La pandémie mondiale du coronavirus a profondément touché la société dans son ensemble, c’est un fait. Le secteur de l’organisation d’événements et de congrès est l’un des plus conditionnés par les mesures contre la COVID-19, en raison du besoin de garantir, à tout moment, la sécurité des participants. Dans cet article, nous vous révélons les clés de l’avenir de l’événementiel pour savoir comment adapter n’importe quelle réunion ou événement d’entreprise aux temps nouveaux.
Réduire au maximum les risques de contagion
On peut suivre l’exemple du Palais des congrès de Malaga (FYCMA), avec un agenda des événements actif depuis janvier 2021 et très impliqué dans le respect des protocoles de sécurité dans les salons et expositions. Il est essentiel de réduire, dans la mesure du possible, les risques de contagion. Voilà pourquoi il faut connaître par avance les caractéristiques de chaque événement que l’on veut organiser et l’ajuster aux besoins des événements de risque faible. Comment ? Selon le Centre de coordination des alertes et urgences sanitaires du Ministère de la Santé espagnol, les événements de faible risque doivent remplir les conditions suivantes :
- Durer moins d’une heure.
- Maintenir le nombre le plus réduit possible de zones où il pourrait avoir des contacts étroits entre les participants.
- Avoir un faible taux de personnes à risque ou provenant de zones avec un fort taux d’incidence.
- Organiser un événement où les participants sont assis en prenant en compte la distance de sécurité.
- Réaliser l’événement dans un espace en plein air ou dans un espace bien ventilé.
Il est donc conseillé de remplir au maximum les conditions indiquées dans le document Recomendaciones para eventos y actividades multitudinarias en el contexto de nueva normalidad por COVID-19 en España de septembre 2020 (en espagnol).
Établir un plan d’action et de contrôle des événements
Dans le cadre de l’organisation d’événements à l’avenir, il faudra aussi développer un plan d’action pour chaque acte. Pour cela, après avoir analysé les caractéristiques de l’événement et réduit tous les risques possibles, il est nécessaire de concrétiser des mesures de prévention et de contrôle. Voici les plus importantes :
- Maintenir une communication efficace avec les autorités sanitaires locales et régionales.
- Établir des mécanismes d’identification de contagion dans les événements durant plusieurs jours, qui incluent la transmission d’informations sur les participants aux autorités sanitaires, si nécessaire (et toujours dans le respect des normes de protection des données personnelles).
- Effectuer et respecter un protocole efficace de nettoyage constant et offrir aux participants toutes les informations et matériaux nécessaires pour leur santé (distributeurs de gel, écrans de protection dans les salles, affiches pour rappeler le port du masque, etc.).
- Au cours d’événements payants, proposer une politique de remboursement pour les participants qui présenteraient des symptômes.
Toutes les mesures du plan d’action n’auront pas forcément lieu pendant l’événement : certaines devront être prises avant et après. Parmi les exigences des événements à l’avenir, le suivi des participants (faciliter des canaux de communication pour les personnes qui se sentiraient mal après l’événement) fera réellement la différence entre un événement bien ou mal organisé.
Considérer les solutions hybrides ou 100 % en ligne
Les mesures contre la COVID-19 obligent à considérer d’autres modalités dans l’organisation d’événements. Il peut être intéressant d’opter pour des solutions hybrides ou virtuelles quand ces formules permettent de préserver la qualité et la valeur de l’événement.
Une exposition n’est pas la même chose qu’un congrès, même si certains événements peuvent se tenir de manière virtuelle sans que cela affecte leur contenu. En général, les événements qui ne remplissent pas les conditions mentionnées (des événements à moyen ou haut risque) sont parfaits à organiser de manière hybride ou en ligne. C’est un avantage quant à la sécurité, mais aussi économique : les transmissions et les inscriptions en ligne supposent une rentrée d’argent utile pour financer l’événement tout en maintenant les mesures d’hygiène et de contrôle nécessaires.
Considérer la possibilité de devoir annuler l’événement
Bien évidemment, l’un des facteurs déterminants dans l’organisation de salons et de congrès est l’incertitude constante. La situation épidémiologique change et les organisateurs doivent être prêts à annuler l’événement à tout moment, le cas échéant (si le risque est élevé et la capacité de le réduire minime).
Selon plusieurs experts interrogés sur les nouvelles tendances MICE, la province de Malaga reste actuellement un axe essentiel du secteur. Cela ne risque pas de changer puisque, sur la Costa del Sol, la sécurité s’allie à une grande offre d’événements : voilà pourquoi c’est une destination phare du tourisme d’affaires.
