Zwei Megabyte an Daten pro Sekunde erzeugt heutzutage fast jeder einzelne von uns. In einem zunehmend digitalisierten Umfeld, in dem Information unglaublich wertvoll ist, sind alle Sektoren verpflichtet, ihre gesammelten Informationen intelligent und umsichtig zu verwalten. Beim Veranstaltungsmanagement, egal, ob es sich um Firmenevents oder gesellschaftliche Events handelt, ist das nicht anders. Es muss methodisch und organisiert vorgegangen werden, mit besonderem Augenmerk auf die Verwaltung der Anmeldungen, von denen der Erfolg (und auch die Durchführung oder Absage) der organisierten Veranstaltungen abhängt.
Welche Vorteile bieten Daten beim Eventmangement?
Es gibt unzählige Kanäle, über die Unternehmen bei der Organisation von Veranstaltungen verschiedenste Daten erhalten und/oder generieren. Von den Teilnehmerlisten bis hin zur minutengenauen Übertragung der verschiedenen Aktionen, die bei jeder Veranstaltung stattfinden können, handelt es sich um Informationen, deren richtige Verwaltung den Unternehmen bedeutende Vorteile bringen kann.
Veranstaltungsmanagement und das dazugehörige Big-Data-Monitoring kann mit einer Software wie einem auf die MICE-Branche zugeschnittenen ERP - der sogenannten Event Management Solution - gesteuert werden. Dadurch ist es möglich, die verschiedenen Bereiche des Eventmanagement von Unternehmen zu integrieren, um alles an einem Ort zu haben. Dies hat mehrere Vorteile:
- Verbesserung der allgemeinen Kommunikation mit allen Beteiligten.
- Analyse von Metriken im Zusammenhang mit E-Mail-Marketing, sozialer Kommunikation und sogar verschiedenen Leistungsindikatoren, wie z. B. Anzahl der Teilnehmer, Verhältnis der Mitarbeiter pro Teilnehmer, Verwaltung der damit verbundenen Transporte, usw.
- Überwachung der Entwicklung des Events in Echtzeit.
Veranstaltungen und Datenschutz gehen Hand in Hand
Derzeit legt die EU-Verordnung 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten in der Europäischen Union eine Reihe von Leitlinien fest, die beim Veranstaltungsmanagement eingehalten werden müssen. Zu den wichtigsten gehören das Verbot des Verkaufs von Daten an Dritte, die Verpflichtung, die ausdrückliche Zustimmung zur Erhebung personenbezogener Daten einzuholen, sowie die Verpflichtung, die Betroffenen über die Verarbeitung dieser Daten zu informieren.
Dieser Schutz von Informationen im Rahmen des Veranstaltungsmanagements geht jedoch über die Vorschriften hinaus und umfasst dringend erforderliche Schutzmaßnahmen. Ein ordnungsgemäßes Veranstaltungsmanagement in Unternehmen und Institutionen setzt eine sichere Datenverwaltungssoftware voraus (sowohl für Anmeldungen als auch für andere Zwecke), genauso wie - wenn möglich - doppelte Authentifizierungsmaßnahmen, Verschlüsselung sensibler Dokumente und gegebenenfalls wird Rücksprache gehalten.
Registrierungsmanagement, eine wichtige Aufgabe
Bei jeder Unternehmensveranstaltung ist die Registrierung ein wichtiger Bestandteil der Organisation. Heutzutage wird die Verwaltung von Registrierungen häufig digital durchgeführt. Es gibt eine Reihe von Schritten, die sich auf den Erfolg der Veranstaltung auswirken, da die Teilnahme oft von so grundlegenden Faktoren abhängt, wie einer optimierten, einfach zugänglichen Anmeldeseite mit einer Vielzahl von Zahlungsoptionen.
Je besser alle Aufgaben, die zum Anmeldeprozess gehören, integriert sind (Zahlung, Anmeldebestätigung per E-Mail, Teilnehmerliste usw.), desto einfacher wird die Verwaltung der Veranstaltungen. Wenn es um Unternehmensveranstaltungen geht, können die Art des Events und ihre Natur uns dabei helfen, zu bestimmen, welches Bild wir auf der Anmeldeseite vermitteln wollen, wie viele Datenfelder die Teilnehmer oder Besucher ausfüllen müssen und sogar in welcher Sprache. In jedem Fall kann es nicht schaden, das Design der Anmeldeseite an das Corporate Image des Veranstalters anzupassen.
Jetzt, da Sie mehr über die Bedeutung der im Rahmen des Veranstaltungsmanagements gesammelten Daten wissen, können Sie alle Ideen für Firmenveranstaltungen, die Sie auf dem Tisch haben, umsetzen. Die Costa del Sol bietet nicht nur die besten Reiseziele und Veranstaltungsorte dafür, sondern vor allem auch die Dienstleister, die einem helfen, einen guten Eindruck zu hinterlassen. Mit ihrer Hilfe werden Sie auf jedes Detail achten und können sich entspannt darauf konzentrieren, jede geplante Veranstaltung zu genießen.
