Saviez-vous que chaque événement compte sur un protocole ? Seriez-vous capables de déterminer l’importance du protocole dans le succès d’un événement ? Il est possible que vous ne soyez pas familiarisé avec ces questions, voilà pourquoi, dans cet article, nous vous révélons les secrets pour intégrer les normes de manière efficace dans les protocoles d’événements de tous types.
Qu’est-ce que le protocole d’un événement ?
Le protocole, dans l’organisation événementielle, est l’ensemble de normes qui fixe un certain cadre. Généralement, on les applique dans des événements de type diplomatique ou politique, mais pas seulement. Le protocole est de plus en plus fréquent, dans l’organisation de rendez-vous et de divers congrès, car il facilite les aspects suivants :
L’organisation de l’arrivée et de la sortie des participants, un point particulièrement important dans le cadre d’événements où les invités sont nombreux, surtout au temps de la COVID-19.
- La distribution des participants entre les différentes salles, tables ou places assises.
- La planification des actes du programme et l’ordre des interventions dans chaque acte.
- La préparation et le soin de la scénographie, la distribution graphique et physique des sponsors de l’événement (la distribution des logos sur l’affiche, leur taille, l’éclairage…). L’aspect visuel est incontournable dans un protocole événementiel.
- L’organisation du catering événementiel, en s’assurant qu’il existe des options conformes au type d’événement et une variété suffisante pour satisfaire les désirs et besoins de tous les participants.
3 conseils pour intégrer les normes au cours d’un congrès
Après cette brève définition du protocole événementiel et son importance, voici 3 conseils pour intégrer les normes dans tous types de réunions, de congrès ou de conventions. Ces astuces se basent sur cette initiative du magazine Punto Mice.
1. Planification et logistique : toute l’équipe compte
Le protocole dans l’organisation événementielle se base sur un principe : l’union. Diverses équipes travaillent sur un même événement depuis des perspectives différentes pour contribuer à l’objectif final. C’est pour cette raison qu’il est fondamental que toutes les équipes (marketing, production, communication, stakeholders…) soient sur la même ligne et suivent les mêmes normes.
Pour cela, rien de tel que de confier l’organisation de votre événement aux agences et entreprises spécialisées, un domaine dans lequel la Costa del Sol est une destination de pointe. La planification et la logistique vous permettront de garder les choses sous contrôle pendant la tenue de l’événement. Prenez bien en compte les caractéristiques du lieu lors de votre planification !
2. Établissez les valeurs de votre événement et tenez-vous
Un protocole événementiel est un guide d’action, un plan détaillé pour que tout se passe à merveille. Les entreprises ont une mission, une vision et des valeurs à respecter. C’est la même chose pour le protocole d’un événement : il devra suivre une série de valeurs essentielles. Et tous les acteurs de l’événement devront s’y tenir.
On retrouve, par exemple, des valeurs comme la transparence, la flexibilité, le soin du détail et l’ordre dans le protocole. Celui-ci doit, finalement, être conçu pour que les participants et invités de votre événement soient à l’aise, qu’ils sentent qu’ils ont bien fait de venir et que, bien que des imprévus puissent toujours surgir, tout se passe correctement.
3. Déterminez des critères généraux sérieux dans l’organisation
L’événementiel est un monde en soi et un secteur en plein essor. C’est un univers qui exige le respect de règles bien particulières. Voilà pourquoi il est important d’établir des critères généraux sérieux qui cadrent l’organisation sur certains aspects :
- Le respect des lois de préférence du pays où est organisé l’événement. Où se placent les différentes personnalités au cours de l’événement ? Attention, le placement est déterminé dans la loi de chaque pays.
- Le centre et la droite. En plus du placement que nous venons de mentionner, il vous faudra, dans certains événements, distinguer la fonction et l’importance des personnalités. Les personnes considérées comme importantes seront assises au centre et, si besoin, les invités aux fonctions immédiatement inférieures (ou un accompagnant) seront assis à leur droite.
- Évitez les complications : suivez l’ordre alphabétique. Le protocole consiste aussi souvent à éviter les tensions superflues et pour cela, rien de tel que d’organiser les participants ou, par exemple, les drapeaux des différents pays par ordre alphabétique. Il n’y a pas de préférence pour l’un ou pour l’autre : c’est l’alphabet qui dicte l’ordre.
Que dites-vous de mettre en pratique ces conseils lors de votre prochaine réunion au congrès sur la Costa del Sol ? Vous n’êtes pas organisateur, mais un assistant assidu aux événements de ce type ? Soyez attentifs aux détails lors du prochain événement auquel vous assisterez à Malaga. Notre agenda est chargé d’événements qui reflètent le potentiel de la province dans le secteur MICE.
