Die Sicherheitsvorkehrungen Ihrer Veranstaltung sind der wichtigste Punkt in der Planung. Natürlich ist uns bewusst, dass sich nicht alle Risiken ausschließen lassen, aber indem Sie die folgenden Sicherheitsmaßnahmen bei Durchführung Ihrer Veranstaltung berücksichtigen, lässt sich die Wahrscheinlichkeit von Problemen, die den Erfolg Ihres Events mindern könnten, einschränken.
Für sichere Veranstaltungen müssen die Risiken abgeschätzt werden
Es ist selbstverständlich, dass nicht jede Art von Veranstaltung die gleichen Sicherheitsanforderungen aufwerfen. Die Wahlkampfrede eines Politikers beispielsweise birgt ein wesentlich höheres Risiko als eine Geburtstagsfeier. Der erste Schritt bei der Entwicklung eines Sicherheitsplans für Massenveranstaltungen besteht daher darin, die Art des Risikos zu bestimmen, das Ihr Event bergen könnte. Stellen Sie sich also folgende Fragen:
- Wer organisiert die Veranstaltung? Sind Sie sie als Organisator ein Ziel für Attacken von Einzelpersonen oder Gruppen?
- Wer nimmt an der Veranstaltung teil?
- In welchem Kontext findet die Veranstaltung statt und gibt das Thema Anlass zu Sicherheitsbedenken?
- Wer spricht oder tritt bei der Veranstaltung auf? Zieht die Veranstaltung Unruhestifter oder Proteste an oder birgt sie andere Sicherheitsrisiken?
- Werden die Medien anwesend sein? (Die Presse kann Extremisten u.ä. motivieren, um Aufmerksamkeit zu bekommen).
- Weist der Veranstaltungsort irgendwelche Sicherheitslücken auf? Ein Außenbereich ist beispielsweise schwieriger zu sichern, aber ein Innenbereich hingegen hat weniger Fluchtwege.
- Andere Sicherheitsbedrohungen: eine Straße in der Nähe, Überschwemmungsgefahr, wilde Tiere in der Nähe?
Sicherheitsvorkehrungen für die Veranstaltung auf sichtbare Art und Weise präsentieren
Wenn wir von Sicherheit bei Veranstaltungen sprechen, geht es nicht darum, auf Bedrohungen zu reagieren, sondern sie von vornherein zu verhindern. Um Probleme zu vermeiden ist es daher am besten alle Sicherheitsmaßnahmen, die getroffen wurden, deutlich zeigen: Sicherheitspersonal, Kameras, Metalldetektoren usw. Das ist der erste Schritt, um potenzielle Störenfriede abzuschrecken.
Sicherheitskontrollpunkte
Eine wichtige Maßnahme zum Schutz bei Veranstaltungen ist die Einrichtung von Kontrollpunkten außerhalb des eigentlichen Veranstaltungsgeländes, die die Teilnehmer passieren müssen und andernfalls keinen Zugang bekommen. So werden potenzielle Störenfriede gezwungen, am Sicherheitspersonal vorbei zu gehen und können identifiziert werden, bevor sie Schaden anrichten.
Einlasskontrolle
Verlangen Sie beim Einlass der Gäste deren Personalausweis oder Reisepass und vergleichen Sie die Daten mit den Angaben, die jede Person der Organisation bei der Registrierung gemacht hat. So können Sie verhindern, dass sich Personen mit gefälschter Identität einschleichen.
Privatveranstaltungen sollten privat bleiben
Manchmal sind Unternehmen so stolz auf ihr Event, dass sie es mit großem Tamtam ankündigen, selbst wenn es sich um eine private Veranstaltung handelt. Wenn eine Veranstaltung nicht öffentlich ist (wie z. B. ein Vorstandsessen), ist es am besten, sie nicht anzukündigen, um nicht die Aufmerksamkeit zu erregen und Sicherheitsprobleme zu vermeiden.
Cyber-Bedrohungen
Nicht alle Sicherheitsrisiken bei Veranstaltungen sind physischer Natur. Als Veranstaltungsplaner müssen Sie auch Maßnahmen ergreifen, um die Daten, Identitäten und Geräte Ihrer Gäste zu schützen. Es geht dabei um Schritte wie der Passwortschutz für offenes Wi-Fi oder die Einrichtung von Netzwerksicherheitsmaßnahmen. Wenn das Wi-Fi Ihrer Veranstaltung von der Location aus gestellt wird, überprüfen Sie auch deren Sicherheitsmaßnahmen.
Erstellen Sie einen Notfallplan
Erstellen Sie vor der Veranstaltung gemeinsam mit dem Sicherheitsteam einen Notfallplan. Ziel ist es, einen Ablauf festzulegen, der im Falle einer Katastrophe von allen befolgt wird. Der Plan sollte Folgendes enthalten:
- Möglichkeiten der Massenevakuierung von der Veranstaltung
- Was ist bei einem Anschlag oder einer Naturkatastrophe zu handeln?
- Die Lage der sicheren Bereiche
- Treffpunkt des Personals in einem Notfall
- Wie das Personal während eines Notfalls kommunizieren wird
- Wie die Gäste in einem Notfall angesprochen werden
- Notfallbeschilderung für die Gäste
Das Personal der Veranstaltung überprüfen
Leider haben viele Sicherheitsrisiken interne Ursprünge. Es ist wichtig, dass alle Personen, die für die Veranstaltung arbeiten, sorgfältig registriert werden. Führen Sie vor Beginn der Veranstaltung einen Hintergrundcheck durch und stellen Sie das gesamte Team vor, sodass eine fremde Person, die sich als Mitglied der Organisation ausgibt, schnell identifiziert werden kann.
Externes Sicherheitspersonal einstellen
Wenn Ihre Veranstaltung erhöhte Sicherheitsvorkehrungen benötigt, sollte definitiv auch Budget für die Beauftragung von zusätzlichem Sicherheitspersonal zur Verfügung stehen. Auch wenn Sie sich auf Ihr eigenes Veranstaltungspersonal verlassen können, kann das fachkundige Auge eines professionellen Sicherheitsteams bei einer geschäftigen, risikoreichen Veranstaltung eine große Hilfe sein.
Die Sicherheit bei Veranstaltungen ist von größter Bedeutung und alle Akteure des MICE-Sektors in der Costa del Sol sind sich dessen bewusst. Nach mehreren Jahrzehnten als führendes Reiseziel für den Geschäftstourismus gibt es in der Provinz Malaga zahlreiche Unternehmen und Fachleute, die Ihnen helfen werden, Ihre Veranstaltung zu einem vollen Erfolg zu machen - ohne dabei die Sicherheit zu vernachlässigen!
