Virtuelle Events sind gekommen, um zu bleiben. Die durch Covid-19 hervorgerufene Pandemie hat dieses neue Format für Veranstaltungen immer gefragter gemacht und Tatsache ist, dass hybride und virtuelle Veranstaltungen ein sehr nützliches Instrument sind, um das Publikum einer jeden Veranstaltung zu maximieren. Natürlich bringt diese Modalität allerdings auch gewisse Herausforderungen mit sich. Schauen wir sie uns einmal genauer an.
Virtuelle oder hybride Events?
Ein Hybrid-Event ist eine Veranstaltung, die an einem physischen Ort mit begrenztem Einlass stattfindet, an der aber auch online und auf interaktive Art und Weise teilgenommen werden kann. Dieses Format gibt es tatsächlich schon seit vielen Jahren, aber in letzter Zeit hat es stark an Bedeutung gewonnen. Was besser ist? Ein Event, das zu 100 % online ist oder doch hybrid? Das hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter natürlich auch das Budget.
Hauptvorteile von virtuellen Events
Neben der erhöhten Reichweite und der Senkung der Kosten haben virtuelle Veranstaltungen noch viele weitere Vorteile. Zum Beispiel:
- Leichter Zugang: Virtuelle Events ermöglichen den Zugang (sowohl für Nutzer als auch für Redner) von jedem Ort aus, über den Computer, Tablet oder das Smartphone.
- Motivation: Durch den Einsatz bestimmter Technologien, wie beispielsweise Videospiele, wird jede Handlung zu einer angenehmen und attraktiven Erfahrung.
- Höhere Teilnehmerzahlen: Diese Art von Veranstaltung ermöglicht es, die Größe und Kapazität der Veranstaltung problemlos an die Nachfrage anzupassen.
- Anreiz zum Networking: Virtuelle Veranstaltungen beeinflussen das Verhalten des Nutzers, der sich von seiner sozialen Seite zeigt, da das bekannte Zögern vor persönlichen Treffen ausbleibt.
Das Engagement: die große Herausforderung bei virtuellen Events
In unseren Terminkalendern gibt es bereits zahlreiche virtuelle Veranstaltungen, aber wer auch Erfahrung mit der Organisation dieser Art von Events hat, ist bereits einen Schritt weiter. Als Organisator erkannt man nämlich auch die größte Herausforderung bei der Durchführung dieser Art von Veranstaltungen: das Engagement der Nutzer. Für das online Publikum kann er schwierig werden, sich zu konzentrieren, da es am Computer oder auf anderen mobilen Geräten sehr viel mehr Gelegenheiten zum "Abschalten" gibt als wie wenn man vor Ort eine Veranstaltung besucht.
Genau deswegen ist es wichtig, bestimmte Aspekte zu berücksichtigen, unter anderem die Wahl der richtigen Plattform für die Veranstaltung, um sicherzustellen, dass es keine unerwarteten Ausfälle oder andere Störungen gibt, durch die man die Teilnehmer verlieren könnte.
Genauso wichtig ist es, das Engagement vor, während und nach der Veranstaltung sicherzustellen. Dabei helfen können Tools wie online Vorschauen, Umfragen und natürlich Content Marketing - also Blogartikel, soziale Netzwerke usw. Wenn das Ziel der Veranstaltung die Generierung von Leads ist, empfiehlt es sich außerdem, die gesammelten Informationen oder die Kontakte der Referenten nach der Veranstaltung an die Teilnehmer zu senden.
Bedenken Sie auch, dass viele der Incentives von Präsenzveranstaltungen, wie Networking oder ein gemeinsamer Aperitif, beim Online-Format wegfallen. Daher stehen die Organisatoren von digitalen Events vor der Herausforderung, die Teilnehmer auf andere Weise zu motivieren. Ein gutes Beispiel ist der Fall eines Unternehmens, das seine Teilnehmerzahlen verbesserte, indem es die Gäste mit einem Gutschein eines Lieferdienstes zum Mittagessen einlud. Dadurch verbesserten sich nicht nur die Teilnehmerzahlen, sondern auch die Ergebnisse nach der Veranstaltung, wie die Gespräche in den sozialen Medien.
Und schließlich - egal wie virtuell Ihre Veranstaltung ist, denken Sie an die Kaffeepause. Es ist schließlich allgemein bekannt, dass viele diesen Moment nutzen, um Kontakte zu knüpfen oder einfach eine kurze Pause zu machen. In der virtuellen Umgebung ist das sogar von größerer Bedeutung als in der persönlichen Umgebung, da die Nutzer unter dem leiden, was Experten als "Zoom-Müdigkeit" bezeichnen. Nach einer gewissen Zeit vor den Bildschirmen ermüden wir ganz einfach, sowohl geistig als auch körperlich. Umso wichtiger ist es, diese kleinen Pausen einzuhalten, um Ihre Teilnehmer - wortwörtlich - wach zu halten.
Virtuelle und hybride Veranstaltungen sind mittlerweile aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. In den letzten Jahren hat sich der Veranstaltungssektor der Provinz Malaga in diesem Sinne dank der Anwendung neuer Technologien erheblich weiterentwickelt. Organisieren Sie auch Ihre Veranstaltung in der Costa del Sol mit der Unterstützung der besten Fachleute und Experten des Sektors.
