Si alguna vez has organizado un evento corporativo, sabrás que es fundamental seguir ciertos protocolos. Estos nos ayudan a generar un ambiente más cómodo para nuestros invitados. Podríamos decir que los protocolos en turismo son aquellas herramientas que nos ayudan a cumplir el objetivo de nuestro evento o viaje de negocios: acercarnos a nuestro público y comunicarnos eficientemente con ellos, sin perder la naturalidad y la calidez con ellos. ¿Quieres algunos consejos a la hora de aplicar el protocolo en turismo MICE? ¡Continúa leyendo!
El protocolo es un conjunto de reglas de formalidad que rigen los actos y ceremonias diplomáticos u oficiales. O, dicho con otras palabras: el protocolo persigue crear las condiciones necesarias para que un evento transcurra tal y como se espera, de una forma segura y organizada.
Un evento se divide en diversas fases: la organización previa, el evento y el postevento. Cada una de las partes tiene sus propias particularidades; y, por lo tanto, el protocolo puede variar. Como es obvio, el tipo de evento marcará el protocolo a seguir. Por lo tanto, resulta indispensable consultar las características del acto, informarnos sobre los invitados, las actividades concretas que se realizarán, y otros aspectos esenciales del mismo.
El protocolo previo al evento
Fecha y lugar
El emplazamiento donde se celebra el evento en cuestión es uno de los factores decisivos para diseñar el protocolo del evento. Los actos al aire libre, por ejemplo, suelen tener un estilo más informal. Por su parte, los eventos que se celebran en salones cubiertos cobran, por lo general, mayor importancia y un clima más serio. La puntualidad en el inicio y en la finalización de la ceremonia es otro aspecto fundamental en el protocolo en turismo MICE.
Los invitados
El público que va a asistir al acto determina, en gran medida, las reglas que deberemos seguir. Por ejemplo, en el caso de eventos políticos, el protocolo es mucho más formal. Además, el diseño de la invitación es también de vital importancia en estos casos.
La programación
Antes de iniciar el evento, se debe diseñar un programa de actos en el que figuren todas las personas que tomarán la palabra, su tiempo de intervención y otros aspectos esenciales. El timming se debe cumplir en todo momento, para que todas las actividades se puedan llevar a cabo sin inconvenientes.
Infraestructura
La infraestructura, así como todos los elementos necesarios para llevar a cabo el evento, deben valorarse antes de iniciarlo. Sistemas de audio y vídeo, atriles, tarimas... haz una lista con todo lo necesario antes del evento.
El protocolo durante el evento
El anfitrión / anfitriones
La persona responsable del evento será quien debe dar la bienvenida a los asistentes, dirigir el acto, coordinar las actividades y despedir a los invitados, entre otras funciones.
La recepción de los invitados
Como norma general, los invitados deberán convocarse alrededor de una hora antes de iniciar el evento. A su entrada, se les dará la bienvenida y se les informará del lugar que ocuparán en el acto; Además, se les proporcionará material si es necesario: acreditación, dossiers, folletos, etc.
El catering
En caso de que el evento incluya comida, cena o aperitivo, se deben regir por el protocolo de banquetes. Habrá que valorar aspectos como la distribución de las mesas e invitados, la decoración, el tipo de comida y bebida que se servirá, etcétera.
El protocolo después del evento
Como no podría ser de otro modo, también existe toda una serie de protocolos de conducta para la fase final del evento. Por ejemplo, es aconsejable realizar un acta pública con las conclusiones del evento, y hacerla llegar a los participantes. Tampoco está de más enviar una carta, email o mensaje de agradecimiento a los asistentes.
¡Pon en práctica todos estos consejos sobre protocolo en turismo MICE en tu próximo evento en Málaga - Costa del Sol Convention Bureau! Y si no eres organizador, sino asistente asiduo a eventos de diverso tipo, ¡seguro que ahora prestarás más atención a todos estos detalles en los próximos actos a los que acudas!
