Comunicación de un evento: 5 claves para planificar tu estrategia

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Aunque pueda parecer lo mismo, lo cierto es que hay diferencias entre la comunicación y el marketing. Anteriormente ya hemos hablado del marketing para eventos y de cómo influye en el desarrollo de los congresos. La comunicación de un evento es igualmente imprescindible y un poco más amplia, sobre todo en el sentido de que pretende fusionar diferentes tipos de acciones a fin de alcanzar objetivos más generales. Además de promover el evento en sí (algo que se consigue con el marketing de una forma directa), la comunicación de un evento sirve para situar a cada agente en su lugar y aclarar conceptos

 

Desarrolla la comunicación interna

Cuando hablamos de situar a cada agente en su lugar y aclarar conceptos, nos referimos a una acción tan sencilla como necesaria: cada persona involucrada en el evento debe saber cuál es su papel y cuál el objetivo individual y colectivo. ¿Cómo se consigue eso? Empezando por una comunicación interna de calidad. ¡Asegúrate de que cada miembro del equipo de organización conozca sus funciones y haga su trabajo de la mejor forma posible!

organizacion de eventos marketing

 

Comunicación 360: obtén una visibilidad integral

Más en línea con los consejos de marketing para eventos que ya te hemos dado en anteriores artículos, es vital obtener visibilidad antes de la celebración del evento. ¡Ojo! Antes quiere decir mucho antes. El objetivo no es otro que asegurar que haya asistentes. ¿Qué sería de un evento social, de un congreso o de una convención sin invitados? Por ese motivo, en este punto la comunicación de un evento tiene que fusionarse con el marketing para ganar presencia, principalmente si el evento es público. Pero al mismo tiempo, esa visibilidad debe mantenerse durante y después de la celebración. ¿Cómo lo puedes conseguir? Combinando estrategias modernas y tradicionales. ¡Te damos 5 claves para planificar tu estrategia de comunicación!

 

1. El marketing digital, una apuesta de futuro

Diseñar un sitio web atractivo y debidamente posicionado, al que puedan acceder todos los interesados, es un comienzo recomendable. Utiliza las redes sociales —y, por qué no, la publicidad pagada— para aumentar el tráfico y tu base de suscriptores, que luego formarán tu comunidad futura. En cualquier organización de eventos, el marketing es una piedra angular.

 

2. No olvides los medios tradicionales

Otras estrategias de comunicación de un evento orientadas a obtener visibilidad pasan por la promoción en medios de comunicación clásicos. Entrevistas radiofónicas, apariciones televisivas, notas de prensa (ejemplo clásico de la comunicación convencional) o publirreportajes constituyen un entramado vital no solo para tener más visibilidad, sino también para expresar valores.

 

3. ¡Haz que fluya la comunicación con los partners!

En todo proceso organizativo se hará necesario establecer lazos con terceros. En el caso de los eventos no será diferente y para que todo salga a pedir de boca es conveniente aprender a expresar cómo deben ser las necesidades de la organización. Para lograrlo, la comunicación debe ser clara y bidireccional con cada partner: desde los patrocinadores del evento, si los hay, hasta los proveedores. Crear y desarrollar canales de comunicación específicos o grupales con ellos marcará la diferencia.

 

4. Apuesta por el branding y la comunicación de marca

Un evento puede convertirse, al igual que una personalidad determinada o una empresa, en una marca. Por ello, dentro de la comunicación de un evento un pilar cada vez más necesario es el branding. Saber comunicar y reforzar, de diferentes maneras, el valor diferencial del evento. ¿Has escuchado hablar de la Super Bowl? Se trata de un evento de masas no sólo en Estados Unidos, sino en todo el mundo. Es un evento global en buena parte, gracias al branding y la comunicación de marca. ¡Hasta su logotipo ha ido variando anualmente, haciendo cada edición única y al mismo tiempo tradicional!

plan de comunicacion para un evento

 

5. Comunica de forma adecuada cada estadio del evento

Todos los eventos cuentan con tres grandes fases: la previa, la celebración y el post evento. Comunicar de forma adecuada cada estadio contribuye a construir una representación fantástica del acto. Puedes diseñar estrategias específicas para cada fase o aplicar las mismas en cada una de ellas. Eso depende de ti y de tu plan de comunicación para el evento.

Generalmente, la fase de celebración exige estrategias más activas y dinámicas, con comunicación en directo. Así, las emisiones al vivo y la elaboración de piezas continuadas en redes sociales suele marcar la comunicación durante el acto, mientras que el famoso contenido dosificado suele representar al post evento. Ejemplos de ello son los vídeos cortos con fragmentos de lo ocurrido, reportajes o hasta aquella clásica nota de prensa que suele condensar los principales acontecimientos.

No te olvides de poner en práctica en tu próximo evento nuestros cinco grandes consejos para crear tu estrategia de comunicación. ¡Y la Costa del Sol ofrece las condiciones perfectas para ello! Experimenta la magia de la provincia de Málaga durante la organización de tu próximo congreso o evento social.

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