Professionelle Organisation von Kongressen dank des PCO

Die Organisation eines Kongresses ist keine leichte Aufgabe, da kann man schon mal schnell ins Schwitzen geraten. Brauchen Sie vielleicht auch Hilfe dabei? Hier kommt die Rolle des PCO ins Spiel. Die Rolle des professionellen Konferenzorganisators besteht darin, auf professionelle Art und Weise Tagungen zu organisieren, Konferenzen zu planen und sich ganz der Schaffung und Entwicklung dieser Art von Veranstaltung sowie den parallel dazu laufenden Aktivitäten zu widmen. Möchten Sie alle Einzelheiten über die Figur des PCO (aus dem Englischen Professional Conference Organizer) erfahren? Dann lesen Sie weiter.

Warum einen PCO mit der Organisation eines Kongresses beauftragen?

Einer der Hauptvorteile für die Beauftragung eines professionellen Konferenzorganisators ist das große Netz an Kontakten, über das  diese Experten verfügen. Ein PCO verfügt über Beziehungen und Kontakte zu allen Arten von Unternehmen aus den unterschiedlichsten Bereichen, die üblicherweise an der Organisation eines Kongresses beteiligt sind (Reisebüros, Hotels, Übersetzungsdienste, Hostessen, Druckereien, Fluggesellschaften, Busunternehmen, Autovermietungen, Cateringdienste usw.).

Sich von einem PCO bei der professionellen Organisation von Kongressen oder Veranstaltungen jeder Art beraten und unterstützen zu lassen, bedeutet nichts anderes, als viele technische Aufgaben an einen Experten (oder ein Team von Spezialisten) zu delegieren, die über die notwendigen technischen Mittel verfügen. Ein PCO macht aus Ihrer Kongress- oder Veranstaltungsidee eine realisierbare Idee und bringt sie zum Erfolg. Sobald das Projekt strukturiert ist, sorgen sie für eine ausgezeichnete Organisation und Verwaltung in allen Phasen, von Anfang bis Ende.

Wie arbeitet ein PCO?

Der PCO hat die Aufgabe, alle notwendigen Beziehungen zwischen den verschiedenen Abteilungen, Ausschüssen und Koordinatoren, die an der Organisation des Kongresses beteiligt sind, herzustellen, damit alle Phasen des Kongresses korrekt ablaufen können. Zu diesem Zweck müssen die Zuständigkeiten aller beteiligten Akteure klar festgelegt werden, wobei die Wege für einen deutlichen Kommunikationsfluss zwischen allen Beteiligten stets offen bleiben müssen.

Einen PCO zu beauftragen bedeutet, dass diese Person fast ausschließlich zum einzig gültigen Gesprächspartner für alle an der Organisation des Kongresses beteiligten Fachleute wird. Auf diese Weise wird Kohärenz bei der Durchführung des Projekts erreicht und Fehler können vermieden werden. Daher ist der PCO in der Regel für die Unterzeichnung der erforderlichen Verträge mit allen an der Organisation des Kongresses beteiligten Parteien zuständig, in denen die Zuständigkeiten der einzelnen Parteien bestmöglich festgelegt werden.

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