Auch wenn es sich augenscheinlich um ein und dieselbe Sache handelt, gibt es Unterschiede zwischen Kommunikation und Marketing. Wir haben bereits über Eventmarketing gesprochen und wie es die Entwicklung von Kongressen beeinflusst. Die Kommunikation einer Veranstaltung ist allerdings ebenso wichtig und wird etwas weiter gefasst, vor allem, da sie darauf abzielt, verschiedene Arten von Aktionen zusammenzuführen, um allgemeinere Ziele zu erreichen. Neben der Promotion für die Veranstaltung selbst (die direkt über das Marketing erfolgt) dient die Veranstaltungskommunikation dazu, die einzelnen Akteure in die richtige Position zu bringen und Konzepte zu verdeutlichen.
Die Entwicklung der internen Kommunikation
Wenn wir davon sprechen, jedem Akteur seinen Platz zuzuweisen und Konzepte zu klären, meinen wir damit eine ebenso simple wie unerlässliche Grundlage: Jeder an der Veranstaltung Beteiligte muss wissen, welche Rolle er spielt und was das individuelle und kollektive Ziel ist. Wie man das erreicht? Vor allem durch die Qualität der internen Kommunikation. Stellen Sie sicher, dass jedes Mitglied des Organisationsteams seine Rolle kennt und seine Aufgabe bestmöglich erfüllt!
360°-Kommunikation für eine umfassende Transparenz
Im Einklang mit den Tipps für das Eventmarketing, die wir Ihnen in früheren Artikeln gegeben haben, ist es von entscheidender Bedeutung, bereits vor der Veranstaltung auf sich aufmerksam zu machen. Mit VOR meinen wir: sehr viel vorher. Was wäre eine gesellschaftliche Veranstaltung, ein Kongress oder eine Tagung ohne Gäste? Richtig, ein Szenario, das man sich lieber gar nicht vorstellen möchte! Umso wichtiger ist es daher, dass die Kommunikation einer jeden Veranstaltung mit dem Marketing einhergeht, um mehr Reichweite zu gewinnen, insbesondere, wenn es sich um eine öffentliche Veranstaltung handelt. Das Image, dass dadurch kreiert wird, muss allerdings auch während und nach der Veranstaltung aufrechterhalten werden. Wie man das erreichen kann? Durch die Kombination moderner und traditioneller Strategien. Wir zeigen Ihnen 5 Schlüsselpunkte zur Planung Ihrer Kommunikationsstrategie:
1. Digitales Marketing, ein zukunftsorientierter Ansatz
Die Gestaltung einer attraktiven und gut positionierten Website, die für alle Interessenten zugänglich ist, ist ein empfehlenswerter Anfang. Nutzen Sie die sozialen Medien - und warum nicht auch bezahlte Werbung -, um die Besucherzahlen und Ihren Abonnentenstamm zu erhöhen, der dann Ihre künftige Community bilden wird. Bei der Organisation einer jeden Veranstaltung ist das Marketing ein Eckpfeiler.
2. Die traditionellen Medien nicht vergessen
Andere Kommunikationsstrategien für Veranstaltungen, die darauf abzielen, den Bekanntheitsgrad zu erhöhen, sind die Werbung in den traditionellen Medien. Radiointerviews, Fernsehauftritte, Pressemitteilungen (ein klassisches Beispiel für konventionelle Kommunikation) oder Werbespots stellen einen wichtigen Rahmen dar, nicht nur, um sich mehr Sichtbarkeit zu verschaffen, sondern auch, um Werte zu vermitteln.
3. Die Kommunikation mit den Partnern aufrecht halten
In jedem organisatorischen Prozess ist es notwendig, Kontakte zu Dritten herzustellen. Bei Veranstaltungen ist das nicht anders, und damit alles reibungslos abläuft, ist es sinnvoll zu lernen, wie man die Bedürfnisse der Organisation zum Ausdruck bringt. Um dies zu erreichen, muss die Kommunikation mit jedem Partner - von eventuellen Sponsoren der Veranstaltung bis hin zu den Lieferanten - klar und bidirektional sein. Der Aufbau und die Entwicklung spezifischer oder gruppenbezogener Kommunikationskanäle mit ihnen wird den Unterschied ausmachen.
4. Auf Branding und Markenkommunikation setzen
Ein Event kann, wie eine bestimmte Persönlichkeit oder ein Unternehmen, zu einer Marke werden. Im Rahmen der Veranstaltungskommunikation ist das Branding daher ein immer wichtigerer Pfeiler. Man muss wissen, wie man den unterschiedlichen Wert des Events auf verschiedene Weise kommunizieren und verstärken kann. Haben Sie schon vom Super Bowl gehört? Es handelt sich dabei um eine Massenveranstaltung, nicht nur in den Vereinigten Staaten, sondern in der ganzen Welt. Dieses globale Ereignis, hat seinen Ruf zu einem großen Teil dem Branding und der Markenkommunikation zu verdanken. Sogar das Logo ändert sich jährlich, was jede Ausgabe einzigartig und gleichzeitig traditionell macht!
5. Eine angemessene Kommunikation jeder Phase des Events
Jede Veranstaltung hat drei simple Phasen: vor, während und nach der Veranstaltung. Die richtige Kommunikation in jeder Phase trägt dazu bei, eine einwandfreie Darstellung der Veranstaltung zu schaffen. Sie können für jede Phase spezifische Strategien entwickeln oder dieselben Strategien auf jede Phase anwenden. Das hängt von Ihnen und Ihrem Kommunikationsplan für die Veranstaltung ab.
Im Allgemeinen erfordert die Phase der Feier aktivere und dynamischere Strategien mit Live-Kommunikation. Live-Übertragungen und die Entwicklung kontinuierlicher Beiträge in den sozialen Netzwerken kennzeichnen in der Regel die Kommunikation während der Veranstaltung und dosierte Inhalte werden in der Regel für die Zeit nach der Veranstaltung eingesetzt. Beispiele hierfür sind kurze Videos mit Ausschnitten aus dem Geschehen, Berichte oder auch die klassische Pressemitteilung, die in der Regel die wichtigsten Highlights zusammenfasst.
Also, versuchen Sie es und setzen Sie unsere fünf tollen Tipps für die Erstellung der Kommunikationsstrategie bei Ihrer nächsten Veranstaltung in die Praxis um - die Costa del Sol bietet dafür die perfekten Voraussetzungen! Erleben Sie den Zauber der Provinz Malaga bei der Organisation Ihres nächsten Kongresses oder einer gesellschaftlichen Veranstaltung.
