La seguridad de tu evento es primordial y, aunque sabemos que no podemos eliminar todos los riesgos, aplicando las siguientes medidas de seguridad en un evento, reduciremos la probabilidad de sufrir cualquier contratiempo que arruine la cita.
Seguridad en eventos: evaluando los riesgos
En términos de seguridad, resulta obvio que distintos eventos tienen diferentes necesidades. El discurso de campaña de un político tiene un riesgo mucho mayor que una fiesta de cumpleaños. Por eso, el primer paso para desarrollar un plan de seguridad para eventos masivos es decidir a qué tipo de riesgo nos enfrentamos. Para ello, deberemos considerar las siguientes cuestiones:
- ¿Quién organiza el evento? ¿Son un objetivo para algún individuo o grupo?
- ¿Quién asiste al evento?
- ¿Cuál es el contexto del evento? ¿La temática invita a problemas de seguridad?
- ¿Quién está hablando o actuando en el evento? ¿Atraen agitadores, protestas o presentan riesgos de seguridad especiales?
- ¿Habrá algún medio de comunicación presente? (La prensa a veces motiva a los agitadores).
- ¿El lugar tiene alguna vulnerabilidad de seguridad? Por ejemplo, un espacio al aire libre es más difícil de asegurar, pero un interior tiene menos rutas de escape.
- Otras amenazas de seguridad: una carretera en las proximidades, la posibilidad de inundaciones, animales salvajes cerca...
Mantén visibles las medidas de seguridad de tus eventos
El objetivo principal de la seguridad en eventos no es responder a las amenazas, sino evitar que se produzcan. Por eso, la mejor idea para evitar problemas es mostrar todas las medidas de seguridad con las que contarnos: equipo, cámaras, detectores de metales... será el primer paso para disuadir a posibles agitadores.
Puntos de control de seguridad
Una forma clave para proteger nuestro evento es establecer puntos de control lejos del lugar concreto donde se desarrolla el evento, por los que los asistentes deben pasar para entrar. Esto obligará a los posibles alborotadores a enfrentarse al personal antes de que puedan causar algún daño.
Información de acceso
En el momento del acceso de los invitados, solicita el carné de identidad o pasaporte y contrasta los datos con la información previa que cada persona proporcionó a la organización en el momento del registro. Esto evitará que se “cuelen” personas por suplantación de identidad.
Mantén en privado los eventos privados
Puede parecer una obviedad, pero, a veces, las empresas están tan orgullosas de su evento que lo anuncian a bombo y platillo antes de que este se produzca, incluso cuando se trata de un acto privado. Si un evento no está abierto al público (como una cena de la junta directiva de una compañía, por ejemplo), lo mejor para evitar problemas de seguridad será no anunciarlo.
Amenazas cibernéticas
No todos los riesgos de seguridad en eventos son físicos. Como planificador de eventos, deberás tomar algunas medidas para proteger los datos, identidades y dispositivos de tus invitados. Algunas medidas como proteger con contraseña la Wi-Fi abierta, o asegurarte de ejecutar medidas de seguridad en la red. Si el lugar donde se desarrolla el evento proporciona la red Wi-Fi, revisa los pasos de seguridad.
Crea un plan de emergencia
Antes del evento, crea un plan de emergencia junto con el equipo de seguridad. El propósito es redactar un procedimiento que todos aplicarán en caso de desastre. El plan debe incluir:
- Formas de evacuación masiva del evento.
- Qué hacer cuando hay un atentado o un desastre natural.
- La ubicación de las áreas seguras.
- Dónde debe reunirse el personal durante una emergencia.
- Cómo se comunicará el personal durante una emergencia.
- Cómo se dirigirá a los invitados durante una emergencia.
- Señalización para invitados en caso de emergencia.
Examina a todo el personal del evento
Lamentablemente, muchos riesgos de seguridad provienen del interior de la organización. Es importante registrar cuidadosamente a cualquier persona que trabaje para el evento. Revisa antecedentes y presenta a todo el equipo antes del comienzo del evento para que, en caso de que alguien no perteneciente a la organización se haga pasar por miembro de la misma, estos puedan identificarlo.
Contrata personal de seguridad externo
Si tu evento tiene grandes necesidades de seguridad, lo ideal es dejar una partida presupuestaria para subcontratar personal extra de seguridad. Porque, aunque confiemos en el personal de nuestro evento, el ojo experto de un equipo de seguridad profesional puede ser de gran ayuda durante un evento concurrido y de alto riesgo.
La seguridad en eventos es primordial y eso lo saben bien todos los actores del sector MICE en la Costa del Sol. Tras varias décadas como destino líder en turismo de negocios, la provincia de Málaga cuenta con una gran variedad de empresas y profesionales que te ayudarán a conseguir el éxito total en tu evento, sin descuidar, por supuesto, la seguridad del mismo.
