Безопасность вашего мероприятия имеет первостепенное значение, и, хотя мы знаем, что невозможно устранить все риски, применяя следующие меры безопасности при организации, вы снизите вероятность любой неудачи, которая может испортить мероприятие.
Безопасность мероприятий: оценка рисков
В том, что касается безопасности, очевидно, что, в зависимости от мероприятия, необходимо принимать те или иные меры. Риск при организации предвыборной речи политика намного выше, чем на праздновании дня рождения. Поэтому первый шаг в разработке плана безопасности для массовых мероприятий – это определить, с каким типом риска вы сталкиваетесь. Для этого нужно рассмотреть следующие вопросы:
- Кто организует мероприятие? Являются ли эти люди они целью для какого-либо лица или группы?
- Кто будет на мероприятии?
- Каков контекст мероприятия? Его тема может создать проблемы с безопасностью?
- Кто произносит речь или выступает на мероприятии? Привлекают ли они организаторов беспорядков, вызывают протесты или представляют особую угрозу безопасности?
- Будут ли присутствовать какие-либо СМИ? (Пресса иногда мотивирует организаторов беспорядков)
- Существуют ли какие-либо уязвимые места в системе безопасности на месте проведения мероприятия? Например, открытое пространство труднее обезопасить, а в закрытом помещении меньше путей эвакуации.
- Другие угрозы безопасности: дорога в непосредственной близости, возможность затопления, дикие животные поблизости...
Демонстрируйте меры безопасности на вашем мероприятии
Основная цель безопасности мероприятий – не реагировать на угрозы, а предотвращать их появление. Поэтому лучший способ избежать проблем – это продемонстрировать все имеющиеся у вас меры безопасности: оборудование, камеры, металлоискатели... Это будет первым шагом к сдерживанию возможных организаторов беспорядков.
Контрольно-пропускные пункты
Ключевой способ обезопасить ваше мероприятие – установить контрольные точки пропуска вдали от того места, где проходит мероприятие, через которые будет организован вход посетителей. Таким образом потенциальные участники беспорядков окажутся перед сотрудниками безопасности, прежде чем они смогут причинить какой-либо вред.
Информация для доступа
При входе на мероприятие запрашивайте у гостей удостоверение личности или паспорт и сравнивайте информацию с предварительными данными, которые каждый приглашенный предоставил организации во время регистрации. Это предотвратит «проникновение» на мероприятие путем кражи личных данных.
Не публикуйте информацию о закрытых мероприятиях
Это может показаться очевидным, но иногда компании настолько гордятся своим мероприятием, что объявляют о нем с большой помпой еще до его проведения, даже если это закрытое мероприятие. Если мероприятие закрыто для публики (например, обед совета директоров компании), лучший способ избежать проблем с безопасностью – не рекламировать его.
Киберугрозы
Не все угрозы безопасности на мероприятиях являются физическими. Как организатору мероприятий вам нужно будет предпринять некоторые шаги для защиты данных, личности и устройств ваших гостей, такие как защита паролем открытой Wi-Fi или обеспечение сетевой безопасности. Если в месте проведения мероприятия есть сеть Wi-Fi, проверьте меры безопасности.
Составьте план действий в чрезвычайной ситуации
Перед мероприятием вместе с отделом безопасности составьте план действий в чрезвычайных ситуациях. Цель заключается в том, чтобы подготовить план, которому все будет следовать в случае возникновения чрезвычайной ситуации. План должен включать:
- Формы массовой эвакуации с мероприятия.
- Что делать в случае теракта или стихийного бедствия.
- Расположение безопасных зон.
- Где должны собраться сотрудники при чрезвычайной ситуации.
- Как персонал будет общаться во время чрезвычайной ситуации.
- Как вы будете обращаться к гостям при возникновении чрезвычайной ситуации.
- Указатели для посетителей в случае возникновения чрезвычайной ситуации.
Проверьте всех сотрудников мероприятия
К сожалению, многие риски безопасности возникают внутри организации. Очень важно тщательно проверять всех, кто работает на мероприятии. Ознакомьтесь с личным досье на каждого сотрудника и представьте всю команду перед началом мероприятия, чтобы в случае, если кто-то попытается выдать себя за сотрудника, его смогли идентифицировать.
Нанимайте внешнюю службу безопасности
Если у вашего мероприятия большие потребности в обеспечении безопасности, лучшим вариантом будет выделить статью бюджета на заключение субподряда для найма дополнительного персонала службы безопасности. Потому что, хотя вы и доверяете организаторам вашего мероприятия, экспертный взгляд профессиональной команды может иметь большое значение во время мероприятия с большим количеством участников и с высокой степенью риска.
Безопасность на мероприятиях имеет первостепенное значение, и это хорошо известно всем игрокам сектора MICE на Коста-дель-Соль. После нескольких десятилетий в качестве ведущего направления делового туризма, провинция Малага имеет широкий спектр компаний и прфессионалов, которые помогут вам добиться успеха в проведении вашего мероприятия, не забывая о его безопасности.
