El mundo de los eventos está expuesto a constantes desafíos. Estos pueden surgir en eventos sociales o corporativos, y hoy nos centraremos en los últimos. Para evitar, en la medida de lo posible, que el curso normal de los acontecimientos se vea afectado, planificar es vital. Conoce 5 grandes retos en eventos corporativos derivados de la organización y la planificación, para estar más preparado que nunca en tu próxima cita en la agenda corporativa.
5 grandes retos en eventos corporativos
El organizador de eventos debería ser un profesional polifacético, abierto, analítico y detallista, pero, por encima de todo, dispuesto a lidiar con retos. Además de conocer el objetivo de cada evento, las actividades de ocio para eventos corporativos a implementar y las dinámicas de trabajo en equipo propias de la organización, todo gestor de eventos ha de estar preparado para desafíos como estos:
1. Mantén el interés de tu audiencia
Un reto que a veces asusta es el de cumplir con las expectativas de los asistentes. Para evitar perder el interés de tu audiencia, es importante comunicar los pormenores de forma honesta y clara. La interacción de los invitados y su interés en futuras ediciones dependen de que sepas incentivarlos. Ofrece espacios de networking, utiliza las tecnologías y, sobre todo, aprende a escuchar a tu cliente.
2. Desafíos de presupuesto
Hablando de retos en eventos corporativos, no podía faltar el presupuesto. En toda organización los recursos son finitos. A veces puede suceder que haya un recorte en el dinero destinado a un evento y debes saber cómo reaccionar.
También puede suceder que ciertos gastos asociados al evento aumenten de precio después de que hayan sido contratados. Así pues, no olvides planificar con detalle la parte financiera y asegurarte de dejar siempre un fondo por lo que pueda pasar. Es decir, no comprometas nunca todo el dinero presupuestado y haz una lista concreta de todas las partidas de gasto que enfrentarás, desde el catering hasta el marketing, pasando por los honorarios profesionales.
3. Equilibrio de personal
Quizás hayas asistido alguna vez a eventos donde varios camareros pasan, con calma y buena cara, entre los convidados ofreciendo aperitivos y bebidas. Quizás también hayas visto eventos en los que se aprecia una clara falta de personal y este tipo de servicios se notan mucho más forzados. Saber con exactitud cuánto personal es necesario para atender un evento no es sencillo; te recomendamos que planifiques bien qué áreas necesitarán trabajadores y en qué cantidad, antes de cotejarlo con los informes de eventos similares que hayas celebrado. ¡Ah! Y no olvides adecuar esto al presupuesto.
4. Plan de crisis: comunicación e imprevistos
Es importante tener esto presente y asumirlo: cualquier evento puede ser cancelado. Puede suceder durante la organización (es decir, antes de celebrarse) o durante el desarrollo, y puede haber diversos motivos. Nunca está de más pensar en escenarios pesimistas. Si sucede, ¿qué protocolo activar?
En ciertos eventos corporativos, la gestión puede cambiar de parecer sobre la celebración para frenar gastos, por ejemplo. Pensemos en actividades de eventos corporativos para los empleados previstas antes de la llegada de una crisis, como los ejercicios de team building. Igual que se pensaron pueden cancelarse y debe haber un plan para afrontar esta situación.
Además de una eventual cancelación, uno de los retos del director de proyectos en eventos es saber cómo lidiar con crisis e imprevistos en el transcurso de los actos. ¿Faltó un ponente crucial a última hora? ¿La lluvia arruinó los juegos de team building al aire libre? ¿Una sala del recinto de eventos se encuentra impracticable? Estas y otras situaciones son posibles y deben ser abordadas con un plan de crisis. Trata de no perjudicar la experiencia y comunicarlo eficazmente.
5. El destino, ese gran dilema
Finalmente, uno de los mayores retos en eventos corporativos suele ser la elección del destino. Hay muchos lugares donde puedes celebrar tus actos de manera cómoda y funcional, aunque no siempre cumplen con las expectativas de organizadores y asistentes. El reto puede venir por el lado de la sintonía evento-destino o por el lado de la logística. Para reservar espacios muy cotizados hay que decidirse y entrar en contacto con suficiente antelación.
La Costa del Sol y el sector MICE, un relación saludable
Los eventos corporativos comprenden un conjunto de actividades muy amplio dentro del sector MICE. España es, según recoge en su sitio web Spain Convention Bureau, el cuarto país del mundo en reuniones y congresos internacionales organizados. Y la provincia de Málaga es un destino privilegiado para ello.
La Costa del Sol es un rincón de primer nivel con recintos e instalaciones preparados para acoger los eventos corporativos más variados. Congresos corporativos, convenciones, ferias sectoriales, actividades de team building o incentivos, entre otros, se pueden organizar a la perfección en la provincia de Málaga. Un lugar inolvidable para pensar en el cliente, ganar la confianza de los invitados y crear experiencias únicas, interactivas y bien coordinadas.
Como has podido comprobar, la celebración de eventos corporativos comporta una serie de desafíos y necesidades. Estos pueden ser logísticos, de infraestructura y de servicios. Por eso, para mantener a los invitados encantados, debes aprender a gestionar retos en eventos corporativos. ¿Te animas a descubrir el potencial para eventos de la Costa de Sol?
