Casi 2MG de datos por segundo es lo que genera cada persona en la actualidad. En un entorno cada vez más digitalizado y donde la información es poder, todos los sectores tienen el deber de gestionar la información con inteligencia y cautela. La gestión de eventos sociales y corporativos no es diferente y se debe llevar a cabo de forma metódica y organizada, con una especial atención a la gestión de las inscripciones, de las cuales dependen el éxito (y hasta la celebración o cancelación) de los actos organizados.
Beneficios de los datos en la organización de eventos
Son casi incontables los canales a través de los cuales las empresas obtienen y/o generan datos con motivo de la organización de eventos. Desde los listados de asistentes hasta la retransmisión, minuto a minuto, de los diferentes actos que puedan desarrollarse en cada evento, todo es información cuya correcta gestión puede reportar ingentes beneficios a las corporaciones.
La gestión de eventos con una monitorización del Big Data asociado puede efectuarse con softwares como un ERP a la medida del sector MICE, los llamados Event Management Solution. En ellos es posible integrar las diferentes áreas de la gestión de eventos corporativos a fin de tener todo en un solo lugar. Las ventajas que ello reporta son varias:
- Mejoras en la comunicación generalizada a todas las partes interesadas.
- Análisis de métricas relativas al email marketing, a la comunicación social e incluso a diversos indicadores de rendimiento, como número de asistentes, ratio de colaboradores por asistente, gestión de transportes asociada, etc.
- Acompañamiento en tiempo real del desarrollo del acto.
Eventos y protección de datos: un camino conjunto
Actualmente, el Reglamento 2016/679 sobre la protección de las personas físicas en lo relativo al tratamiento de datos personales de la Unión Europea establece una serie de directrices de necesario cumplimiento en la gestión de eventos. De ellos, algunos de los más importantes son la prohibición de la venta de datos a terceros, la obligación de obtener un consentimiento expreso para recopilar datos personales, así como informar a los implicados sobre cómo tales datos serán tratados.
No obstante, esta protección de la información como parte de la gestión de eventos va más allá de las reglamentaciones e incluye medidas de protección muy necesarias. Una adecuada dirección y gestión de eventos corporativos e institucionales adoptará softwares de gestión de datos seguros (tanto para las inscripciones como para otros menesteres), implementará medidas de autenticación dobles en la medida de lo posible, cifrará documentos sensibles y contará con asesoramiento si es necesario.
La gestión de las inscripciones, una tarea importante
En cualquier evento corporativo que se precie, las inscripciones serán una parte fundamental de la organización. Hoy en día, la gestión de las inscripciones suele efectuarse digitalmente. Para ello es conveniente seguir una serie de pasos que repercutirán en el éxito del evento, ya que a menudo la asistencia depende de factores tan básicos como tener una página de registro optimizada, sencilla, accesible y con diversas opciones de pago.
Cuanto más integradas estén todas las tareas que forman parte del proceso de inscripción (el cobro, las confirmaciones de registro por email, el listado de asistentes, etc.) más fácil resultará la gestión de eventos. En este punto, al hablar de eventos corporativos, los tipos de eventos y su carácter pueden ayudarnos a determinar qué imagen queremos dar en la página de registro, cuántos campos de datos deberán rellenar los participantes o asistentes e incluso en qué idioma. Sea como sea, nunca está de más alinear el diseño de la página de registro con la imagen corporativa del organizador.
Ahora que conoces mejor la importancia de los datos recopilados durante la gestión de eventos, ¿por qué no llevar a cabo todas las ideas para eventos corporativos que puedas tener encima de la mesa? La Costa del Sol ofrece no solo los mejores destinos y recintos para hacerlo, sino también y muy especialmente los proveedores de servicios necesarios para causar una buena impresión. Con su ayuda, podrás prestar la debida atención a cada detalle para que puedas enfocarte en disfrutar como uno más cada acto programado.
