Si vous avez déjà organisé un événement d'entreprise, vous savez qu'il est essentiel de suivre certains protocoles. Ils nous aident à créer une atmosphère plus confortable pour nos invités. Nous pourrions dire que les protocoles dans le tourisme sont les outils qui nous aident à atteindre l'objectif de notre événement ou de notre voyage d'affaires : se rapprocher de notre public et communiquer efficacement avec lui, le tout dans une ambiance naturelle et chaleureuse. Envie de quelques conseils pour appliquer le protocole dans le tourisme MICE ? Lisez la suite !
Le protocole est un ensemble de règles et de formalité qui régissent les actions et les cérémonies diplomatiques ou officielles. En d'autres termes, le protocole vise à créer les conditions nécessaires pour qu'un événement se déroule comme prévu, de manière sûre et organisée.
Un événement est divisé en plusieurs phases : le pré-événement, l'événement et le post-événement. Chacune des parties a ses propres particularités, et le protocole peut donc varier. Évidemment, le type d'événement déterminera le protocole à suivre. Il est donc essentiel de consulter les caractéristiques de l'événement, de s'informer sur les invités, les activités spécifiques à réaliser et d'autres aspects essentiels de l'événement.
Le protocole avant l'événement
Date et lieu
Le lieu où se déroule l'événement est l'un des facteurs décisifs dans la conception du protocole de l'événement. Les événements en plein air, par exemple, ont tendance à être plus informels. Les événements en salle, en revanche, sont généralement plus importants et l’atmosphère y est généralement plus formelle. La ponctualité au début et à la fin de la cérémonie est un autre aspect fondamental du protocole du tourisme MICE.
Les invités
Le public qui va assister à l'événement détermine, dans une large mesure, les règles à suivre. Par exemple, dans le cas d'événements politiques, le protocole est beaucoup plus formel. En outre, la conception de l'invitation revêt également une importance capitale dans ces cas.
Programmation
Avant le début de l'événement, il convient d'établir un programme des manifestations, en indiquant toutes les personnes qui prendront la parole, leur temps de parole et d'autres aspects essentiels. Le timing doit être respecté à tout moment, afin que toutes les activités puissent se dérouler sans heurts.
Infrastructure
L'infrastructure, ainsi que tous les éléments nécessaires à la réalisation de l'événement, doivent être évalués avant le début de l'événement. Systèmes audio et vidéo, pupitres, scènes... Faites une liste de tout ce dont vous avez besoin avant l'événement.
Le protocole pendant l'événement
L'hôte/les hôtes
Le responsable de l'événement est celui qui doit accueillir les participants, gérer le déroulement, coordonner les activités et remercier les invités, entre autres fonctions.
L'accueil des invités
En règle générale, les invités doivent être appelés environ une heure avant le début de l'événement. A leur entrée, ils seront accueillis et informés de leur place à la manifestation ; ils recevront également du matériel si nécessaire : accréditation, dossiers, brochures, etc.
Restauration
Si l'événement comprend un déjeuner, un dîner ou un apéritif, le protocole de banquet doit être suivi. Il faut évaluer des aspects tels que la répartition des tables et des invités, la décoration, le choix des menus et de boisson à servir, etc.
Protocole post-événement
Bien entendu, il existe également toute une série de protocoles comportementaux pour la phase finale de l'événement. Par exemple, il est conseillé de faire un compte rendu public des conclusions de l'événement et de l'envoyer aux participants. Il est judicieux d'envoyer une lettre, un courriel ou un message de remerciement aux participants.
Mettez en pratique tous ces conseils sur le protocole du tourisme MICE lors de votre prochain événement à Málaga - Costa del Sol Convention Bureau ! Et si vous n'êtes pas un organisateur, mais un habitué des événements de toutes sortes, vous serez certainement plus attentif à tous ces détails lors des prochains événements auxquels vous participerez !
