Chaque personne génère aujourd'hui près de 2MG de données par seconde. Dans un environnement de plus en plus numérisé où l'information est le pouvoir, tous les secteurs ont le devoir de gérer l'information de manière intelligente et prudente. La gestion des événements sociaux et d'entreprise n'est pas différente et doit être réalisée de manière méthodique et organisée, avec une attention particulière à la gestion des inscriptions, dont dépend le succès (et même la célébration ou l'annulation) des événements organisés.
Avantages des données dans l'organisation d'événements
Les canaux par lesquels les entreprises obtiennent et/ou génèrent des données lors de l'organisation d'événements sont presque innombrables. Des listes de participants à la diffusion minute par minute des différents actes qui peuvent se dérouler lors de chaque événement, sont autant d'informations qui, avec une bonne gestion, peuvent rapporter d'énormes bénéfices aux entreprises.
La gestion d'événements, avec le suivi associé du Big Data, peut être réalisée à l'aide de logiciels tels qu'un ERP adapté au secteur du MICE, appelé Event Management Solution. Grâce à lui, il est possible d'intégrer les différents domaines de la gestion des événements d'entreprise afin de tout avoir en un seul endroit. Cela présente plusieurs avantages :
- Amélioration de la communication généralisée à toutes les parties prenantes.
- Analyse des métriques liées à l'email marketing, à la communication sociale ou encore à divers indicateurs de performance, tels que le nombre de participants, le ratio de collaborateurs par participant, la gestion des transports associés, etc.
- Suivi en temps réel de l'évolution de l'événement.
Événements et protection des données : un chemin commun
Actuellement, le règlement 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel dans l'Union européenne établit une série de lignes directrices qui doivent être respectées dans la gestion des événements. Parmi celles-ci, certaines des plus importantes sont l'interdiction de la vente de données à des tiers, l'obligation d'obtenir un consentement explicite pour collecter des données à caractère personnel, ainsi que d'informer les personnes concernées de la manière dont ces données seront traitées.
Toutefois, cette protection des informations dans le cadre de la gestion des événements va au-delà de la réglementation et comprend des mesures de protection indispensables. Dans le cadre d'une bonne gestion des événements par les entreprises et les institutions, on adoptera un logiciel de gestion des données sécurisé (à la fois pour l'inscription et à d'autres fins), on mettra en œuvre des mesures de double authentification lorsque cela est possible, on cryptera les documents sensibles et on demandera conseil si nécessaire.
La gestion des inscriptions, une tâche importante
Pour tout événement d'entreprise qui se respecte, l'inscription est un élément clé de l'organisation. Aujourd'hui, la gestion des enregistrements est souvent effectuée de manière numérique. Il y a un certain nombre d'étapes à suivre qui auront un impact sur le succès de l'événement, car la participation dépend souvent de facteurs aussi fondamentaux que le fait d'avoir une page d'inscription optimisée, simple et accessible, avec une variété d'options de paiement.
À mesure que les tâches qui font partie du processus d'inscription seront intégrées (paiement, confirmations d'inscription par e-mail, liste des participants, etc.), plus la gestion des événements sera facile. À ce stade, lorsqu'on parle d'événements d'entreprise, les types d'événements et leur nature peuvent nous aider à déterminer quelle image nous voulons donner sur la page d'inscription, combien de champs de données les participants ou les invités devront remplir et même dans quelle langue. Dans tous les cas, il n'est jamais inutile d'aligner le design de la page d'inscription sur l'image de marque de l'organisateur.
Maintenant que vous en savez plus sur l'importance des données collectées lors de la gestion des événements, pourquoi ne pas mettre en œuvre toutes les idées d'événements d'entreprise que vous avez sur la table ? La Costa del Sol offre non seulement les meilleures destinations et les meilleurs lieux pour le faire, mais surtout les prestataires de services nécessaires pour faire bonne impression. Avec leur aide, vous serez en mesure de prêter attention à chaque détail afin de pouvoir vous concentrer sur l'appréciation de chaque événement prévu.
