Wissen Sie, dass jede Art von Veranstaltung auf einem Protokoll basiert? Und dass es wichtig ist, die Bedeutung des Protokolls für den Erfolg der Veranstaltung zu definieren? Vielleicht sind Sie mit solchen Fragen nicht allzu vertraut, aber keine Sorgen, in diesem Artikel verraten wir Ihnen, wie Sie die entsprechenden Normen, die Veranstaltungsprotokolle für Events aller Art ausmachen, effektiv einbinden können.
Was ist ein Veranstaltungsprotokoll?
Das Protokoll für die Organisation von Veranstaltungen stellt die Gesamtheit der Regeln dar, nach denen eine Veranstaltung abläuft. Generell trifft das eher auf diplomatische oder politische Ereignisse zu, aber nicht ausschließlich. Es wird immer häufiger bei der Organisation von Tagungen und Kongressen verschiedener Art eingesetzt, da es folgende Punkte erleichtert:
- Die Organisation des Ein- und Ausgangs der Teilnehmer, was besonders bei Veranstaltungen mit einer großen Anzahl von Gästen und insbesondere nach der Pandemie durch COVID-19 von Bedeutung ist.
- Die Verteilung der Teilnehmer auf die verschiedenen Räume, Tische oder Plätze.
- Die Planung der Reihenfolge der Ereignisse innerhalb des Chronogramms sowie die Reihenfolge der Reden innerhalb jedes Ereignisses.
- Die Planung und Betreuung der Szenografie und auch der grafischen und physischen Verteilung der Sponsoren der Veranstaltung (Verteilung der Logos auf dem Plakat, der Größen, der Beleuchtung...). Es ist wichtig, den visuellen Aspekt bei Veranstaltungsprotokollen nicht zu vernachlässigen.
- Die Organisation des Caterings für Veranstaltungen, wobei sichergestellt werden muss, dass es je nach Art der Veranstaltung eine Auswahl gibt, die den Wünschen aller Teilnehmer gerecht wird.
3 Tipps, um Veranstaltungsprotokolle optimal umzusetzen
Nachdem Sie nun ein wenig besser wissen, welche Faktoren bei der Organisation von Events beachtet werden müssen und wieso genau das so wichtig ist, haben wir hier noch 3 Tipps, basierend auf diesem Vorschlag des spanischen Magazins Punto Mice für Sie, um diese Regeln bei jeder Art von Meeting, Kongress oder Tagung integrieren zu können.
1. Die Planung und Logistik: das ganze Team zählt
Das Protokoll und die Organisation von Veranstaltungen beruhen auf einer einheitlichen Grundlage. Verschiedene Teams arbeiten aus unterschiedlichen Blickwinkeln an demselben Ereignis und tragen so zum Erreichen der Ziele bei. Umso wichtiger ist es, dass alle Teams (Marketing, Produktion, Kommunikation, Stakeholder...) aufeinander abgestimmt sind und die gleichen Regeln befolgen.
Es ist ratsam, die Organisation von Veranstaltungen in die Hände von spezialisierten Unternehmen zu legen, wovon es in der Costa del Sol eine große Auswahl gibt. Durch eine entsprechende Planung und Logistik können Sie während der Feierlichkeiten alles im Rahmen halten. Berücksichtigen Sie also bei der Planung die Merkmale des Ortes!
2. Legen Sie die Werte der Veranstaltung fest und respektieren Sie sie
Das Veranstaltungsprotokoll ist ein Handlungsleitfaden, eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung, damit alles reibungslos abläuft. Aus diesem Grund muss das Veranstaltungsprotokoll, ebenso wie die Unternehmen eine Mission, eine Vision und Werte haben, die es zu respektieren gilt. Es muss sich an einer Reihe grundlegender Werte orientiert werden, welche wiederum von allen Beteiligten zu respektieren sind!
Was wir beispielsweise empfehlen würden? Entscheiden Sie sich für Werte wie Transparenz, Flexibilität, Detailgenauigkeit und Ordnungsmäßigkeit im Protokoll. Kurzum, es sollte darauf abzielen, dass sich die Teilnehmer und Gäste der Veranstaltung wohlfühlen, dass sie das Gefühl haben, dass es sich lohnt, dabei zu sein, und dass - auch wenn es immer die ein oder andere Überraschung gibt - alles in geordneten Bahnen verläuft.
3. Erstellen Sie seriöse allgemeine Richtlinien für die Organisation der Veranstaltung
Die Veranstaltungsszene ist eine Welt für sich und eine boomende Wirtschaft. Da ist es nicht weiter verwunderlich, dass in diesem Rahmen auch eigene Regeln gelten. Aus diesem Grund ist es unerlässlich, seriöse allgemeine Leitlinien festzulegen, die die Organisation in bestimmten Aspekten regeln:
- Die Beachtung der Vorzugsregeln des Landes, in dem die Veranstaltung stattfindet. Wo werden die verschiedenen Persönlichkeiten bei der Veranstaltung untergebracht? Das ist nicht überall gleich, denn der Aufenthaltsort prominenter Persönlichkeiten wird durch die Gesetze der einzelnen Länder bestimmt.
- Mitte und rechts. Zusätzlich zu der vorstehenden Leitlinie sollten Sie bedenken, dass es in einigen Fällen notwendig sein wird, nach Positionen und Relevanz zu unterscheiden. Die wichtigste Person wird in der Mitte untergebracht und - falls erforderlich - die Person unmittelbar darunter (oder der Gast) rechts von ihr.
- Halten Sie es einfach: folgen Sie einer alphabetischen Reihenfolge. Bei der Etikette geht es oft darum, unnötige Reibungen und Spannungen zu vermeiden. Dabei ist es hilfreich, bei der Anordnung der Teilnehmer oder der Flaggen der Länder eine alphabetische Reihenfolge einzuhalten.
Möchten Sie unsere Tipps bei Ihrer nächsten Veranstaltung oder Ihrem Kongress in der Costa del Sol in die Tat umsetzen? Übung macht schließlich den Meister! Wenn Sie selbst kein Event organisieren, sondern als Teilnehmer vor Ort sind, achten Sie auf diese Punkte, bei Ihrem nächsten Aufenthalt in Malaga. Der Veranstaltungskalender bietet eine Menge Gelegenheiten dafür, da es zahlreiche Veranstaltungen gibt, die das Potenzial der Provinz im MICE-Sektor widerspiegeln!
