Organiser un événement peut sembler une tâche simple à première vue, mais il y a de nombreux facteurs à prendre en compte pour que tout se déroule comme vous le souhaitez. Voici quelques conseils précieux pour un événement d’entreprise réussi.
1. L’objectif d’un événement d’entreprise
Pour assurer le succès d’un événement d’entreprise, il est indispensable de définir son but. Qu’il s’agisse de la présentation d’un nouveau produit, d’une collecte de dons solidaire, une conférence ou un acte pour renforcer l’image de marque ou fidéliser les clients, des objectifs clairs, tangibles et évaluables seront déterminants pour votre événement.
2. Le public
Il est tout aussi important de fixer les objectifs d’un événement d’entreprise que d’identifier précisément son public cible. Pensez aux événements d’entreprise comme une réponse sur mesure à un problème concret. Le type de participants (employés, clients, influenceurs, étudiants, presse, fournisseurs…) déterminera l’expérience que vous pourrez leur offrir.
3. Le budget
On pense souvent que plus le budget d’un événement est élevé et plus celui-ci a de chances d’être une réussite. Ce n’est pas toujours le cas, puisque la gestion du budget est aussi essentielle que sa quantité. En fonction de notre budget, on pourra accéder à certains types d’espaces et de services. Bien évidemment, le budget consacré à l’organisation de votre événement doit être cohérent avec les objectifs définis au préalable.
4. L’espace
Hôtels, palais des congrès, châteaux, manoirs, salons, restaurants, beach clubs… L’éventail de lieux pour réaliser des événements d’entreprise est très large. Avant de commencer vos recherches, il peut être judicieux d’élaborer une liste des besoins concrets de votre événement : nombre de salles, services techniques, hébergement, restaurants, etc.
Source : Palacio de Congresos y Exposiciones de la Costa del Sol
5. Les services
L'expérience de votre événement dépendra en grande partie des fournisseurs de services choisis par l’organisation. Réception, catering, animation, décoration, équipe technique, sécurité… Rien de tel que de s’appuyer sur des experts dans leurs secteurs respectifs et surtout, sur des entreprises, agences ou professionnels qui connaissent sur le bout des doigts la destination et le type d’événement que vous organisez. Sur la Costa del Sol, une grande variété de DMC et de prestataires de services vous aideront à faire de votre événement un véritable succès.
6. La communication
La communication événementielle est l’un des principaux facteurs du succès d’un événement d’entreprise. Une fois que la date et l’espace sont définis, il vous faudra commencer à communiquer sur votre événement pour que les participants le gardent bien en tête. Vous pourrez effectuer des envois d’e-mails (si vous possédez une base de données), des campagnes publicitaires sur les réseaux sociaux, dans la presse et les médias ou de la publicité extérieure. Le budget est très important et déterminera jusqu’où vous pourrez aller en matière de communication. Cependant, rappelez-vous : un énorme budget n’est pas forcément nécessaire pour bien communiquer sur votre événement.
7. Le planning
Le planning est essentiel, puisque chaque aspect d’un événement requiert du temps pour être bien préparé et validé. Le rétroplanning permet de donner la priorité à certaines actions tout en prenant en compte leurs délais respectifs : production, technologie, logistique…
8. L’équipe
Ne commettez pas l’erreur de penser que vous pourrez tout faire vous-même. Un bon organisateur d’événements doit compter sur une bonne équipe. Pour cela, vous pourrez vous appuyer sur les équipes de l’entreprise et/ou faire appel à des prestataires extérieurs. Selon le type d’événement, vous pourriez avoir besoin de création de contenus créatifs, de production événementielle, de spécialistes en logistique, etc. Les agences événementielles peuvent aussi vous aider à gérer votre événement de A à Z.
9. Les imprévus
Sans imprévus, un événement ne serait pas vraiment un événement. Même si tout est réglé dans les moindres détails, il surgira toujours un contretemps et il vous faudra être prêt. Voilà pourquoi il faut déléguer le maximum de tâches au reste de l’équipe le jour de l’événement pour que vous puissiez vous dédier à observer et à veiller à son bon déroulement. En cas d’imprévu, vous pourrez agir rapidement.
10. Les retours
Une fois votre événement d’entreprise terminé, il est important de prendre du temps pour revenir sur les points forts et les points faibles de votre organisation. Il est souvent utile d’envoyer un sondage de satisfaction aux participants afin de tirer des conclusions qui vous permettront de vous améliorer pour les événements futurs.
Il ne vous reste plus qu’à mettre en pratique ces conseils pour organiser plus facilement un événement à succès. En cas de doute, les agences et DMC’s locales qui connaissent bien la région et le secteur de l’événementiel seront vos alliées !
