Que la pandemia global de coronavirus ha afectado profundamente a la sociedad en su conjunto no es ninguna novedad. Y el mercado de la organización de eventos y congresos es uno de los más condicionados por las medidas contra el COVID-19, dada la necesidad creciente de garantizar en todo momento la seguridad de los asistentes. En este artículo te desvelamos algunas claves del futuro de los eventos. Descubre cómo adaptar cualquier reunión o acto corporativo a los nuevos tiempos.
Reducir al máximo cualquier riesgo de contagio
Siguiendo el ejemplo del Palacio de Ferias y Congresos de Málaga (FYCMA), con un calendario de eventos realmente activo desde enero de 2021 y muy comprometido con todos los protocolos de seguridad en ferias y exposiciones, es esencial reducir en la medida de lo posible el riesgo de contagio. Para ello, es importante conocer de antemano las características de cualquier evento que quiera o vaya a celebrarse e intentar ajustarlo a los requisitos propios de actos de bajo riesgo. ¿Cómo? Según el Centro de Coordinación de Alertas y Emergencias Sanitarias del Ministerio de Sanidad, son eventos de bajo riesgo aquellos que cumplen los requisitos siguientes:
- Duran menos de una hora.
- Se preocupan por mantener el menor número posible de zonas donde puede haber contacto estrecho entre asistentes.
- Cuentan con un bajo índice de personas de riesgo o procedentes de áreas con alta incidencia.
- Favorecen el disfrute del acto manteniendo a los asistentes sentados y a una distancia prudencial.
- Son realizados en espacio exterior o en áreas con ventilación.
Es por ello que se deben tratar de cumplir siempre el máximo de puntos contenidos en el documento ‘Recomendaciones para eventos y actividades multitudinarias en el contexto de nueva normalidad por COVID-19 en España’ (septiembre 2020).
Establecer un plan de acción y monitorización de actos
Dentro del marco de la organización de eventos futuros, es prioritario desarrollar un plan de acción de cada acto que vaya a celebrarse. Para ello, tras analizar los rasgos del evento y disminuir todos los posibles riesgos, habrán de ser concretadas determinadas medidas preventivas y de control. Algunas de las más importantes son:
- Mantener una comunicación eficaz con las autoridades sanitarias locales y regionales.
- Establecer mecanismos de identificación de contagios en actos de varios días, incluyendo la facilitación de datos de los asistentes a las autoridades sanitarias cuando sea necesario (y en cumplimiento de las normativas de protección de datos).
- Mantener y cumplir protocolos efectivos de limpieza constante y ofrecer a los asistentes toda la información y material precisos para preservar su salud (dispensadores de gel, mamparas divisorias en las salas, carteles recordatorios sobre el uso de mascarillas, etc.).
- En eventos de pago, ofrecer políticas de reembolso para personas sintomáticas.
No todas las medidas del plan de acción serán ejecutadas durante la celebración del evento. Algunas de ellas serán previas al mismo y otras posteriores. Porque, entre las exigencias de los eventos del futuro, el seguimiento posterior de los asistentes (facilitar canales de comunicación para personas que se sientan mal después del acto) marcará realmente la diferencia entre un evento bien o mal organizado.
Valorar soluciones híbridas o 100% online si aportan valor
Las medidas contra el COVID-19 en el sector MICE atienden de lleno a las diversas modalidades de organización de eventos existentes. Por ello, es interesante elegir soluciones híbridas u online cuando estas fórmulas permitan mantener la calidad y la propuesta de valor del acto.
No es lo mismo una exposición, que un congreso temático, aunque sí pueden celebrarse ciertos actos online donde el contenido y el devenir del evento no se vean afectados. En general, todos los eventos que no cumplan los requisitos enunciados (y sean, por lo tanto, de medio o alto riesgo) son perfectos para valorar soluciones híbridas u online. Esto puede ser una ventaja no solo de seguridad, sino también recaudatoria; ofrecer retransmisiones en vivo o inscripciones online puede suponer un aporte monetario útil para sufragar el evento manteniendo todas las medidas de higiene y control necesarias.
Valorar la posibilidad de cancelación llegado el caso
Por supuesto, uno de los factores determinantes en la organización de ferias y congresos en el futuro será la incertidumbre constante. La situación epidemiológica es cambiante y los organizadores han de estar abiertos en todo momento a cancelar cualquier evento si la necesidad así lo dicta (es el caso de actos donde el riesgo es elevado y la capacidad de mitigarlo es mínima).
Como ya han indicado varios expertos al ser preguntados sobre las nuevas tendencias del segmento MICE, Málaga provincia continúa siendo en el período post-pandemia un eje esencial del sector y la previsión no es que cambie. Porque en la Costa del Sol, la seguridad se fusiona con una amplia oferta de actos convirtiendo este destino en un destino estrella para el turismo MICE.
