Planifier, gérer et organiser un événement sportif n’est pas chose facile, spécialement lorsque l’on doit appliquer les dernières mesures de sécurité et de distance sociale. Tournois de tennis, une ligue de football… Ci-dessous, nous vous dévoilons comment organiser un événement sportif divertissant, sûr et efficace.
1. L’organisation avant tout
Cela peut paraître évident, mais le meilleur moyen d’assurer le succès d’un événement, c’est d’être impeccablement organisé depuis le début. Même si des outils en ligne tels qu’Asana ou Trello vous seront d’une grande aide, il est impératif de se poser une série de questions : Quel type d’événement ? Quel type d’espace ? Quel budget avons-nous ? Quelles sont les mesures de sécurité et mesures sanitaires à appliquer ? Ce ne sont que quelques exemples des interrogations à considérer absolument.
2. Choisir la date parfaite
Il est vital de choisir la bonne date. S’assurer que l’événement ne coïncide avec aucune autre rencontre sportive ou rendez-vous local vous permettra non seulement d’assurer la participation du public, mais aussi l’impact de votre événement. Il vous faudra également choisir une date avec une marge de temps suffisamment grande pour le préparer et le promouvoir correctement.
3. Le choix du lieu
Le lieu choisi pour développer un événement sportif devra avoir une capacité d’accueil suffisante, être sûr et accessible au public, qu’il s’agisse d’un espace extérieur ou intérieur. Il faudra prendre en compte la capacité d’accueil permise et les mesures de distanciation sociale.
4. Visualisez le déroulement de l’événement
Un match, un tournoi, une ligue ? Combien de personnes ou d’équipes participeront ? L’événement inclut plusieurs sports ou une seule discipline ? Quel sera son format ? Il n’est jamais de trop de considérer tous les détails du déroulement de l’événement. Écrire sur papier votre vision de la réalisation de l’événement en détail, du début à la fin, peut-être utile. Ainsi, vous vous assurez d’improviser le moins possible.
5. Calculez les fournitures dont vous aurez besoin
Faites une liste des fournitures et du matériel dont vous aurez besoin pour organiser votre événement sportif : certificats, panneaux et panneaux de signalisation, sifflets, médailles, trophées… Et bien évidemment, prenez en compte le matériel de protection individuelle (EPI) tels que des masques, du gel hydroalcoolique et les produits de nettoyage de désinfection.
6. Santé et sécurité
Assurez-vous, dans toutes les étapes de votre événement, que les mesures de sécurité annoncées par les institutions publiques pour protéger le public et les participants soient respectées. De plus, nous vous conseillons de prendre une assurance responsabilité civile. Si vous n’avez pas la bonne assurance, vous devrez probablement payer une somme considérable en cas d’accident, chose assez habituelle lors d’un événement sportif.
7. Le personnel et les volontaires
Si vous voulez savoir comment on organise un événement sportif, l’un des points les plus importants est de connaître la quantité de personnel dont vous aurez besoin pour aider les invités. La plupart des événements de ce type embauchent à la fois du personnel et des volontaires. La sélection et les instructions données à toute l’équipe font partie des tâches qui, sans aucun doute, seront déterminantes dans le résultat de l’événement. Investissez le temps qu’il faut afin de former tous les acteurs qui participeront au grand jour pour qu’ils reçoivent des instructions claires à tout moment.
8. Faites la promotion de votre événement
Ensuite, il vous reste à faire la promotion active de votre événement sportif. Envoyez des informations par e-mail, utilisez les réseaux sociaux et si vous avez suffisamment de budget, lancez une campagne publicitaire dans la presse ou en extérieur (panneaux, moyens de transport, etc…). N’oubliez pas d’inviter la presse locale et des influencers en relation avec le thème de l’événement à y assister. Ils se chargeront de vous aider à promouvoir votre rendez-vous. Plus d’efforts et de ressources vous investirez dans la promotion de votre événement, plus le résultat sera meilleur !
Il ne vous reste plus que deux choses à faire. La première : revoir tous les détails de votre plan pour voir ce que vous pouvez améliorer ou affiner. La deuxième est de commencer à vendre des tickets ! Pour cela, vous aurez besoin de recourir aux services de plateformes en ligne comme Eventbrite ou, si vous possédez un site web, d’ouvrir une page d’achat ou de réservation en ligne.
Nous espérons avoir dissipé vos doutes sur les étapes à suivre pour organiser un événement sportif et qu’en suivant ces conseils, votre événement soit un véritable succès ! N’oubliez pas que sur le site web du Convention Bureau de la Costa del Sol, vous retrouverez bien d’autres informations sur l’organisation d’événements dans la province de Malaga.
