Planificar un evento corporativo puede parecer sencillo a primera vista, pero lo cierto es que hay una serie de factores que deberás tener en cuenta para que todo salga tal y como imaginaste. ¡Toma nota!
1. El objetivo del evento corporativo
Definir el objetivo del evento de empresa es fundamental para asegurar el éxito. Ya sea una presentación de un nuevo producto, una recaudación de fondos para una causa social, una conferencia o, simplemente, un acto para reforzar la imagen de marca o fidelizar clientes. Establecer unos objetivos claros, tangibles y evaluables serán claves en nuestro evento corporativo.
2. El público
Tan importante como identificar el objetivo de un evento corporativo es definir muy concretamente al target. Debemos pensar en los eventos empresariales como una respuesta a medida para un “problema” específico. Y la tipología de los participantes (empleados, clientes, influencers, estudiantes, medios de comunicación, proveedores...) definirá qué tipo de experiencia podremos ofrecerles.
3. El presupuesto
Es muy común el error de creer que, cuanto mayor sea el presupuesto de los eventos de empresa, más exitosos resultarán. Esto no tiene que ser necesariamente así, ya que, tan importante como disponer de un buen presupuesto, será cómo lo gestionamos. A partir de ahí, también es lógico que, en función del presupuesto, podremos acceder a un tipo u otro de espacios y recurrir a ciertos servicios. Sobra decir que el presupuesto dedicado a la organización de tu evento corporativo debe estar en consonancia con los objetivos previamente definidos.
4. El espacio
Hoteles, palacios de congresos, castillos, casas solariegas, salones de eventos, restaurantes, beach clubs... El abanico de localizaciones para realizar eventos de empresa es inmenso. Antes de iniciar la búsqueda, es interesante hacer una lista de los requisitos que necesitas para la realización de tu evento: número de salas, servicios técnicos, alojamiento, restaurante…
Fuente: Palacio de Congresos y Exposiciones de la Costa del Sol
5. Los servicios
La experiencia de nuestro evento dependerá en gran medida de los proveedores de servicios elegidos para la organización. Recepción, catering, entretenimiento, decoración, equipo técnico, seguridad... Lo mejor es contar siempre con expertos en cada área específica y, sobre todo, con empresas o profesionales que conozcan a la perfección el destino y el tipo de evento que organizas. En la Costa del Sol existe una inmensa variedad de DMC’s y empresas de servicios para ayudarte a convertir tu evento en un auténtico éxito.
6. La comunicación
La comunicación de un evento corporativo es una de las principales claves del éxito del mismo. Por ello, tan pronto como la fecha esté definida y el espacio elegido, deberemos empezar a comunicar sobre el evento, a modo de “save the date”. Realizar envíos de e-mails (si disponemos de base de datos), campañas de publicidad en redes sociales, medios de comunicación o publicidad exterior. En este sentido, el presupuesto cobrará también gran importancia y determinará hasta dónde podremos llegar en materia de comunicación. Pero lo importante es que no es necesario un presupuesto enorme para comunicar bien el evento.
7. La planificación
La planificación es esencial, ya que cada elemento de un evento requiere plazos de diseño, validación, fabricación y entrega. La retroplanificación nos permite priorizar acciones teniendo en cuenta los plazos de cada una de ellas: producción, tecnología, logística…
8. El equipo
No caigas en el grave error de querer abarcar demasiadas tareas tú solo. Un buen organizador de eventos debe tener un buen equipo a su alrededor. Para ello, podrás buscar apoyo dentro de tu empresa o recurrir a recursos externos. Según el tipo de evento, podrías necesitar competencias en diseño de contenidos creativos, producción de eventos, logística, etc. Las agencias de organización de eventos pueden ayudarte a gestionar tu evento de principio a fin.
9. Los imprevistos
Un evento no sería un evento sin los imprevistos. Incluso si lo tenemos todo planeado al milímetro: los imprevistos llegarán, y no queda otra que estar bien preparados. Para ello, delega todas las tareas que puedas al resto del equipo y, en el día del evento, céntrate en observar cómo marcha todo, para detectar cualquier amenaza y actuar con celeridad.
10. El feedback
Una vez finalizado el evento corporativo, es importante tomarnos un tiempo para reflexionar sobre lo mejor y lo peor de la organización del mismo. Para ello, resulta muy útil compartir un cuestionario de satisfacción con los asistentes y extraer conclusiones que te permitirán mejorar en próximas ocasiones.
¡Esperamos que esta hoja de ruta te ayude a organizar tu evento corporativo con éxito! Y recuerda que, ante la duda, lo mejor es contar con el apoyo de DMC’s locales y, sobre todo, que sean buenas conocedoras del lugar donde se desarrolla el evento en cuestión.
