Планирование корпоративного мероприятия на первый взгляд может показаться простым, но существует ряд факторов, которые нужно учитывать, чтобы все прошло так, как вы задумали. Возьмите их на заметку!
1. Цель корпоративного мероприятия.
Определение цели корпоративного мероприятия имеет важное значение для обеспечения успеха. Будь то презентация нового продукта, сбор средств для благотворительных целей, конференция или просто акция по укреплению имиджа бренда или для повышения лояльности клиентов. Постановка четких, осязаемых и измеримых целей является ключевым моментом для вашего корпоративного мероприятия.
2. Публика
Точное определение цели не менее важно, чем определение цели корпоративного мероприятия. Вы должны рассматривать деловые мероприятия как индивидуальное решение конкретной «проблемы». А тип участников (сотрудники, клиенты, инфлюенсеры, студенты, СМИ, поставщики...) будет определять, какой опыт вы можете им предложить.
3. Бюджет
Принято считать, что чем больше бюджет на корпоративные мероприятия, тем успешнее они будут. Это необязательно, поскольку, помимо хорошего бюджета, важно то, как вы им распорядитесь. Поэтому также логично, что, в зависимости от бюджета, вы сможете получить доступ к тому или иному типу пространств и использовать определенные услуги. Само собой разумеется, что бюджет, выделенный на организацию вашего корпоративного мероприятия, должен соответствовать ранее определенным целям.
4. Пространство
Отели, конференц-центры, замки, усадьбы, залы для мероприятий, рестораны, пляжные клубы… Выбор площадок для проведения корпоративных мероприятий огромен. Перед тем как начать поиск, не помешает составить список требований, необходимых для проведения вашего мероприятия: количество помещений, технические услуги, размещение, ресторан...
Дворец Выставок и Конгрессов на Коста-дель-Соль
5. Услуги
Опыт вашего мероприятия во многом будет зависеть от поставщиков услуг, выбранных для организации. Встреча, кейтеринг, культурная программа, оформление, техническое оснащение, охрана... Лучше всего всегда работать с экспертами в каждой конкретной области и, прежде всего, с компаниями или профессионалами, которые хорошо знают место проведения и тип мероприятия, которое вы организуете. На Коста-дель-Соль есть огромное количество DMC’s и компаний по предоставлению услуг, которые помогут сделать ваше мероприятие успешным.
6. Информационная поддержка
Информационная поддержка корпоративного мероприятия – один из главных ключей к его успеху. Поэтому, как только будут определены дата и место проведения, вы должны начать распространять информацию о мероприятии, в качестве «официального приглашения». Рассылка электронных писем (если у вас есть база данных), рекламные кампании в социальных сетях, в СМИ или наружная реклама. В этом смысле бюджет также будет иметь большое значение и определит, как далеко вы можете продвинуться в том, что касается информационной поддержки. Но важно то, что необязательно иметь огромный бюджет, чтобы хорошо проинформировать о мероприятии.
7. Планирование
Планирование имеет большое значение, поскольку для каждого элемента мероприятия существуют сроки проектирования, проверки, изготовления и доставки. Обратное планирование позволит вам расставлять приоритеты действий с учетом сроков каждого из них: производство, технологии, логистика ...
8. Команда
Не совершайте ошибку, пытаясь решить слишком много задач самостоятельно. У хорошего организатора мероприятий должна быть хорошая команда. Для этого вы можете обратиться за поддержкой в своей компании или прибегнуть к внешним ресурсам. В зависимости от типа мероприятия вам могут потребоваться навыки в креативном дизайне контента, организации мероприятий, логистики и т. д. Агентства по организации мероприятий могут помочь вам провести ваше мероприятие от начала до конца.
9. Непредвиденные обстоятельства
Мероприятие не было бы мероприятием без непредвиденных обстоятельств. Даже если у вас все спланировано до мелочей: может случиться что-то непредвиденное, и у вас нет другого выхода, кроме как быть готовым к этому. Для этого делегируйте все задачи, которые вы можете, остальной части команды и в день мероприятия сосредоточьтесь на наблюдении за тем, как все проходит, чтобы, при обнаружении любой угрозы, вы могли бы принять меры.
10. Обратная связь
По окончании корпоративного мероприятия важно выделить время для обдумывания лучших и худших аспектов организации. Для этого будет очень полезно раздать анкеты оценки удовлетворенности участникам мероприятия и сделать выводы, которые позволят вам внести улучшения в будущем.
Мы надеемся, эта дорожная карта поможет вам успешно организовать корпоративное мероприятие! И помните, что в случае сомнений лучше всего заручиться поддержкой местных DMC’s и, также важно, чтобы они были хорошо знакомы с местом, где будет проводиться мероприятие.
