4 claves sobre cómo organizar un evento en un hotel

A la hora de organizar un evento de empresa, deberás tener en cuenta todas las opciones posibles en cuanto a la elección del venue donde desarrollarlo. Una apuesta segura, que siempre dará buenos resultados, es llevarlo a cabo en un hotel. La amplia experiencia que poseen los hoteles de la provincia de Málaga, siempre a la vanguardia del sector, asegurará sin duda el éxito de la cita. Si estás barajando esta opción, toma nota de los consejos que te damos a continuación sobre cómo organizar un evento en un hotel.

 1. Planifica con tiempo

Uno de los aspectos clave que deberás tener en cuenta si deseas organizar tu evento en un hotel es que deberás empezar a planificarlo con suficiente tiempo de antelación. Esto te permitirá tener margen suficiente para organizar todo y aumentar las posibilidades de seleccionar un hotel que se ajuste al presupuesto y las necesidades de tu evento.

2. La elección del hotel en función del tipo de evento

Son muchísimos los hoteles que organizan eventos a lo largo y ancho de la Costa del Sol. La clave para elegir el adecuado es hacerlo en función del tipo de evento a desarrollar:

• Presentación de producto, exposiciones y showrooms

Consiste en el lanzamiento comercial o presentación técnica de un producto o servicio. El target de este tipo de actividades puede ser el propio empleado de la compañía, los medios de comunicación, o los clientes de la empresa. Dependiendo del tipo de producto o servicio a presentar, deberemos elegir un tipo de hotel u otro: por ejemplo, si el producto es un coche, deberemos elegir un hotel con amplios salones o espacios al aire libre donde exponer los vehículos. Si por el contrario, el producto es una línea de bañadores, lo ideal será elegir un hotel con piscina.

• Reunión corporativa, jornadas o seminarios

Nos referimos a reuniones de trabajo internas de la compañía. Es uno de los eventos más sencillos, ya que todos los hoteles especializados en este sector cuentan con diferentes tipologías de salas y salones de reuniones. Elegir uno u otro dependerá, en gran medida, del número de asistentes.

• Congreso

El congreso es una jornada de mayor dimensión, con una duración de entre dos y cinco días aproximadamente. Aglutina a miembros de un mismo sector y suele tener un carácter periódico para poder presentar las novedades de la temática tratada. Para la celebración de congresos, deberemos escoger hoteles que dispongan de amplias zonas comunes, así como espacios al aire libre y, por supuesto, amplios salones.

• Convención

Las convenciones son reuniones de carácter corporativo entre los miembros de la misma empresa. A la hora de elegir un hotel para una convención, probablemente deberás optar por un hotel que cuente con gran diversidad de espacios, tanto al aire libre como en interior, que te permitan llevar a cabo todo tipo de actividades.

• Actividad de incentivo y de teambuilding

En las reuniones de incentivo y eventos de teambuilding se busca mejorar la relación entre los empleados, su motivación y fomentar el trabajo en equipo. El formato suele ser de tipo lúdico, por lo que lo ideal para la elección del hotel perfecto es que sea lo más cómodo posible y disponga de atractivas zonas comunes, así como espacios donde los empleados puedan relajarse.

3. Optimización del presupuesto

Resulta obvio, pero no está de más recordar que, cuantos más servicios contratemos en el hotel, más ajustado podrá ser el presupuesto. Por ello, una gran idea, si vamos a realizar un evento con distintas actividades, es elegir un paquete de servicios.  Además de alquilar espacios para reuniones, mesas, sillas y servir comida, los hoteles ofrecen servicios audiovisuales, de restauración, así como otros servicios y materiales para eventos. Dicho esto, vale la pena echar un vistazo detenidamente a lo que ofrece cada hotel.

4. El apoyo en el personal de eventos del hotel

Una de las grandes ventajas de realizar eventos en un hotel en Málaga provincia es la tranquilidad de contar con un equipo de profesionales expertos en este sector. La gran mayoría de los establecimientos hoteleros disponen de un equipo comercial y de eventos dedicado exclusivamente a dar apoyo al cliente para que todo salga exactamente como se había planeado. Mantener una comunicación regular con el equipo de eventos del hotel es crucial para garantizar el éxito de la cita. Aprovecha su apoyo para delegar algunas de las funciones de la organización del evento. 

Un hotel es una opción perfecta para organizar un evento, independientemente de su tipología. Deberás tener en cuenta que, cuando quieres llevar a cabo un evento de gran magnitud e importancia, lo recomendable es no escatimar en gastos, ya que de la calidad del mismo dependerá de ello. Echa un vistazo a algunos de los mejores hoteles para celebrar tu evento en la Costa del Sol aquí.