Знаете ли вы, что для каждого мероприятия существует свой протокол? Могли бы вы определить важность протокола для успеха мероприятия? Если вы не слишком хорошо знакомы с этими вопросами, в этой статье мы раскроем секрет эффективной интеграции норм как части протокола в мероприятия любого рода.
Что такое протокол на мероприятиях
Протокол в организации мероприятий — это набор правил, которые будут регулировать каждое действие. Обычно он применяется на дипломатических или политических мероприятиях, но не только. Последнее время, его использование при организации встреч и конференций различного типа становится все более частым, так как он помогает в следующих аспектах:
- Организовать вход и выход посетителей, что особенно актуально на мероприятиях с большим потоком гостей и особенно после сценария COVID-19.
- Правильно распределить посетителей по различным залам, столам или местам.
- Планировать график мероприятия и порядок выступлений в каждой части.
- Продумать и позаботиться об оформлении, графическом и физическом распределении рекламных материалов спонсоров мероприятия (распределение логотипов на афише, размеры, освещение...). Протокол мероприятия не может обойти вниманием визуальный аспект.
- Организовать кейтеринг для мероприятия и обеспечить наличие вариантов в соответствии с типом события и разнообразием, которое может удовлетворить пожелания всех участников.
3 совета по интеграции норм для конгресса
Теперь, когда вы больше узнали о том, что такое протокол мероприятия и его важность, мы дадим вам 3 совета по интеграции норм для любого типа встреч, конгрессов или конференций. Продолжайте читать и узнайте обо всех советах, основанных на этом предложении журнала Punto Mice!
1. Планирование и логистика: вся команда имеет значение
Протокол и организация мероприятий основаны на работе в команде. Над одним и тем же мероприятием будут работать разные команды с разными подходами, способствуя достижению конечной цели. Поэтому очень важно, чтобы все команды (маркетинговая, производственная, отвечающая за коммуникации, заинтересованные стороны...) работали согласованно и соблюдали одни и те же правила.
Целесообразно будет доверить организацию мероприятий специализированным компаниям, и в этом аспекте Коста-дель-Соль занимает лидирующие позиции. Планирование и логистика помогут вам держать все под контролем во время проведения события. Учитывайте особенности места при планировании!
2. Определите важные аспекты мероприятия и уважайте их
Протокол мероприятия — это руководство к действию, подробное пошаговое описание, чтобы все прошло без заминок. Поэтому точно так же, как у компаний есть цель, концепция и важные цели, которые нужно уважать, протокол событий должен руководствоваться рядом основных аспектов. И все участники должны их уважать!
Хотите несколько примеров? Сделайте ставку на такие важные параметры, как прозрачность, гибкость, внимание к деталям и тщательное соблюдение протокола. Одним словом, протокол необходим для того, чтобы участники и гости мероприятия ощущали себя комфортно, чтобы чувствовали, что событие заслуживает посещения, и чтобы они видели, что несмотря на то, что здесь могут ожидаться сюрпризы, все идет по намеченному пути.
3. Подготовьте важные рекомендации по организации
Мероприятия — это целый мир и быстро развивающаяся экономика. И на самом деле это целая вселенная, которая требует соблюдения своих собственных правил. Поэтому очень важно установить серьезные руководящие принципы, которые регулируют организацию некоторых аспектов:
- Уважение и соблюдение законов и традиций страны, в которой проводится мероприятие. Как размещать известных личностей на мероприятии? У нас есть для вас новость: нельзя просто посадить их на любое место, поскольку размещение известных личностей строго определяется протоколом каждой страны.
- В центре и справа. В дополнение к предыдущему правилу вы должны учитывать, что в некоторых случаях будет необходимо размещать гостей в соответствии с должностью и рангом. Самый почетный гость должен находиться в центре и, при необходимости, первый по значимости после него участник или гость будет находиться справа.
- Не усложняйте задачу: следуйте алфавитному порядку. Протокол часто предназначен для того, чтобы избежать ненужных трений и напряженностей, и в этом вам поможет следование алфавитному порядку при организации участников или флагов. Не нужно выбирать, кого поставить на первое место: пусть алфавит определит порядок.
Вы готовы применить все эти советы на практике на следующей встрече или конгрессе на Коста-дель-Соль? Практика приводит к совершенству. И если вы не организатор, а постоянный участник разного рода мероприятий, обратите внимание на все эти детали при следующем посещении мероприятия в Малаге. Потому что программа Малаги насыщена событиями, отражающими потенциал провинции в сфере MICE!
