Если вы организовывали корпоративное мероприятие, вы знаете, что важно следовать определенным протоколам. Это поможет создать более комфортную атмосферу для ваших гостей. Можно сказать, что протоколы в туризме – это те инструменты, которые помогают достичь цели вашего мероприятия или деловой поездки: сблизиться с вашей аудиторией и эффективно общаться с ней, не теряя при этом естественности и теплоты. Хотите совет по применению протокола в MICE-туризме? Читайте дальше!
Протокол представляет собой набор формальных правил, регулирующих дипломатические или официальные мероприятия и церемонии. Или, другими словами, протокол направлен на создание необходимых условий для того, чтобы событие прошло, согласно ожиданиям, безопасно и хорошо организованно.
Мероприятие делится на несколько этапов: предварительная организация, мероприятие и подведение итогов. У каждого этапа свои особенности и, следовательно, протокол может отличаться. Тип мероприятия будет определять протокол, которому необходимо следовать. Поэтому важно ознакомиться с характеристиками события, узнать информацию о гостях, конкретных мероприятиях, которые будут проводиться, и других важных аспектах.
Предварительный протокол
Время и место
Место проведения мероприятия является одним из решающих факторов при разработке протокола мероприятия. Например, события на открытом воздухе имеют более неформальный стиль. С другой стороны, мероприятия, которые проходят в залах, как правило, приобретают большую значимость и более серьезную атмосферу. Пунктуальность в начале и в конце церемонии — еще один фундаментальный аспект протокола MICE-туризма.
Гости
Аудитория, которая собирается присутствовать на мероприятии, во многом определяет правила, которым вы должны следовать. Например, в случае политических событий протокол носит гораздо более формальный характер. Кроме того, в этих случаях большое значение имеет дизайн приглашения.
Планирование
Перед началом мероприятия необходимо разработать программу выступлений, включающую всех участников, время их выступления и другие важные аспекты. Очень важно соблюдать тайминг для идеальной организации всех рабочих процессов.
Инфраструктура
Инфраструктура, а также все необходимые элементы для проведения мероприятия должны быть определены до его начала. Аудио- и видеосистемы, трибуны, передвижная сцена...Составьте список всего необходимого до мероприятия.
Протокол во время мероприятия
Хозяин/ хозяева
Лицо, ответственное за мероприятие, должно приветствовать участников, направлять мероприятие, координировать действия и провожать гостей, помимо выполнения других функций.
Приём гостей
По общему правилу, гостей необходимо созывать примерно за час до начала мероприятия. При входе их встретят и проинформируют о месте, которое они будут занимать на мероприятии; кроме того, при необходимости им будут предоставлены материалы: аккредитация, досье, брошюры и т. д.
Кейтеринг
В случае если мероприятие включает обед, ужин или аперитив, они должны регулироваться протоколом банкета. Необходимо будет проработать такие аспекты, как распределение столов и гостей, оформление, блюда и напитки, которые будут подаваться и т. д.
Протокол после мероприятия
Также есть целая серия протоколов проведения финальной фазы мероприятия. Например, целесообразно сделать пресс-релиз с подведением итогов мероприятия, и разослать его участникам. Также не помешает отправить письмо, email или благодарственное сообщение гостям.
Примените все эти советы по протоколу в MICE-туризме на своем следующем мероприятии в Малаге – конгресс-бюро Коста-дель-Соль !! И если вы не организатор, а постоянный участник разного рода мероприятий, то теперь вы наверняка будете уделять больше внимания всем этим деталям на следующих мероприятиях, которые вы посетите!
