Le monde de l’événementiel est constamment exposé à des difficultés. Elles peuvent surgir lors d’événements sociaux ou d’événements d’entreprise : c’est de ces derniers que nous parlerons aujourd’hui. Pour éviter, dans la mesure du possible, que le cours normal des événements soit troublé, une bonne planification est essentielle. Découvrez les 5 grands défis lors des événements d’entreprise, dérivant de l’organisation et de la planification, pour être mieux parés que jamais pour les prochains rendez-vous événementiels de votre entreprise.
5 grands défis des événements d’entreprise
Un organisateur événementiel doit être un professionnel polyvalent, ouvert, avec une bonne capacité d’analyse et d’attention aux détails mais, par-dessus tout, il doit être prêt à faire face aux défis. En plus de connaître l’objectif de chaque événement, les activités de loisirs pour les événements d’entreprise et les dynamiques de travail d’équipe propres à chaque organisation, un organisateur d’événements doit être prêt à surmonter des obstacles comme ceux-ci :
1. Maintenez l’attention du public
Satisfaire les attentes des participants est un défi qui peut parfois faire peur. Pour éviter de perdre l’attention de votre public, il est important de communiquer les détails de manière honnête et claire. L’interaction des invités et de leur intérêt pour de futurs événements dépend de votre capacité à les motiver. Offrez des espaces de networking, utilisez la technologie et surtout, apprenez à écouter votre client.
2. Les défis du budget
Lorsque l’on parle de défis dans l’organisation d’événements d’entreprise, le budget ne peut pas manquer sur la liste. Dans toutes les organisations, les ressources ont une limite. Parfois, on doit faire face à une coupe budgétaire des fonds destinés à un événement et il vous faudra savoir comment réagir.
Certaines dépenses associées à l’événement peuvent aussi augmenter, même une fois fixées avec le prestataire. N’oubliez pas de planifier en détail la partie financière et de vous assurer qu’il y a toujours des fonds supplémentaires au cas où : n’engagez jamais tout l’argent de votre budget et faites une liste exhaustive de toutes les dépenses, du catering au marketing en passant par les honoraires professionnels.
3. L’équilibre du personnel
Vous avez sûrement déjà assisté à des événements où plusieurs serveurs passent entre les invités, avec calme et optimisme en leur offrant des apéritifs et des boissons. Vous avez peut-être aussi probablement participé à des événements où on remarque un manque clair de personnel, avec des services qui ont l’air beaucoup plus forcés. Connaître exactement la quantité de personnel nécessaire au cours d’un événement n’est pas une tâche facile. Il vous faudra savoir dans quel secteur de votre événement vous aurez besoin d’employés et combien, avant de comparer avec des rapports d’événements similaires que vous avez déjà organisés. Naturellement, n’oubliez pas d’adapter cela à votre budget !
4. Plan de crise : communication et imprévus
Il est important d’assimiler cela : n’importe quel événement peut être annulé. Cela peut arriver pendant l’organisation (c’est-à-dire avant que l’événement ait lieu) ou pendant son déroulement, pour une foule de raisons. Penser aux pires scénarios n’est jamais de trop. Si cela arrive, quels protocoles activer ?
Dans certains événements d’entreprise, l’organisation peut changer d’opinion sur sa tenue afin, par exemple, de freiner les dépenses. On pense, entre autres, aux activités d’événements d’entreprise pour les employés prévus avant l’arrivée d’une crise, comme les exercices de team building. Il est possible de les annuler, mais il faut avoir un plan pour affronter cette situation.
En plus d’une possible annulation, l’un des défis d’un directeur de projet événementiel est de savoir comment répondre aux crises et aux imprévus lors du déroulement de l’événement. Un intervenant crucial se désiste au dernier moment ? La pluie a empêché les jeux de team building en plein air ? L’une des salles de l’espace où se tient l’événement est impraticable ? Ce sont des situations qui peuvent se produire et qui doivent être abordées avec un plan de crise en main. Il faut tenter de ne pas gâcher l’expérience et de communiquer avec efficacité.
5. La destination, ce grand dilemme
Finalement, l’un des grands défis lors d’un événement d’entreprise est généralement le choix de la destination. Il existe de nombreux lieux où tenir vos événements de manière confortable et fonctionnelle, bien qu’ils ne répondent pas toujours aux attentes des organisateurs et des participants. Les difficultés peuvent surgir dans l’harmonie entre l’événement et la destination ou du côté de la logistique. Pour réserver des espaces très prisés, il faut se décider et contacter les responsables avec suffisamment d’avance.
La Costa del Sol et le secteur MICE, une relation saine
Les événements d’entreprise font partie du vaste ensemble d’activités du secteur MICE. L’Espagne est, selon le site web Spain Convention Bureau, le quatrième pays au monde en matière de réunions et de congrès internationaux organisés. La province de Málaga est pour cela une destination privilégiée.
La Costa del Sol est un lieu de premier ordre avec des infrastructures et des installations préparées pour accueillir les événements d’entreprise les plus variés. Congrès d’entreprise, conventions, foires et salons spécialisés, activités de team building ou incentives s’organisent à la perfection dans la province de Málaga. Un endroit inoubliable pour penser à vos clients, gagner la confiance des participants et créer des expériences uniques, interactives et bien coordonnées.
C’est une évidence : la tenue d’événements d’entreprise implique une série de défis et de nécessités de logistique, d’infrastructure ou de services. Voilà pourquoi, pour satisfaire vos invités, il vous faudra apprendre à gérer les défis qui se présentent lors d’un événement d’entreprise. Que dites-vous de découvrir le potentiel événementiel de la Costa del Sol ?
