Organizar la lista de asistentes es una de las fases más importantes de la planificación de cualquier evento. De ello dependerá, en gran medida, el éxito del mismo. ¿Tienes claro qué criterios debes seguir para crear una lista de asistencia que funcione a la perfección? Te lo contamos a continuación.
Definición de lista de asistencia
La lista de asistentes es un documento que sirve para llevar registro sobre la presencia de un grupo de personas en un evento. Existen diferentes formatos de listas de asistencia según la función, objetivo y el contexto. Por ejemplo, en el caso de un evento que una empresa organiza con carácter comercial, se podría, además de registrar datos personales básicos de los asistentes, obtener otros de interés comercial, como el teléfono e email. En este caso, junto con la información de asistencia, se estaría obteniendo una cartera de clientes.
La importancia de la lista de asistencia
La gran ventaja de tener una lista de asistentes muy bien elaborada es que te permitirá controlar muchos otros aspectos, más allá del listado de invitados. Invitaciones, confirmaciones, rooming lists, seating lists, necesidades especiales, fechas de llegada y salida, transfers, acompañantes, ponentes… La información es poder, y cuanta más tengamos sobre los asistentes a nuestro evento, mejor.
Gestiona tus asistentes con Excel
¿Cómo hacer una lista de asistencia en Excel? Esta herramienta es perfecta para organizar prácticamente todas las fases de tu evento. Empezando, cómo no, por la lista de asistentes. Y aunque existen softwares específicos para desarrollar esta tarea, nos centraremos en este programa por ser el recurso más popular, útil y sencillo. Lo mejor de Excel es que contiene una gran variedad de funciones que te permitirán optimizar al máximo el rendimiento de tu lista. Si no cuentas con grandes conocimientos en esta herramienta, quizás sea el momento de aprender a dominarla.
Para comenzar con buen pie, crea un único archivo en el que establezcas diferentes categorías y filtros. Esto te permitirá acceder de un solo vistazo a todos los datos. Asegúrate de que cada una de las casillas es para una categoría en concreto (ejemplo: nombre, apellidos, dirección de e-mail, intolerancias alimenticias...).
¿Varias personas gestionando la lista de asistentes?
Si este es tu caso y vas a trabajar codo con codo con algún compañero o compañera de tu equipo para gestionar la lista y el evento, deberéis definir desde el primer momento unos criterios básicos para ir introduciendo los datos de forma ordenada y coherente. Mayúsculas, tildes, abreviaturas... Quizás te parezca una tontería, pero mantener esta coherencia y unanimidad hará que evites perder tiempo haciendo correcciones innecesarias. Para aseguraros de que el listado es correcto, no olvidéis repasarlo varias veces: seguro que detectáis errores, duplicidades... y estáis a tiempo de corregirlo antes del evento.
Conocer a la perfección las herramientas tecnológicas y todas las posibilidades para elaborar una buena lista de invitados será el mejor punto de partida para que tu evento sea realmente memorable. Si estás pensando en organizar un evento en la Costa del Sol, has llegado al lugar ideal, ya que en la provincia de Málaga encontrarás a los mejores profesionales para apoyarte en cada fase. DMC’S, espacios para eventos, empresas de servicios, caterings... Encuentra toda la información que necesitas aquí.
