Почти 2 мегабайта данных в секунду — это тот объем информации, который создает сегодня каждый человек. Во все более цифровизированной среде, и где главной силой является информация, каждый сектор должен обращаться с информацией разумно и осторожно. Организация деловых и корпоративных мероприятий ничем не отличается и должна осуществляться методично и организованно, уделяя особое внимание управлению регистрацией, от которой зависит успех (и даже проведение или отмена) организованных мероприятий
Преимущества данных при организации мероприятий
Существует практически бесчисленное множество каналов, по которым компании получают и/или генерируют данные для организации мероприятий. От списков участников до ежеминутных трансляций различных событий, которые могут иметь место на каждом мероприятии, все является информацией, правильное управление которой может принести корпорациям огромные преимущества.
Организация мероприятий с мониторингом связанных с ними Больших Данных может осуществляться с помощью программного обеспечения, такого как ERP, адаптированного для MICE-сектора, так называемого Event Management Solution (Решения для Управления Мероприятиями). В него можно интегрировать различные области корпоративного управления мероприятиями, чтобы собрать всю информацию в одном месте. Это дает следующие преимущества:
- Улучшение коммуникации по всем направлениям со всеми заинтересованными сторонами
- Анализ метрик, связанных с электронным маркетингом, социальными коммуникациями и даже различными показателями эффективности, такими как количество участников, соотношение сотрудников на одного посетителя, соответствующее управление транспортом и т. д.
- Оперативное отслеживание развития мероприятия.
Мероприятия и защита данных: совместный путь
В настоящее время Регламент 2016/679 о защите физических лиц в связи с обработкой персональных данных Европейского Союза устанавливает ряд руководящих принципов, которые необходимо соблюдать при организации мероприятий. Из них одними из наиболее важных являются запрет на продажу данных третьим лицам, обязательство получать четко выраженное согласие на сбор персональных данных, а также информировать вовлеченных лиц о том, как будут обрабатываться такие данные.
Однако, эта защита информации при организации мероприятий выходит за рамки руководящих принципов и включает в себя столь необходимые меры предосторожности. Надлежащее руководство и организация корпоративных и деловых мероприятий будет использовать безопасное программное обеспечение для управления данными (как для регистрации, так и для других целей), будет, насколько это возможно, применять меры двойной аутентификации, шифровать конфиденциальные документы и предоставлять консультацию при необходимости.
Управление регистрацией — важная задача
Для любого важного корпоративного мероприятия регистрация является фундаментальной частью организации. Сегодня управление регистрацией, как правило, осуществляется в цифровом виде. Для этого нужно выполнить ряд шагов, которые повлияют на успех мероприятия, поскольку посещаемость часто зависит от таких основных факторов, как наличие оптимизированной, простой и доступной страницы регистрации с различными вариантами оплаты.
Чем более интегрированы все задачи, входящие в процесс регистрации (оплата, подтверждение регистрации по электронной почте, список участников и т. д.), тем проще будет управлять мероприятиями. Говоря о корпоративных событиях, виды мероприятий и их характер могут помочь нам определить, какой образ мы хотим создать на странице регистрации, сколько полей данных должны будут заполнить участники или посетители, и даже на каком языке. Как бы то ни было, никогда не помешает согласовать дизайн страницы регистрации в соответствии с корпоративным имиджем организатора.
Теперь, когда вы лучше понимаете важность данных, собранных во время организации мероприятия, почему бы не воплотить в жизнь все идеи корпоративных мероприятий, которые могут у вас возникнуть? Коста-дель-Соль предлагает не только лучшие места и площадки, но также и поставщиков услуг, необходимых для того, чтобы произвести хорошее впечатление. С их помощью вы сможете уделить должное внимание любым мелочам, и получить удовольствие от всех запланированных мероприятий в качестве непосредственного участника.
