Cómo organizar un evento corporativo: aspectos a tener en cuenta

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Existen un sinfín de objetivos a la hora de organizar un evento corporativo: comunicar la estrategia empresarial, informar a los trabajadores de resultados o novedades de la compañía, lanzar un producto o servicio, motivar o recompensar al personal son algunos de ellos. Planear y ejecutar un evento corporativo exitoso no es una tarea sencilla. Por lo general, es un proceso que conlleva varios meses de trabajo y consta de varias etapas que te desvelamos a continuación.

 

1. Objetivo del evento

Si estás pensando cómo organizar un acto corporativo, deberás comenzar por definir el objetivo del mismo. Pregúntate por qué y para qué organizas este evento y, una vez respondidas ambas cuestiones, determina qué tipo de evento encaja mejor con tu público objetivo.

 

2. La audiencia

Definir el público objetivo es crucial en el proceso de organización de eventos corporativos. ¿Te diriges a los ejecutivos y a la alta dirección de tu empresa, a los socios comerciales, a los miembros de la comunidad o a los clientes? Es posible que el público sea una mezcla. En cualquier caso, definirlo y analizar cómo llegar a él es esencial para asegurar el éxito del evento. Además, no olvides que, independientemente de lo extensa que sea la lista de invitados, lo que recordarán es cómo fueron tratados antes, durante y después. Cada persona que asiste al evento es un prescriptor potencial de la marca, ¡aprovecha esta ocasión para obtener un impacto positivo en todos los invitados!

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3. El presupuesto

Definir un presupuesto realista es importante para determinar qué tipo de evento podremos producir. Además, es importante contar con algunos imprevistos que pueden surgir, por lo que deberemos tener un pequeño “colchón” reservado para gastos inesperados.

 

4. El tema


Es hora de elegir un tema para el evento y determinar el mejor formato para presentarlo a tus invitados. El tema elegido deberá reflejarse en todos y cada uno de los aspectos del evento: la decoración, la música, la comida, la programación de actividades...

 

5. El cronograma

El diseño del evento requiere realizar un seguimiento de todas las tareas. Esto se puede facilitar mediante la creación de una lista de verificación maestra detallada. Para ello, puedes emplear un software específico o crear una hoja de cálculo con pestañas para cada tipo de tarea, estableciendo parámetros como la hora, el lugar, las personas que intervienen, etc.

comunicacion corporativa protocolo y organizacion de eventos

 

6. La ubicación

Acertar con la ubicación del evento es clave para asegurar su éxito. Ten en cuenta que el lugar esté situado en un área conveniente, bien conectado y con un ambiente vibrante para que los asistentes se sientan cómodos y dispuestos a hacer el viaje.

 

7. Logística del día del evento

Una de las principales claves para organizar un evento exitoso reside en apoyarnos de los mejores especialistas en cada área. Producción, transporte, restauración, música, fotógrafos, floristas, personal de seguridad... Para asegurarte de que todo salga según el plan, determina una agenda para el evento y asegúrate de que todos los miembros del equipo sepan qué aspectos son su responsabilidad.

 

8. La tecnología, tu gran aliado

En la actualidad, existen muchas plataformas y aplicaciones de gestión de eventos que hacen de todo, desde proporcionar un registro in situ de los asistentes, hasta mejorar las actividades y presentaciones con simulaciones y juegos de realidad virtual. El uso de aplicaciones de eventos puede ayudarte a agilizar significativamente la planificación y aumentar el compromiso entre los asistentes.

 

9. Promoción del evento

Puedes estar planificando el mejor evento del año, pero, si las personas no lo conocen, nadie asistirá. Es por ello imperativo encontrar formas creativas (y efectivas) de comunicar el evento. Si el evento es pequeño, y tiene una lista de invitados limitada, simplemente puedes enviar las invitaciones, pero deberás ser más audaz para eventos más grandes. Publicidad exterior o en prensa, entrevistas o reportajes, redes sociales, campañas online... existen un sinfín de medios disponibles para esta tarea. Elegir unos u otros dependerá de los objetivos de tu evento y del presupuesto disponible.

pasos para organizar un evento corporativo

 

10.  Análisis de resultados

Evaluar cómo fue el evento es una fase crucial del mismo. Sobre todo, si tenemos intención de realizar una nueva edición en el futuro. Para ello, tienes a tu disposición diversas fuentes de información: clientes, proveedores, miembros del equipo... Realiza reuniones y encuestas para obtener conclusiones de los aspectos que han funcionado correctamente, y aquellos que es conveniente mejorar en próximas ocasiones.

 

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