Вы прекрасно знаете, что глобальная пандемия коронавируса глубоко повлияла на общество в целом. А рынок организации мероприятий и конгрессов является одним из наиболее пострадавших от мер и ограничений против COVID-19, принимая во внимание растущую потребность гарантировать безопасность участников при любых обстоятельствах. В этой статье мы расскажем о ключевых моментах будущего в сфере мероприятий. Вы узнаете, как адаптировать любую встречу или корпоративное мероприятие к новой ситуации.
Минимизировать риск заражения
Следуя примеру Дворца Конгрессов и Выставок в Малаге (FYCMA) с довольно плотным графиком мероприятий, которые проводятся с января 2021 года, и на которых неукоснительно соблюдаются все меры и протоколы безопасности на ярмарках и выставках, очень важно максимально снизить риск заражения. Для этого важно заранее знать характеристики любого мероприятия, которое вы хотите или собираетесь провести, и постараться обеспечить его соответствие требованиям для мероприятий с низким уровнем риска. Каким образом? Согласно Координационному центру предупреждений о состоянии здоровья и чрезвычайных ситуаций Министерства Здравоохранения Испании, мероприятия с низким уровнем риска – это те, которые соответствуют следующим требованиям:
- Мероприятия длятся менее часa
- Прилагаются все усилия для того, чтобы ограничить минимально возможное количество зон, где может существовать тесный контакт между участниками
- Присутствует низкий процент участников из группы риска или из районов с высокой заболеваемостью
- Отдается предпочтение возможности участников наслаждаться мероприятием, будучи рассаженными на безопасном расстоянии
- Мероприятия, которые проводятся на открытом воздухе или в помещениях с вентиляциейИменно поэтому необходимо всегда соблюдать максимальное количество пунктов, изложенных в документе ‘Рекомендации для мероприятий и массовых мероприятий в контексте новой нормальности из-за COVID-19 в Испании’ (сентябрь 2020 года).
Составить план действий и осуществлять мониторинг событий
В рамках организации будущих мероприятий приоритетной задачей является разработка плана действий для каждого мероприятия, которое будет проводиться. Для этого после анализа особенностей мероприятия и снижения всех возможных рисков необходимо выработать определенные превентивные и контрольные меры. Нижеперечисленные являются одними из наиболее важных:
- Поддерживать эффективную связь с местными и региональными органами здравоохранения.
- Разработать механизмы для выявления заразившихся участников на мероприятиях продолжительностью в несколько дней, включая предоставление информации об участниках органам здравоохранения в случае необходимости (и в соответствии с нормами о защите данных).
- Соблюдать и выполнять эффективные протоколы постоянной уборки и предоставлять участникам всю информацию и материалы, необходимые для защиты здоровья (дозаторы с дезинфицирующим гелем, защитные экраны в залах, плакаты с напоминаниями об использовании масок и т. д.).
- На платных мероприятиях предлагайте политику возврата средств участникам с симптомами заболевания.
Не все мероприятия плана действий должны осуществляться во время мероприятия. Некоторые из них должны быть выполнены до, а другие после проведения мероприятия. Потому что, принимая во внимание требования для проведения будущих мероприятий, именно последующий мониторинг участников (предоставление каналов связи участникам, которые плохо себя чувствуют после мероприятия) будет иметь большое значение для хорошо или плохо организованного мероприятия.
Оценить гибридные или 100% онлайн решения, если они могут добавить эффективность
Меры против COVID-19 в секторе MICE полностью учитывают различные существующие формы органицации мероприятий. Поэтому интересно рассмотреть выбор гибридных или онлайн-решений, если эти формулы позволяют сохранить качество и ценность мероприятия.
Выставка и тематический конгресс – это два разных события, хотя определенные мероприятия могут проводиться онлайн, что не влияет на содержание и будущее мероприятия. В целом, все события, которые не соответствуют приведенным требованиям (и, следовательно, имеют средний или высокий риск), идеально подходят для оценки применения гибридных или онлайн-решений. Это может быть преимуществом не только с точки зрения безопасности, но и с финансовой точки зрения; прямые трансляции или онлайн-регистрация могут внести важный денежный вклад в оплату мероприятия при соблюдении всех необходимых мер гигиены и контроля.
Оценить возможность отмены при необходимости
Безусловно, одним из определяющих факторов при организации выставок и конгрессов в будущем будет постоянная неопределенность. Эпидемиологическая ситуация меняется, и организаторы должны быть готовы в любой момент отменить любое мероприятие, если это будет необходимо (это относится к мероприятиям с высоким риском, и возможность его снижения минимальна).
Как уже указали несколько экспертов, отвечая на вопрос о новых тенденциях в сфере MICE, провинция Малага продолжает оставаться важной осью сектора в постпандемический период, и предполагается, что эта тенденция сохранится. Потому что на Коста-дель-Соль безопасность и широкий спектр мероприятий объединяются, превращая это направление в одно из наиболее популярных для MICE-туризма.
