Ein Firmenevent zu planen mag auf den ersten Blick kein großes Hindernis zu sein. Tatsächlich gibt es allerdings eine Reihe von Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten, um sicherzustellen, dass auch wirklich alles so läuft, wie Sie es sich vorgestellt haben. Wir haben diese für Sie zusammengefasst.
1. Das Ziel des Firmenevents
Um den Erfolg sicherzustellen, ist es grundlegend, sich dem Ziel des Firmenevents im Klaren zu sein und es zu definieren. Egal ob es sich um die Präsentation eines neuen Produkts, eine Spendenaktion für einen sozialen Zweck, eine Konferenz oder um eine Veranstaltung zur Stärkung des Markenimages oder der Kundenbindung handelt. Die Festlegung klarer, greifbarer und messbarer Ziele, ist der Schlüssel zum Erfolg für eins gelungenes Firmenevent.
2. Die Gäste
Genauso wichtig wie die Festlegung des Ziels Ihrer Firmenveranstaltung ist die Bestimmung der Zielgruppe. Das Event sollte als eine maßgeschneiderte Antwort auf ein spezifisches "Problem" dienen. Die Art der Teilnehmer (Mitarbeiter, Kunden, Influencer, Studenten, Medien, Lieferanten usw.) bestimmt dabei, welche Art von Erfahrung Sie ihnen bieten sollten.
3. Das Budget
Dass der Erfolg Ihrer Veranstaltung vom Budget - getreu dem Motto, umso teurer umso besser, abhängt ist ein großer Irrtum. Viel wichtiger als die Höhe des Budgets ist die richtige Art es zu verwalten. Demnach ist es logisch, dass wir je nach Budget eher die eine oder andere Art von Location auswählen und bestimmte Dienstleistungen in Anspruch nehmen können. Ganz klar sollte das für die Organisation Ihres Firmenevents vorgesehene Budget mit den zuvor festgelegten Zielen übereinstimmen.
4. Der Veranstaltungsort
Hotels, Konferenzzentren, Burgen, Herrenhäuser, Veranstaltungsräume, Restaurants, Strandclubs... das Angebot an Locations für Firmenveranstaltungen ist riesig. Bevor Sie mit der Suche beginnen, sollten Sie allerdings eine Liste mit den Anforderungen erstellen, die Sie für Ihre Veranstaltung benötigen: Anzahl der Räume, technische Dienstleistungen, Unterkunft, Restaurant, usw.
Quelle: Palacio de Congresos y Exposiciones de la Costa del Sol
5. Die Dienstleistungen
Die Erfahrung, die die Gäste Ihrer Veranstaltung machen, hängt zu großem Teil von den für das Event ausgewählten Dienstleistungen ab. Empfang, Catering, Animation, Dekoration, technische Ausstattung, Sicherheit, usw. Am besten ist es immer, sich auf Experten in den einzelnen Bereichen und vor allem auf spezialisierte Unternehmen oder Fachleute zu verlassen, die sich mit dem Reiseziel und der Art der Veranstaltung, die Sie organisieren, bestens auskennen. In der Costa del Sol gibt es eine große Auswahl an DMCs und Dienstleistungsunternehmen, die Ihnen helfen werden, Ihre Veranstaltung zu einem echten Erfolg zu machen.
6. Die Kommunikation
Die Kommunikation einer Unternehmensveranstaltung ist einer der wichtigsten Faktoren, um den Erfolg zu garantieren. Sobald das Datum feststeht und der Veranstaltungsort ausgewählt ist, müssen wir mit der Kommunikation über die Veranstaltung beginnen, das "Save the date". Senden Sie E-Mails (wenn Sie eine Datenbank haben), Werbekampagnen in sozialen Netzwerken, in den Medien oder Außenwerbung. Auch für diesen Punkt ist das Budget sehr wichtig und wird bestimmen, wie weit Sie in Sachen Kommunikation gehen können. Das bedeutet allerdings nicht, dass es besonders hoch sein muss, um das Event erfolgreich anzukündigen.
7. Die Planung
Die Planung ist von entscheidender Bedeutung, da jedes Element einer Veranstaltung Zeit für Entwurf, Validierung, Herstellung und Lieferung benötigt. Wenn Sie sozusagen von hinten planen, können Sie Prioritäten setzen und dabei die Fristen für jede einzelne Maßnahme berücksichtigen: Produktion, Technik, Logistik...
8. Das Team
Machen Sie nicht den großen Fehler, zu viele Aufgaben allein zu übernehmen. Ein guter Veranstaltungsorganisator braucht ein starkes Team um sich. Dazu können Sie sich innerhalb Ihres Unternehmens Unterstützung suchen oder auf externe Helfer vertrauen. Je nach Art der Veranstaltung benötigen Sie Kenntnisse in der kreativen Gestaltung von Inhalten, der Produktion von Veranstaltungen, der Logistik und vieles mehr. Agenturen für Eventmanagement können Ihnen dabei helfen, Ihre Veranstaltung von Anfang bis Ende zu organisieren.
9. Nicht eingeplante Zwischenfälle
Eine Veranstaltung wäre keine Veranstaltung ohne, dass unerwartete Zwischenfälle auftreten. Auch wenn Sie alles millimetergenau geplant haben: unvorhergesehene Ereignisse sind unvermeidbar, weswegen Sie gut vorbereitet sein müssen. Delegieren Sie daher so viele Aufgaben wie möglich an den Rest des Teams und konzentrieren Sie sich am Tag der Veranstaltung darauf, den Ablauf zu beobachten, um etwaige Probleme zu erkennen und schnell zu handeln.
10. Das Feedback
Nach der Veranstaltung ist es wichtig, sich Zeit zu nehmen, um über die positiven und auch die negativen Punkte der Organisation zu reflektieren. Zu diesem Zweck ist es hilfreich, den Teilnehmern einen Bewertungsbogen zu geben, um daraus Schlussfolgerungen ziehen zu können und zukünftige Veranstaltungen noch besser zu organisieren
Wir hoffen, dass diese Tipps Ihnen helfen werden, Ihr Firmenevent erfolgreich zu organisieren! Und denken Sie daran, dass es im Zweifelsfall am besten ist, die Unterstützung lokaler DMCs in Anspruch zu nehmen, die sich mit dem Ort der entsprechenden Veranstaltung auskennen.
