Planificar, gestionar y organizar un evento deportivo no es una tarea sencilla, especialmente teniendo que aplicar las últimas medidas de seguridad y distanciamiento social. Torneos de tenis, una liga de fútbol... A continuación, te contamos cómo organizar un evento deportivo que resulte divertido, seguro y eficiente.
Cómo organizar un evento deportivo paso a paso
1. Organización, ante todo
Resulta obvio, pero la mejor forma de asegurar el éxito del evento es llevar a cabo una impoluta organización desde el principio. Nos ayudará emplear alguna herramienta online de organización de proyectos, como Asana o Trello (entre otras muchas), pero también tener claras una serie de cuestiones: ¿Para qué es el evento? ¿Qué tipo de espacio necesitaremos? ¿Con qué presupuesto contaremos? ¿Cuáles son las medidas de seguridad sanitarias que deberemos emplear? Estas son solo algunas de las consideraciones iniciales que deberemos hacernos.
2. Elegir la fecha perfecta
Elegir la fecha correcta es vital. Asegurarnos de que nuestro evento no coincide con ningún otro evento deportivo o citas locales asegurará no sólo la asistencia y participación del público, sino también la repercusión de la convocatoria. Deberemos elegir una fecha que nos deje un margen de tiempo suficiente para planificar y promover correctamente.
3. La elección del lugar
El lugar elegido para desarrollar el evento deportivo debe tener suficiente capacidad, ser seguro y accesible para el público, tanto si se trata de un espacio exterior como interior. Será también importante tener en cuenta el aforo permitido, siguiendo las medidas de distanciamiento social.
4. Planifica cómo será el evento
¿Será un partido, un torneo, una liga? ¿Cuántas personas o equipos participarán? ¿El evento incluirá varios deportes o solo uno? ¿Cuál será el formato? Cuantos más detalles conozcas sobre la consecución del evento, mejor. Algo muy útil es plasmar en un papel todos los detalles sobre cómo imaginamos que será el evento, desde el principio hasta el final. Así nos aseguraremos de improvisar lo menos posible.
5. Calcula los suministros que necesitarás
Haz una lista de los suministros necesarios para llevar a cabo tu evento deportivo: certificados, carteles y señalética, silbatos, medallas, premios... Y, por supuesto, ten en cuenta los materiales de protección (EPIs), como máscaras faciales, geles desinfectantes y otros productos de limpieza y desinfección.
6. Salud y seguridad
Asegúrate de que en todas las fases de tu evento se siguen las medidas de salud y seguridad anunciadas en cada momento por las instituciones públicas para proteger a todos los asistentes. Además, será muy recomendable tener un seguro de responsabilidad civil. Si no obtienes el seguro adecuado, podrías tener que pagar una suma considerable de dinero en el caso de que ocurriese algún accidente, algo bastante habitual durante cualquier evento deportivo.
7. Personal y voluntarios
Si quieres saber cómo se organiza un evento deportivo, uno de los puntos más importantes es el cálculo del personal que necesitarás para asistir a los invitados. La mayoría de los eventos de este tipo cuentan con personal contratado y voluntarios. La selección e instrucción de todo el equipo es una de las labores que, sin duda, serán determinantes en el resultado del evento. Invierte el tiempo suficiente en formar a todos los actores que participarán en “el gran día” para que tengan instrucciones claras en todo momento.
8. Promociona tu evento
Da el siguiente paso promocionando activamente tu evento deportivo. Envía información por e-mail, usa las redes sociales y, si dispones de presupuesto, lanza una campaña publicitaria en la prensa o exterior (vallas, medios de transporte...). No olvides invitar a la prensa local y a algunos influencers relacionados con la temática del evento para que asistan al mismo. ¡Ellos se encargarán de ayudarte a promocionar la cita! Cuanto más esfuerzo (y recursos) inviertas en la promoción de tu evento, mejores serán sus resultados.
Llegados hasta aquí, solo faltan dos puntos por cumplir: el primero es revisar todos los detalles de tu plan para ver si puedes mejorar o pulir alguno. El segundo, ¡comenzar a vender entradas! Para esto, puedes emplear plataformas online como Eventbrite o, si dispones de página web, abrir un apartado de compra o reserva de entradas.
¡Esperamos haber resuelto tus inquietudes sobre cómo organizar un evento deportivo y que, siguiendo estos consejos, tengas muchísimo éxito organizando el tuyo! No olvides que en la web del Convention Bureau de Costa del Sol encontrarás mucha más información sobre organización de eventos en la provincia de Málaga.
