¿Sabes que cada evento tiene un protocolo que lo sustenta? ¿Serías capaz de definir la importancia del protocolo en el éxito del evento? Como puede que no estés demasiado familiarizado con cuestiones como esta, en el presente artículo te desvelamos el secreto para integrar las normas de un modo eficaz como parte del protocolo en eventos de todo tipo.
Qué es el protocolo en eventos
El protocolo en la organización de eventos es el conjunto de normas por las cuales se regirá cada acto. Generalmente se aplica en eventos de tipo diplomático o político, aunque no en exclusiva. Cada vez es más frecuente, de hecho, su empleo en la organización de citas y congresos de diversa tipología, puesto que ayuda en los siguientes aspectos:
- A organizar la entrada y salida de los asistentes, algo especialmente relevante en actos con un flujo grande de invitados y sobre todo después del escenario de COVID-19.
- A distribuir debidamente a los asistentes entre las diversas salas, mesas o asientos.
- Planificar el orden de los actos dentro del cronograma, y el orden de las intervenciones dentro de cada acto.
- A plantear y cuidar la escenografía e incluso la distribución gráfica y física de los patrocinadores del evento (la distribución de los logos en el cartel, los tamaños, las luces...). Los protocolos en eventos no pueden dejar de lado la vertiente visual.
- A organizar el catering para eventos y asegurar que existen opciones acordes al tipo de evento y una variedad que pueda cumplir los deseos de todos los asistentes.
3 consejos para integrar las normas de un congreso
Ahora que sabes un poco mejor qué es el protocolo en eventos y cuál es su valor, te dejamos 3 consejos para integrar las normas de cualquier tipo de reunión, congreso o convención. ¡Sigue leyendo y descubre cada uno de los tips, basados en esta propuesta de la revista Punto Mice!
1. Planificación y logística: todo el equipo cuenta
El protocolo y la organización de eventos parten de la base de la unión. Diversos equipos trabajarán en el mismo evento desde perspectivas diferentes, contribuyendo al objetivo final. Por ese motivo, es clave que todos los equipos (marketing, producción, comunicación, stakeholders…) estén alineados y sigan las mismas normas.
Es recomendable dejar la organización de eventos en manos de empresas especializadas, un aspecto en el que la Costa del Sol es un destino de lo más puntero. La planificación y la logística te ayudarán a mantener todo en orden durante la celebración del evento. ¡Ten en cuenta las características del lugar al planificar!
2. Establecer los valores del evento y respetarlos
El protocolo en eventos es una guía de actuación, un paso a paso detallado para que todo salga a pedir de boca. Por ese motivo, de la misma forma que las empresas tienen misión, visión y valores a respetar, el protocolo en eventos deberá guiarse por una serie de valores esenciales. ¡Y todos los implicados tendrán que respetarlos!
¿Quieres algunos ejemplos? Apuesta por valores como la transparencia, la flexibilidad, la atención al detalle y la pulcritud en el protocolo. El protocolo, en definitiva, debe buscar que los participantes e invitados al evento se encuentren a gusto, sientan que vale la pena estar allí y que —a pesar de que puede haber margen para sorpresas— todo discurre por una senda determinada.
3. Establece pautas generales serias a la organización
Los eventos son todo un mundo y una economía en auge. Y es que, en realidad, constituyen todo un universo particular que exige el seguimiento de unas reglas propias. Por ese motivo, es vital establecer pautas generales serias que rijan la organización en algunos aspectos:
- Respeto a las leyes de preferencia del país donde se organiza el evento. ¿Dónde se ubican en el evento las diferentes personalidades? Tenemos una noticia: no es en cualquier lugar, ya que la ubicación de figuras destacadas está determinada en la ley de cada país.
- Centro y derecha. Además de la pauta anterior, debes tener en cuenta que en algunos eventos será necesario distinguir por cargos y relevancia. La persona de mayor importancia se situará en el centro y, cuando sea preciso, el inmediato inferior (o el invitado) lo hará a su derecha.
- No te compliques: sigue un orden alfabético. El protocolo consiste a menudo en evitar roces y tiranteces innecesarias, algo en lo que ayuda mucho seguir un orden alfabético en la manera de organizar a los asistentes o las banderas de los países. No se trata de poner primero a uno u otro por preferencias: deja que el alfabeto dicte el orden.
¿Te atreves a poner en práctica todos estos consejos en tu próxima reunión o congreso en la Costa del Sol? La práctica hace la excelencia. Y si no eres organizador, sino asistente asiduo a eventos de diverso tipo, presta atención a todos estos detalles en el próximo acto al que acudas en Málaga. ¡Porque la agenda malagueña está repleta de acontecimientos que reflejan el potencial de la provincia en el sector MICE!
