Organiser la liste des participants est l’une des étapes les plus importantes dans le planning d’un événement. Son succès pourrait même en dépendre. Savez-vous quels sont les critères à suivre pour créer une liste de participants qui fonctionne à la perfection ? Voici comment y parvenir :
Qu’est-ce qu’une liste des participants ?
La liste des participants est un document qui sert à suivre la présence et la participation d’un groupe de personnes invitées à un événement. Il existe plusieurs formats de liste de participants selon la fonction, l’objectif et le contexte. Par exemple, dans le cas d’un événement à caractère commercial organisé par une entreprise, en plus d’indiquer les informations personnelles basiques des participants, on pourra aussi obtenir certaines informations comme le téléphone ou l’adresse e-mail qui pourraient servir à des communications commerciales. Dans ce cas, en plus de la participation, on peut aussi obtenir des informations sur de potentiels clients.
L’importance de la liste de participants
L’avantage d’avoir une liste de participants bien préparée, c’est qu’elle permet de contrôler d’autres aspects, au-delà de la présence des invités. Invitations, confirmations, rooming list, plan du seating, besoins particuliers, dates d’arrivée et de départ, transferts, invités, conférenciers… L’information est le véritable pouvoir, et plus on en sait sur les participants à notre événement, mieux c’est !
Gérez votre liste de participants sur Excel
Comment faire une liste de participants sur Excel ? Cet outil est parfait pour préparer toutes les étapes de votre événement, en commençant, bien sûr, par la liste d’invités. Bien qu’il existe des programmes et applis spéciales pour cette tâche, Excel est le plus populaire, le plus utile et le plus simple. Ce qu’il y a de bien avec Excel, c’est qu’il vous propose une grande variété de fonctions qui vous permettront d’optimiser au maximum l’efficacité de votre liste. Si vous ne savez pas très bien comment l’utiliser, le moment est venu d’apprendre !
Pour commencer, créez un document avec plusieurs catégories et filtres. Vous pourrez voir, en un seul coup d’œil, toutes les informations dont vous avez besoin. Assurez-vous que chaque file ou colonne renvoie à une seule catégorie (par exemple : le nom, le nom de famille, l’adresse e-mail, les intolérances alimentaires ou allergies…).
Que faire si plusieurs personnes gèrent la liste des participants ?
Si c’est votre cas et que vous allez travailler avec un ou une collègue de l’équipe pour gérer la liste de l’événement, vous devrez définir, dès le début, des critères essentiels pour saisir les informations de manière organisée et cohérente. Majuscules, accents, abréviations… Cela peut paraître superflu, mais cela vous permettra de préserver une certaine cohérence et logique qui éviter de faire des corrections au dernier moment. Pour vous assurer que la liste est correcte, n’oubliez pas de la réviser plusieurs fois. Vous y trouverez sûrement des erreurs ou des choses en double… Il est encore temps de les rectifier avant l’événement !
Connaître à la perfection les outils technologiques et toutes les possibilités pour élaborer une liste des participants en bonne et due forme constitue le meilleur point de départ pour que votre événement soit mémorable. Si vous pensez organiser votre événement sur la Costa del Sol, vous êtes au bon endroit, puisque dans la province de Malaga, les meilleurs professionnels vous accompagneront de A à Z. DMC, espaces pour événements, agences et entreprises de services, caterings…. Retrouvez toutes les informations dont vous avez besoin sur notre site !
