При организации корпоративного мероприятия существует бесконечное множество целей: представление бизнес-стратегии, информирование сотрудников о результатах или новостях компании, запуск продукта или услуги, мотивация или вознаграждение персонала — вот некоторые из них. Планирование и проведение успешного корпоративного мероприятия – непростая задача. В целом это процесс, занимающий несколько месяцев работы и состоящий из нескольких этапов, которые мы раскроем ниже.
1. Цель мероприятия
Если вы думаете о том, как организовать корпоративное мероприятие, то стоит начать с определения его цели. Спросите себя, зачем и для чего вы организуете это мероприятие, и, получив ответы на оба вопроса, определите, какой тип мероприятия лучше всего подходит для вашей целевой аудитории.
2. Аудитория
Определение целевой аудитории крайне важно в процессе организации корпоративных мероприятий. Вы ориентируетесь на руководителей и высшее руководство вашей компании, деловых партнеров, членов сообщества или клиентов? Аудитория может быть смешанной. В любом случае ее определение и анализ того, как донести информацию до нее, необходимы для обеспечения успеха мероприятия. Кроме того, не забывайте, что, независимо от того, насколько длинным будет список гостей, они будут помнить, как с ними обращались до, во время и после мероприятия. Каждый посетитель мероприятия является потенциальным клиентом бренда, воспользуйтесь этим, чтобы произвести положительное впечатление на всех гостей!
3. Бюджет
Определение реалистичного бюджета важно для того, чтобы понимать, какое мероприятие вы можете организовать. Кроме того, нужно учитывать возможные непредвиденные обстоятельства, и иметь небольшую «подушку», зарезервированную для неожиданных расходов.
4. Тема
Пришло время выбрать тему для мероприятия и определить лучший формат для презентации ее вашим гостям. Выбранная тема должна быть отражена во всех без исключения аспектах мероприятия: оформлении, музыке, еде, программе...
5. График
Организация мероприятия требует отслеживания хода выполнения всех задач. Этому может способствовать создание подробного контрольного списка. Для этого вы можете использовать специальное программное обеспечение или создать таблицу с вкладками для каждого типа задач, установив такие параметры, как время, место, вовлеченные лица и т. д.
6. Место
Правильный выбор места проведения мероприятия является ключом к успеху. Помните, что место проведения должно находиться в удобном районе, с хорошим транспортным сообщением и с яркой атмосферой, чтобы участники чувствовали себя комфортно и были готовы отправиться в поездку.
7. Логистика в день мероприятия
Один из главных моментов организации успешного мероприятия – это опора на лучших специалистов в каждой области. Производство, транспорт, кейтеринг, музыка, фотографы, флористы, сотрудники службы безопасности...Чтобы убедиться, что все идет по плану, составьте программу мероприятия и убедитесь, что все члены команды знают, за какие аспекты они несут ответственность.
8. Технологии — ваш главный союзник
В настоящее время существует множество платформ и приложений для управления мероприятиями которые делают все, от регистрации посетителей на месте до улучшения качества различных аспектов мероприятий и презентаций с помощью моделирования и игр виртуальной реальности. Использование приложений для мероприятий может значительно упростить планирование и повысить вовлеченность участников.
9. Продвижение мероприятия
Вы можете планировать лучшее событие года, но если о нем не узнают, никто не придет на мероприятие. Очень важно найти креативные (и эффективные) способы распространения информации о событии. Если мероприятие небольшое, вы можете просто разослать приглашения, но вам следует быть более амбициозным для более крупных мероприятий. Наружная реклама или реклама в прессе, интервью или репортажи, социальные сети, онлайн-кампании — существует бесконечное количество средств, доступных для решения этой задачи. Выбор того или иного варианта будет зависеть от целей вашего мероприятия и доступного бюджета.
10. Анализ результатов
Оценка того, как прошло мероприятие, является решающим этапом. В первую очередь, это важно, если вы собираетесь организовать новое мероприятие в будущем. Для этого в вашем распоряжении есть различные источники информации: клиенты, поставщики, члены команды...Проводите встречи и опросы, чтобы получить информацию о тех аспектах, которые были хорошо организованы, и о тех, которые следует улучшить.
Коста-дель-Соль – уникальное место для вашего мероприятия
Коста-дель-Соль — великолепное место для проведения всевозможных встреч, конгрессов и мероприятий. Малага – это провинция с высококлассным сервисом, способным удовлетворить все потребности делового мира, но это также место, полное энергии, где очень легко отдыхать, заниматься бизнесом и нетворкингом. Мы надеемся, что эта статья поможет вам в организации вашего корпоративного мероприятия!
