Dass die weltweite durch den Coronavirus hervorgerufene Pandemie tiefgreifende Auswirkungen auf die gesamte Gesellschaft hat, ist keine Überraschung mehr. Angesichts der wachsenden Notwendigkeit, die Sicherheit der Teilnehmer zu jeder Zeit zu gewährleisten, ist der Sektor der Veranstaltungsorganisation sowie Messen und Konferenzen einer der am stärksten durch die Maßnahmen gegen COVID-19 konditionierten. In diesem Artikel verraten wir Ihnen einige der Schlüsselpunkte für die Zukunft und anstehende Event-Trends. Erfahren Sie, wie Sie jedes Meeting oder jede Firmenveranstaltung an die neuen Gegebenheiten anpassen können.
Die Ansteckungsgefahr maximal reduzieren
Der Palacio de Ferias y Congresos de Málaga (FYCMA) geht seit Januar 2021 mit gutem Beispiel voran. Sie haben einen sehr inspirierenden Veranstaltungskalender herausgebracht, wobei sich sehr für alle Sicherheitsprotokolle bei Messen und Ausstellungen eingesetzt wird. Es ist unerlässlich, das Ansteckungsrisiko so weit wie möglich zu reduzieren. Dazu ist es wichtig, die Merkmale der geplanten Veranstaltungen im Voraus zu kennen und diese an die Anforderungen von Events mit geringem Risiko anzupassen. Wie? Laut dem Koordinierungszentrum für Gesundheitswarnungen und Notfälle des Gesundheitsministeriums werden Veranstaltungen, die die folgenden Anforderungen erfüllen als solche mit geringem Risiko angesehen:
- Sie dauern weniger als eine Stunde.
- Sie sind darauf bedacht, möglichst wenige Bereiche aufzuweisen, in denen es zu engem Kontakt zwischen den Teilnehmern kommen kann.
- Sie haben einen geringen Anteil an Risikopersonen oder Teilnehmern aus Gebieten mit vielen Fällen.
- Sie sind so ausgerichtet, dass die Anwesenden das Event von ihren Plätzen aus und in gebührendem Abstand genießen können.
- Sie werden im Freien oder in belüfteten Bereichen abgehalten.
Versuchen Sie also stets die maximale Anzahl dieser Punkte einzuhalten, die auch in dem für Deutschland gültigen Dokument "Empfehlungen des Robert Koch Instituts (RKI) zur Bewertung von Großveranstaltungen" enthalten sind. Wenn Sie eine Event in Spanien planen, sollten Sie sich die Empfehlungen in dem entsprechenden Dokument ‘Recomendaciones para eventos y actividades multitudinarias en el contexto de nueva normalidad por COVID-19 en España’ (September 2020) anschauen, in dem die oben genannten Punkte aufgelistet sind.
Erstellen Sie einen Aktionsplan und verfolgen Sie die Ereignisse
Um auch in der Zukunft weiterhin sichere Veranstaltungen organisieren zu können, lässt sich der Event Trend von Aktionsplänen absehen. Zu diesem Zweck müssen nach der Analyse der Merkmale des Ereignisses und der Reduzierung aller möglichen Risiken bestimmte Vorbeugungs- und Kontrollmaßnahmen festgelegt werden. Einige der wichtigsten sind folgende:
- Pflegen Sie eine effektive Kommunikation mit lokalen und regionalen Gesundheitsbehörden.
- Richten Sie Mechanismen zur Erkennung von Ansteckungen bei mehrtägigen Veranstaltungen ein, einschließlich der Bereitstellung von Teilnehmerdaten an die Gesundheitsbehörden, falls erforderlich (und unter Einhaltung der Datenschutzbestimmungen).
- Halten Sie effiziente Protokolle für die konstante Reinigung ein und versorgen Sie die Teilnehmer mit allen notwendigen Informationen und Materialien, um ihre Gesundheit zu bewahren (Gelspender, Trennwände in den Räumen, Erinnerungsschilder zur Verwendung von Masken, usw.).
- Bieten Sie bei kostenpflichtigen Veranstaltungen Rückerstattungsmöglichkeiten für symptomatische Personen an.
Nicht alle Maßnahmen des Aktionsplans werden während der Veranstaltung umgesetzt. Einige von ihnen werden vor der Veranstaltung und andere danach greifend. Ebenfalls unter den Event Trends zukünftiger Veranstaltungen abzusehen ist die Nachbereitung der Teilnehmer (Bereitstellung von Kommunikationskanälen für Menschen, die sich nach der Veranstaltung schlecht fühlen). Diese macht schließlich den Unterschied zwischen einer gut oder schlecht organisierten Veranstaltung aus.
Hybrid oder 100 % online - auch diese Formate können einen Mehrwert bieten
Die Maßnahmen gegen COVID-19 im MICE-Sektor berücksichtigen vollständig die verschiedenen bestehenden Modalitäten der Veranstaltungsorganisation. Daher ist es interessant auch hybride oder online Formate zu wählen, wenn so die Qualität und der Mehrwert der Veranstaltung erhalten bleibt.
Eine Ausstellung ist natürlich nicht dasselbe wie ein thematischer Kongress, aber bestimmte Veranstaltungen, bei denen der Inhalt und die Entwicklung der Veranstaltung nicht beeinflusst werden, können online durchgeführt werden. Im Allgemeinen eignen sich alle Ereignisse, die die oben genannten Anforderungen nicht erfüllen (und daher ein mittleres oder hohes Risiko darstellen), perfekt für Hybrid- oder Online-Ausführungen. Dies kann nicht nur für die Sicherheit von Vorteil sein, sondern auch für die Einnahmen. Live-Übertragungen oder Online-Registrierungen können ein nützlicher finanzieller Beitrag sein, um die Veranstaltung zu bezahlen und gleichzeitig alle notwendigen Hygiene- und Kontrollmaßnahmen aufrechtzuerhalten.
Beurteilen Sie die Möglichkeit der Stornierung im Falle einer Absage
Natürlich wird einer der bestimmenden Faktoren bei der Organisation von Messen und Kongressen in der Zukunft die ständige Unsicherheit sein. Die epidemiologische Situation ändert sich und die Organisatoren müssen jederzeit bereit sein, eine Veranstaltung abzusagen, falls dies erforderlich ist. Bei Veranstaltungen, bei denen das Risiko hoch und die Möglichkeit, es zu mindern, minimal ist, ist das zum Beispiel der Fall.
Wie mehrere Experten bereits angedeutet haben, als sie nach den neuen Event Trends im MICE-Sektor gefragt wurden, bleibt die Provinz Malaga auch nach der Pandemie eine wichtige Achse des Sektors und diese Prognose wird sich nicht ändern. An der Costa del Sol hat man bereits eine breite Palette von Veranstaltungen an die aktuellen Sicherheitsbedingungen angepasst, was dieses Reiseziel zu einem Vorreiter für den MICE-Tourismus macht.
