Il existe une multitude d’objectifs lorsqu’on organise un événement d’entreprise : communiquer la stratégie d’entreprise, informer les employés des résultats des nouveautés de l’entreprise, lancer un produit ou service, motiver ou récompenser le personnel… Préparer et réaliser un événement d’entreprise réussi n’est pas une tâche facile. C’est en général un processus de plusieurs mois de travail, avec différentes étapes que nous vous révélons dans cet article :
1. L’objectif de l’événement
Vous vous demandez comment organiser un événement d’entreprise ? Il faut commencer par déterminer son objectif. Demandez-vous pourquoi et pour qui vous préparez cet événement. Une fois que vous avez répondu à ces questions, vous pourrez définir quels types d’événements s'adaptent le mieux à votre public.
2. Le public
Lors d’un processus d’organisation d’événements d’entreprise, il est fondamental de déterminer le public cible. Vous adressez-vous aux exécutifs et aux cadres de votre entreprise ? Aux partenaires commerciaux ? Aux membres de la communauté ? À vos clients ? Il est possible que le public soit un mélange de ces différentes catégories. Dans tous les cas, le définir et analyser la manière de le sensibiliser est essentiel pour assurer le succès de l’événement. De plus, n’oubliez pas que, indépendamment de la taille de la liste des invités, ceux-ci se rappelleront comment on les a traités avant, pendant et après l’événement. Chaque personne qui assiste à l’événement est un potentiel ambassadeur de votre marque. Profitez de l’occasion pour générer un impact positif sur tous vos invités !
3. Le budget
Définir un budget réaliste est fondamental pour déterminer le type d’événement que vous pourrez proposer. Il faut aussi penser que des imprévus peuvent toujours arriver. Il vous faudra donc avoir un matelas financier réservé pour les dépenses inattendues.
4. Le sujet
Il sera aussi nécessaire de choisir un sujet pour votre événement et le meilleur format pour le présenter à vos invités. Celui-ci peut se refléter dans de nombreux détails et aspects de l’événement : la décoration, la musique, la nourriture, la programmation des activités…
5. Le planning
La conception d’un événement requiert un suivi de toutes les tâches. La création d’une liste de vérification détaillée vous facilitera largement le travail. Pour cela, vous pouvez utiliser un logiciel concret et créer une feuille de calcul avec des onglets pour chaque type de tâches, en établissant des paramètres comme l’heure, le lieu, les personnes qui interviennent, etc.
6. Le lieu
Trouver le lieu le plus adapté est l’une des clés d’un événement réussi. Il ne faut pas oublier qu’il doit se trouver dans un endroit opportun, être bien desservi et présenter une bonne ambiance pour que le public se sente à l’aise et prêt à faire le voyage.
7. La logistique le jour de l’événement
L’un des fondamentaux de l’organisation événementielle est de compter sur les meilleurs spécialistes de chaque domaine. Production, transport, restauration, musique, photographes, fleuristes, personnel de sécurité… Pour vous assurer que tout aille comme prévu, n’oubliez pas de faire un planning de l’événement et assurez-vous que tous les membres de l’équipe connaissent bien les aspects de leurs tâches et responsabilités.
8. La technologie, votre alliée
Actuellement, il existe de nombreuses plateformes et applications de gestion d’événements qui se chargent de nombreuses choses, de la liste sur place des invités en passant par l’amélioration des activités et des présentations avec des simulations et des jeux de réalité virtuelle. L’utilisation d’applications événementielles peut vous permettre de faciliter de manière significative la planification et augmenter la satisfaction de votre public.
9. La promotion de l’événement
Vous pouvez préparer le meilleur événement de l’année, mais si les gens ne savent pas qu’il existe, personne ne viendra. Voilà pourquoi il est impératif de trouver des manières créatives (et efficaces) de communiquer sur votre événement. Si c’est un événement de petite envergure et votre liste d’invités est limitée, il vous suffira d’envoyer des invitations. Cependant, il vous faudra être plus audacieux pour de grands événements. Publicité ou articles de presse, interviews ou reportages, réseaux sociaux, campagnes en ligne… il y a une foule de moyens disponibles pour cela. Le choix de ces moyens dépendra des objectifs de votre événement et de votre budget.
10. L’analyse des résultats
L’évaluation du déroulement de l’événement est une étape cruciale, surtout si vous avez l’intention d’en refaire un à l’avenir. Plusieurs sources d’information sont à votre portée pour cette analyse : clients, fournisseurs, membres de l’équipe… Faites des réunions et des sondages pour obtenir des conclusions des aspects qui ont fonctionné et de ceux à améliorer pour les prochaines éditions.
Costa del Sol, un décor exceptionnel pour votre événement
La Costa del Sol est un lieu formidable pour célébrer tous types de réunions, congrès et événements. Málaga est une province dotée de services de premier ordre pour remplir tous les besoins du monde de l’entreprise. C’est aussi une destination pleine d’énergie où il vous sera plus facile de profiter, faire des affaires et du réseau professionnel. N’attendez plus pour préparer vos prochains événements d’entreprise !
