Wenn Sie schon einmal eine Firmenveranstaltung organisiert haben, wissen Sie, wie wichtig es ist, bestimmte Protokolle zu beachten. Letztlich helfen Sie uns dabei, unseren Gästen ein angenehmeres Umfeld garantieren zu können. Praktisch sind Tourismusprotokolle die Werkzeuge, die es uns ermöglichen, das Ziel unserer Veranstaltung oder Geschäftsreise zu erreichen: unserem Publikum näherzukommen und effizient mit ihm zu kommunizieren, ohne dabei Faktoren wie Natürlichkeit und Wärme zu verlieren. Möchten Sie sich unsere Tipps zur Anwendung solcher Protokolle im MICE-Tourismus anschauen? Dann lesen Sie weiter!
Unter Protokoll versteht man eine Reihe von Förmlichkeitsregeln, die diplomatische oder offizielle Handlungen und Zeremonien regeln. Mit anderen Worten: Ein Protokoll zielt darauf ab, die notwendigen Bedingungen zu schaffen, damit ein Ereignis wie erwartet, sicher und organisiert ablaufen kann.
Eine Veranstaltung gliedert sich in mehrere Phasen: die Phase vor der Veranstaltung, die Veranstaltung selbst und die Phase nach der Veranstaltung. Jeder Teil hat seine eigenen Besonderheiten, weswegen das Protokoll variieren kann. Selbstverständlich entscheidet die Art des Events über das zu befolgende Protokoll. Umso wichtiger ist es daher, sich über die Merkmale der Veranstaltung zu erkundigen und über die Gäste, die durchzuführenden spezifischen Aktivitäten sowie andere wesentliche Aspekte der Veranstaltung zu informieren.
Das Protokoll vor der Veranstaltung
Datum und Ort
Der Ort, an dem die Veranstaltung stattfinden soll, ist einer der entscheidenden Faktoren bei der Gestaltung des Veranstaltungsprotokolls. Events im Freien sind zum Beispiel eher informell gehalten. Indoor-Events hingegen sind in der Regel von größerer Bedeutung und haben eine seriösere Atmosphäre. Die Pünktlichkeit zum Auftakt und Abschluss der Zeremonie ist ein weiterer wesentlicher Aspekt des Tourismusprotokolls im MICE-Sektor.
Die Gäste
Das Publikum, das an der Veranstaltung teilnimmt, bestimmt in hohem Maße die Richtlinien, die befolgt werden müssen. Bei politischen Veranstaltungen zum Beispiel ist das Protokoll sehr viel förmlicher. Darüber hinaus ist in diesen Fällen auch die Gestaltung der Einladung von entscheidender Bedeutung.
Terminplanung
Vor Beginn der Veranstaltung sollte ein Veranstaltungsprogramm erstellt werden, in dem alle Redner, ihre Redezeit und andere wichtige Aspekte aufgeführt sind. Der Zeitplan muss konsequent eingehalten werden, damit alle Aktivitäten reibungslos durchgeführt werden können.
Infrastruktur
Die Infrastruktur sowie alle für die Durchführung der Veranstaltung erforderlichen Elemente müssen vor Beginn der Veranstaltung bewertet werden. Audio- und Videosysteme, Rednerpulte, Bühnen... Machen Sie vor der Veranstaltung eine Liste mit allem, was Sie brauchen.
Das Protokoll während der Veranstaltung
Der Gastgeber/die Gastgeber
Die für die Veranstaltung verantwortliche Person ist unter anderem für die Begrüßung der Teilnehmer, die Leitung der Veranstaltung, die Koordinierung der Aktivitäten und die Verabschiedung der Gäste zuständig.
Die Begrüßung der Gäste
In der Regel sollten die Gäste etwa eine Stunde vor Beginn der Veranstaltung aufgerufen werden. Am Eingang werden sie empfangen und über ihren Platz bei der Veranstaltung informiert; außerdem erhalten sie bei Bedarf Material: Akkreditierung, Dossiers, Broschüren, etc.
Das Catering
Wenn die Veranstaltung ein Mittagessen, ein Abendessen oder einen Aperitif umfasst, muss das Bankettprotokoll eingehalten werden. Aspekte wie die Verteilung der Tische und der Gäste, die Dekoration, die Art der zu servierenden Speisen und Getränke müssen vorab studiert werden.
Das Protokoll nach der Veranstaltung
Natürlich gibt es auch eine ganze Reihe von Verhaltensprotokollen für die Endphase der Veranstaltung. So ist es beispielsweise ratsam, ein öffentliches Protokoll der Schlussfolgerungen der Veranstaltung anzufertigen und es den Teilnehmern zuzusenden. Es ist auch eine gute Idee, einen Brief, eine E-Mail oder eine Danksagung an die Teilnehmer zu schicken.
Setzen Sie all diese Tipps für ein reibungsloses Tourismusprotokoll im MICE-Sektor bei Ihrer nächsten Veranstaltung in Malaga - Costa del Sol Convention Bureau in die Praxis um! Und wenn Sie kein Organisator sind, sondern regelmäßig an Veranstaltungen verschiedenster Art teilnehmen, werden Sie bei den nächsten, sicherlich mehr auf all diese Details achten!
