Мир мероприятий постоянно сталкивается с различными проблемами. Они могут возникнуть как на светских, так и на корпоративных мероприятиях, и сегодня мы сосредоточимся на последних. Планирование имеет большое значение, чтобы, насколько это возможно, не допустить влияния непредвиденных обстоятельств на нормальный ход событий. Необходимо учесть 5 серьезных проблем при организации корпоративных мероприятий, связанных с организацией и планированием, чтобы подготовиться лучше, чем когда-либо, к вашей следующей деловой встрече в корпоративном расписании.
5 серьезных проблем при организации корпоративных мероприятий
Организатор мероприятия должен быть многосторонним и открытым профессионалом, иметь аналитическое мышление и быть внимательным к деталям, но, прежде всего, он должен быть готов решать сложные задачи. Каждый организатор событий должен быть готов к подобным вызовам, а также знать цель каждого мероприятия, понимать, какие досуговые мероприятия для корпоративных мероприятий необходимо реализовать, и быть знакомым с динамикой командной работы организации:
1. Поддерживать интерес аудитории
Задача, которая иногда пугает, заключается в том, чтобы оправдать ожидания участников. Чтобы не потерять интерес аудитории, важно честно и ясно информировать ее обо всех деталях. Взаимодействие гостей и их интерес к будущим мероприятиям зависят от того, знаете ли вы, как их поощрить. Предлагайте пространства для нетворкинга, используйте технологии и, прежде всего, учитесь слушать своего клиента.
2. Проблемы с бюджетом
Ресурсы любой организации ограничены. Иногда может случиться так, что деньги, предназначенные для какого-то события, урезаются, и вы должны знать, как на это реагировать. Также может случиться, что определенные расходы, связанные с мероприятием, увеличатся после заключения контракта. Так что не забывайте подробно планировать финансовую часть и следите за тем, чтобы у вас всегда оставался фонд на случай непредвиденных обстоятельств. Другими словами никогда не расходуйте все заложенные в бюджете деньги и составьте конкретный список всех статей расходов, с которыми вам предстоит столкнуться, от кейтеринга до маркетинга, включая гонорары за профессиональные услуги.
3. Кадровый баланс
Возможно, вы бывали на мероприятиях, где спокойные и доброжелательные официанты обходят гостей, предлагая закуски и напитки. Возможно, вы также видели мероприятия, на которых явно не хватает персонала и такой вид обслуживания кажется гораздо более натянутым. Точно знать, сколько персонала необходимо для обслуживания мероприятия непросто. Мы рекомендуем вам тщательно спланировать, в каких областях и в каком количестве будет нужен персонал, прежде чем сверяться с отчетами о подобных мероприятиях, которые вы проводили. Да! Не забудьте заложить это в бюджет.
4. Антикризисный план: коммуникация и непредвиденные обстоятельства
Важно помнить и принять тот факт, что любое мероприятие может быть отменено. Это может произойти во время подготовки (то есть до его проведения) или на стадии разработки, и на это может быть ряд причин. Поэтому не помешает подготовиться на случай пессимистичного сценария. Если это произойдет, какой протокол следует активировать?
На некоторых корпоративных мероприятиях руководство может изменить свое решение о его проведении например, для сокращения расходов. Подумайте о корпоративных мероприятиях для сотрудников, запланированных до наступления кризиса, таких как тимбилдинг. Они были обдуманы, но могут быть отменены, и у вас должен быть план действий в этой ситуации.
Помимо возможной отмены, одной из задач руководителя проекта мероприятия является умение преодолевать кризис и иметь решение на случай непредвиденных обстоятельств во время мероприятий. В последний момент не смог выступить важный докладчик? Дождь испортил возможность проведения игр для тимбилдинга на открытом воздухе? Один из залов для проведения мероприятия непригоден к использованию? Эти и другие возможные ситуации должны быть устранены с помощью плана действий в кризисной ситуации. Постарайтесь не испортить впечатление и своевременно уведомлять о возникшей ситуации.
5. Направление, большая дилемма
Наконец, одной из самых больших проблем для корпоративных мероприятий обычно является выбор места проведения. Есть много площадок, где можно комфортно и функционально провести свои мероприятия, хотя они не всегда оправдывают ожидания организаторов и участников. Проблему может представлять как слаженность места проведения и мероприятия, так и логистика. Чтобы зарезервировать популярные площадки, вы должны принять решение и связаться с ними заблаговременно.
Коста-дель-Соль и MICE-сектор, здоровые отношения
Корпоративные мероприятия охватывают очень широкий спектр событий MICE-сектора. Испания, согласно веб-сайту Конгресс-Бюро Испании (Spain Convention Bureau), является четвертой страной в мире по количеству организованных международных деловых встреч и конгрессов. И провинция Малага – привилегированное место для этого.
Коста-дель-Соль — это уникальный уголок с площадками и пространствами, хорошо подготовленными для проведения самых разнообразных корпоративных мероприятий. Корпоративные конгрессы, конференции, отраслевые выставки и ярмарки, тимбилдинги или инсентив-поезки, помимо многих других, могут быть прекрасно организованы в провинции Малага. Незабываемое место, где можно подумать о клиенте, завоевать доверие гостей и подарить им уникальные и интерактивные впечатления, благодаря хорошо скоординированным действиям.
Как вы могли убедиться, проведение корпоративных мероприятий включает в себя ряд задач и требований. Это может быть логистика, инфраструктура и услуги. Поэтому, чтобы гости остались довольны, вы должны научиться решать задачи на корпоративных мероприятиях. Вы готовы открыть для себя потенциал для проведения мероприятий на Коста-дель-Соль?
