In der Veranstaltungsbranche ist man ständigen Herausforderungen ausgesetzt, das gilt sowohl für gesellschaftliche Events als auch für Firmenveranstaltungen. In diesem Beitrag konzentrieren wir uns allerdings auf letztere. Um zu vermeiden, dass der Ablauf der Ereignisse beeinträchtigt wird, ist die Planung von entscheidender Bedeutung. Erfahren Sie mehr über die fünf größten Herausforderungen bei Unternehmensveranstaltungen, denen man sich bei der Organisation und Planung stellen muss, um für Ihr nächstes Event besser vorbereitet zu sein als je zuvor.
Die 5 größten Herausforderungen bei Unternehmensveranstaltungen
Als Veranstaltungsorganisator/-in sollte man vielseitig, aufgeschlossen, analytisch und detailorientiert sein, aber vor allem muss man bereit sein, sich Herausforderungen zu stellen. Ein Eventmanager muss nicht nur das Ziel seiner Veranstaltungen, das Freizeitangebot, das bei Firmenveranstaltungen eingebunden wird und die Dynamik der Teamarbeit des Unternehmens kennen, sondern auch auf Herausforderungen wie diese vorbereitet sein:
1. Das Interesse des Publikums aufrechterhalten
Eine manchmal beängstigende Herausforderung besteht darin, die Erwartungen der Teilnehmer zu erfüllen. Um das Interesse Ihres Publikums nicht zu verlieren, ist es wichtig, die Details ehrlich und klar zu kommunizieren. Die Interaktion der Gäste und ihr Interesse an zukünftigen Ausgaben hängt von Ihrer Fähigkeit ab, sie zu ermutigen. Bieten Sie Vernetzungsmöglichkeiten an, nutzen Sie Technologien und lernen Sie vor allem, Ihrem Kunden zuzuhören.
2. Zum Thema Budget
Zu den häufigsten Herausforderungen bei Unternehmensveranstaltungen gehört definitiv das Budget. Die Ressourcen sind praktisch immer begrenzt. Manchmal kann es sogar vorkommen, dass die für eine Veranstaltung bereitgestellten Mittel gekürzt werden, da ist es wichtig, einen Plan B zu haben, um sich entsprechend anzupassen.
Bestimmte Ausgaben im Zusammenhang mit der Veranstaltung können, auch nachdem sie in Auftrag gegeben wurden, noch teurer werden. Vergessen Sie also nicht, die finanzielle Seite detailliert zu planen und stellen Sie sicher, dass Sie immer eine Rücklage für unvorhergesehene Zwischenfälle haben. Kurz gesagt: Legen Sie niemals das gesamte Budget fest und erstellen Sie eine konkrete Liste aller anfallenden Kosten, vom Catering über das Marketing bis hin zu den Honoraren.
3. Ausgeglichener Einsatz des Personals
Vielleicht haben Sie schon einmal an einer Veranstaltung teilgenommen, bei der mehrere Kellner ruhig und mit freundlichem Ausdruck zwischen den Gästen vorbeigehen und Snacks und Getränke anbieten. Vielleicht haben Sie aber auch schon Veranstaltungen erlebt, bei denen ein deutlicher Personalmangel herrscht und diese Art von Dienstleistung sehr viel verfangener angeboten wird. Es ist nicht einfach, genau zu wissen, wie viele Mitarbeiter für eine Veranstaltung benötigt werden. Wir empfehlen Ihnen, genau zu planen, in welchen Bereichen wie viele Mitarbeiter benötigt werden und sich dabei an Berichte über ähnliche Veranstaltungen, die Sie bereits durchgeführt haben, zu richten. Dabei müssen Sie natürlich ebenfalls auf das Budget achten.
4. Krisenplan: Kommunikation und Notfallplanung
Es ist wichtig, sich eins vor Augen zu halten und als selbstverständlich anzusehen: eine Veranstaltung kann immer auch abgesagt werden. Dies kann während der Organisation (also noch vor der Veranstaltung) oder während der Veranstaltung selbst geschehen, und zwar aus einer Vielzahl von Gründen. Es schadet nie, über alle möglichen Szenarien nachzudenken, auch die pessimistischen. Welches Protokoll sollte in welchem Fall aktiviert werden? Dessen muss man sich bewusst sein.
Bei bestimmten Unternehmensveranstaltungen kann es vorkommen, dass die Geschäftsleitung ihre Meinung über die Durchführung der Veranstaltung ändert, um beispielsweise die Kosten zu senken. Da wären zum Beispiel Aktivitäten für Unternehmensveranstaltungen, die an die Mitarbeiter gerichtet sind und vor dem Eintreten einer Krise geplant werden. So wie sie geplant waren, können sie auch abgesagt werden, und es muss ein Plan vorhanden sein, um diese Situation zu meistern.
Neben einer eventuellen Absage gehört es zu den Herausforderungen für Event-Projektmanager, mit Krisen und unvorhergesehenen Ereignissen im Verlauf der Veranstaltung umzugehen. Ist ein wichtiger Redner in letzter Minute ausgefallen? Hat der Regen die Spiele fürs Teambuilding im Freien ruiniert? Ist ein Raum am Veranstaltungsort nicht geeignet? Diese und andere Situationen sind möglich und sollten in einem Krisenplan berücksichtigt werden. Versuchen Sie, das geplante Erlebnis nicht zu beeinträchtigen und die Änderungen effizient zu vermitteln.
5. Wenn der Ort zum Dilemma wird
Schließlich ist eine der größten Herausforderungen bei Unternehmensveranstaltungen oft die Wahl des Veranstaltungsortes. Es gibt viele Orte, an denen Sie Ihre Veranstaltungen auf bequeme und funktionelle Weise abhalten können, auch wenn sie nicht immer den Erwartungen der Organisatoren und Teilnehmer entsprechen. Die Herausforderung kann von der Seite des Veranstaltungsortes oder von der logistischen Seite kommen. Um begehrte Veranstaltungsorte zu buchen, müssen Sie sich vor allem rechtzeitig entscheiden und anfragen.
Die Costa del Sol und der MICE-Sektor - ein vertrauenswürdiges Team
Im MICE-Sektor umfassen Unternehmensveranstaltungen ein breites Spektrum an Aktivitäten. Laut der Website des Spain Convention Bureau steht Spanien im internationalen Vergleich an vierter Stelle, wenn es um die Anzahl der organisierten internationalen Tagungen und Kongresse geht. Die Provinz Malaga ist in diesem Zusammenhang ein ganz besonders beliebtes Reiseziel.
Die Costa del Sol ist ein erstklassiger Standort mit Veranstaltungsorten und Einrichtungen, die für die unterschiedlichsten Firmenveranstaltungen geeignet sind. In der Provinz Malaga können unter anderem Firmenkongresse, Tagungen, Messen, Teambuilding-Aktivitäten oder Incentives perfekt organisiert werden. Ein unvergesslicher Ort, um den Kunden zu verwöhnen, das Vertrauen der Gäste zu gewinnen und einzigartige, interaktive und gut koordinierte Erlebnisse zu schaffen.
Wie Sie gesehen haben, bringt die Organisation von Unternehmensveranstaltungen eine Reihe von Herausforderungen und Bedürfnissen, die erfüllt werden müssen, mit sich. Diese können logistischer, infrastruktureller und dienstleistungsbezogener Natur sein. Um Ihre Gäste zu begeistern, müssen Sie daher lernen, die Herausforderungen von Firmenveranstaltungen zu meistern. Sind Sie bereit, das Veranstaltungspotenzial der Costa del Sol zu entdecken?
