Les facteurs dont il faut tenir compte lorsque l’on organise un événement d’entreprise sont nombreux. Cependant, le choix du lieu le plus approprié est indéniablement l’un des plus importants. La date de l’événement, le nombre de participants et d’intervenants, la décoration et même les options de catering dépendent de cette première décision. Voilà pourquoi, dans cet article, nous vous donnons quelques conseils pour choisir le meilleur espace pour votre événement d’entreprise :
L’emplacement et la connexion
C’est l’un des premiers facteurs à considérer lorsque l’on choisit un espace événementiel, surtout pour un événement d’entreprise. Le lieu doit être bien relié aux villes d’origine des intervenants et des participants, qui devront pouvoir y parvenir de manière aisée (transports publics, parking…). Le cadre dans lequel cet endroit se trouve est tout aussi essentiel (les participants apprécient généralement les événements qui se déroulent dans des cadres naturels, près de la mer, à la montagne ou des espaces qui possèdent un charme unique comme des palais ou des domaines traditionnels).
La capacité d’accueil
Naturellement, on ne peut pas négliger la capacité d’accueil des espaces événementiels. Il vous faudra déterminer au préalable le nombre d’invités et choisir en conséquence le lieu le plus approprié pour garantir le confort de tous les participants.
Les services
Posez-vous les questions suivantes : est-ce que cet espace est doté d’une cuisine et peut fournir un service de catering pendant mon événement ? Est-ce qu’il dispose de chaises, de tables et de couverts ? Y a-t-il une équipe d’entretien et de nettoyage ? Du matériel audiovisuel, de sonorisation ou d’éclairage ? Que l’espace dans lequel vous souhaitiez célébrer votre événement offre tous ces services est un facteur fondamental puisque, si ce n’est pas le cas, vous devrez faire appel à des prestataires externes. Cependant, assurez-vous bien que la qualité des services fournis par l’espace événementiel est optimale.
Le design et la distribution
Vous le savez déjà : pour garantir le succès de votre événement, le cadre de l’espace sélectionné est très important. Il en est de même pour son design, sa décoration ou sa distribution. Quel est le style de l’architecture et quelle sensation transmet l’intérieur du bâtiment (luxe, tradition…) ? N’oubliez pas de consulter et de comparer les plans des lieux présélectionnés en notant des éléments comme les possibilités d’installation du matériel de son et lumière, où se trouvent les toilettes, les portes, la scène…
L’acoustique
Avez-vous déjà assisté à un événement où il y avait tellement de bruit qu’il était difficile d’entendre les autres et même les intervenants ? C’est l’un des aspects auxquels on ne fait pas attention lorsque l’on choisit des espaces pour un événement d’entreprise. Pourtant, une bonne acoustique est d’une importance vitale. Généralement, les lieux aux plafonds bas offrent une sensation plus chaleureuse, mais lorsqu'ils se remplissent de gens, ils sont plus bruyants. Des salles excessivement grandes peuvent aussi générer un écho gênant. Pas de panique ! Si l’acoustique de l’endroit pour lequel vous avez opté n’est pas très bonne, il existe des solutions techniques qui joueront en votre faveur.
La flexibilité
Finalement, si vous recherchez les meilleurs prix pour louer l’espace où organiser votre événement, n’oubliez pas que la flexibilité sera votre meilleur atout. Il est possible que les endroits choisis proposent plusieurs dates. En leur donnant plusieurs possibilités de dates, vous aurez plus de probabilités d’obtenir le meilleur tarif.
C’est une évidence : les aspects à tenir en compte pour choisir un espace pour votre événement d’entreprise sont nombreux. En gardant à l’esprit ces conseils, vous trouverez le lieu parfait. Une fois que vous aurez fait votre choix, il ne vous restera qu’à préparer le calendrier, faire la promotion de votre événement, envoyer les invitations ou vendre les places. Un grand travail en perspective !
Costa del Sol, une destination privilégiée pour organiser votre événement
Les organisateurs d’événements espagnols et du monde entier sont de plus en plus nombreux à choisir la province de Málaga pour leurs célébrations. Le palais des congrès de Málaga en est la preuve, avec un calendrier de salons, de foires et d’activités de premier ordre au niveau national. Les secteurs productifs qui optent pour la Costa del Sol pour tenir leurs événements d’entreprise et leurs rencontres associatives sont très variés. La grande diversité d’espaces événementiels est l’une des principales raisons pour laquelle la province de Málaga accueille tant de congrès et de conventions. Et vous ? Qu’attendez-vous pour célébrer votre prochain événement sur la Costa del Sol ?
