Es gibt unzählige Ziele, die mit der Organisation eines Firmenevents verfolgt werden können: die Vermittlung der Unternehmensstrategie, die Unterrichtung der Mitarbeiter über Ergebnisse oder Unternehmensneuigkeiten, die Einführung eines Produkts oder einer Dienstleistung genauso wie die Motivation oder Belohnung der Mitarbeiter. Um nur einige Beispiele zu nennen. Die Planung und Durchführung einer erfolgreichen Unternehmensveranstaltung ist keine einfache Aufgabe. Es handelt sich um einen Prozess, der mehrere Monate Arbeit erfordert und aus mehreren Phasen besteht, die wir im Folgenden erläutern.
1. Das Ziel der Veranstaltung
Wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie eine Unternehmensveranstaltung organisieren können, sollten Sie zunächst das Ziel der Veranstaltung definieren. Überlegen Sie, warum und zu welchem Zweck Sie diese Veranstaltung organisieren und wenn Sie beide Fragen beantwortet haben, bestimmen Sie, welche Art von Veranstaltung am besten zu Ihrer Zielgruppe passt.
2. Das Publikum
Bei der Organisation von Unternehmensveranstaltungen ist die Definition der Zielgruppe von entscheidender Bedeutung. Richten Sie sich an die Führungskräfte und das obere Management Ihres Unternehmens, an Geschäftspartner, Mitglieder der Gemeinschaft oder an Kunden? Natürlich kann es sein, dass das Publikum eine Kombination aus verschiedenen Gruppen ist. In jedem Fall ist es für den Erfolg der Veranstaltung unerlässlich, die Zielgruppe zu definieren und zu analysieren, wie sie erreicht werden kann. Vergessen Sie auch nicht, dass die Gäste, egal wie lang die Gästeliste ist, sich vor allem daran erinnern werden, wie sie vor, während und nach der Feier behandelt wurden. Jede Person, die an der Veranstaltung teilnimmt, ist ein potenzieller Fürsprecher Ihrer Marke. Nutzen Sie also diese Gelegenheit, um einen positiven Einfluss auf alle Ihre Gäste auszuüben!
3. Das Budget
Ein realistisches Budget festzulegen ist essentiell, um zu bestimmen, welche Art von Veranstaltung wir durchführen können. Darüber hinaus ist es wichtig, für unvorhergesehene Ereignisse vorzusorgen. Legen Sie also ein kleines "Polster" für unerwartete Ausgaben zurück.
4. Das Thema
Es ist an der Zeit, ein Thema für die Veranstaltung zu wählen und das beste Format zu bestimmen, um es Ihren Gästen zu präsentieren. Das gewählte Thema sollte sich in jedem Aspekt der Veranstaltung widerspiegeln: in der Dekoration, der Musik, dem Essen, dem Programm...
5. Der Ablaufplan
Bei der Planung der Veranstaltung müssen alle Aufgaben im Auge behalten werden. Das kann durch die Erstellung einer detaillierten Checkliste erleichtert werden. Sie können dafür eine spezielle Software verwenden oder eine Tabelle mit Registerkarten für jede Art von Aufgabe erstellen und Parameter wie Zeit, Ort, beteiligte Personen usw. festlegen.
6. Der Standort
Die Wahl des richtigen Ortes ist der Schlüssel zum Erfolg Ihrer Veranstaltung. Achten Sie darauf, dass der Veranstaltungsort in einer verkehrsgünstig gelegenen Gegend mit einer lebendigen Atmosphäre liegt, damit sich die Teilnehmer wohlfühlen und bereit sind, die Reise anzutreten.
7. Die Logistik am Tag der Veranstaltung
Einer der wichtigsten Schlüssel zur Organisation einer erfolgreichen Veranstaltung ist der Einsatz der besten Spezialisten in jedem Bereich. Produktion, Transport, Catering, Musik, Fotografen, Floristen, Sicherheitspersonal... Um sicherzustellen, dass alles nach Plan verläuft, sollten Sie einen Zeitplan für die Veranstaltung aufstellen und dafür sorgen, dass alle Teammitglieder wissen, welche Aspekte in ihre Zuständigkeit fallen.
8. Die Technologie, Ihr größter Verbündeter
Heutzutage gibt es zahlreiche Plattformen und Apps für das Veranstaltungsmanagement, die von der Registrierung der Teilnehmer vor Ort bis hin zur Aufwertung von Aktivitäten und Präsentationen durch Simulationen und Virtual-Reality-Spiele alles bieten. Der Einsatz von Event-Apps kann die Planung erheblich vereinfachen und das Engagement der Teilnehmer erhöhen.
9. Die Werbung für die Veranstaltunge
Sie können die beste Veranstaltung des Jahres planen, aber wenn die Leute nichts davon wissen, wird niemand daran teilnehmen. Es ist daher unerlässlich, kreative (und wirksame) Wege zu finden, um das Event zu bewerben. Wenn es sich um eine kleine Veranstaltung mit einer begrenzten Gästeliste handelt, können Sie einfach Einladungen verschicken, aber bei größeren Veranstaltungen müssen Sie mutiger sein. Außen- oder Pressewerbung, Interviews oder Reportagen, soziale Medien, Online-Kampagnen... es gibt eine Vielzahl von Medien für diese Aufgabe. Die Entscheidung für das eine oder das andere hängt von den Zielen Ihrer Veranstaltung und dem Budget ab, das Ihnen zur Verfügung steht.
10. Die Auswertung der Ergebnisse
Die Auswertung des Ablaufs der Veranstaltung ist eine entscheidende Phase. Vor allem, wenn Sie beabsichtigen, in Zukunft eine neue Ausgabe zu organisieren. Dazu stehen Ihnen mehrere Informationsquellen zur Verfügung: Kunden, Lieferanten, Teammitglieder und alle anderen Beteiligten. Halten Sie Sitzungen ab und führen Sie Umfragen durch, um Schlussfolgerungen über die Aspekte zu ziehen, die sich bewährt haben, und diejenigen, die für künftige Ausgaben verbessert werden sollten.
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