alcance.
Antes de la celebración de los eventos, muchas empresas recurren de igual modo a los comunicados emitidos de forma online, los press kits en el caso de querer contar con prensa, la publicidad pagada y el llamado content marketing. En los últimos años, la presencia de influencers que trabajan en las redes sociales, ya sea esta física o digital, ha hecho crecer muchos proyectos con sus recomendaciones, asistencia a presentaciones y fiestas, emplazamientos de producto, regalos y sorteos y otros recursos similares. Su poder de convocatoria y de influencia resulta, en algunos casos, decisivo.
En cuanto al contenido del evento, las experiencias de valor creadas con realidad virtual se han popularizado como un excelente apoyo a la comunicación y expresión de marca. Con ellas, los invitados pueden sumergirse en un concepto, lanzamiento o filosofía, comprenderlos mejor e incluso sentir que forman parte de él y, de esta forma, llegar a identificarse con lo que se desea transmitir involucrando a todos sus sentidos.
Otra idea que siempre ayuda es recurrir a una lista de asistentes optimizada. Aquí, el programa Excel se convierte en el mejor aliado para la organización de los encuentros antes, durante y después. Su variedad de funciones se adapta a todas las necesidades y fases del proceso. ¿Un consejo? Crear un archivo único, dividido por categorías y ordenado por capas con diversos filtros. Con solo un vistazo, se podrá repasar y completar la información sin demasiado esfuerzo ni complicaciones.
Por otro lado, también existen aplicaciones para hacer un seguimiento del post evento, herramientas digitales de gran utilidad. Así, hay aplicaciones móviles nativas que posibilitan repasar todo lo que sucedió, dar y recibir feedback y mantenerse al tanto de las próximas novedades, todo ello desde un smartphone.
Si quieres saber más acerca del tema, échale un vistazo a estas siete estrategias de marketing para realizar un evento con éxito, todas ellas orientadas al ámbito de las herramientas digitales para organizar eventos.
