Wie organisiert man ein Firmenevent, das die Teilnehmer nicht so schnell vergessen? Zeit, Liebe zum Detail, Kenntnis des Reiseziels und Erfahrung sind einige der Eigenschaften, die ein guter Veranstaltungsprofi haben sollte. Wenn Sie ein Meeting, eine Produkteinführung, eine Tagung, einen Kongress oder eine Incentive-Reise organisieren müssen, ist es von Vorteil, wenn Sie auf die Hilfe einer DMC (Destination Management Company) zählen können: professionelle Dienstleistungsunternehmen, die auf Gruppenmanagement spezialisiert sind und für die Konzeption und Durchführung von Veranstaltungen, Aktivitäten und touristischen Touren innerhalb eines Reiseziels zuständig sind. Da ist es von Vorteil, dass es an der Costa del Sol eine breite Palette von DMCs gibt. Wir sprechen mit Vertretern einiger der Besten von ihnen, damit sie uns erklären, wie ihre Arbeit den Unterschied bei der Organisation eines Events ausmacht.
Ein Event zu einem unvergesslichen Erlebnis machen
Sie wissen genau, welche Art von Veranstaltung Sie organisieren müssen und Sie möchten natürlich, dass sie unvergesslich wird. Aber wissen Sie, wie man ein wirklich erfolgreiches Event organisiert? Wenn Sie auf Nummer sicher gehen möchten, sollten Sie in Erwägung ziehen, die Dienste einer DMC in Anspruch zu nehmen. Khalil Bitar von der DMC España Incoming in Malaga versichert, dass „das besondere Engagement einer DMC den Kunden und Besuchern ein perfektes Verständnis ihrer Wünsche und Bedürfnisse garantiert, damit ihre Veranstaltung zu einem unvergesslichen Erlebnis wird". Darüber hinaus fügt er hinzu: „Unser Know-how und unsere Beziehung zum Reiseziel sind die beste Garantie für eine erfolgreiche Veranstaltung". Unter den wichtigsten Werten, die eine DMC bei der Organisation einer Veranstaltung bieten kann, hebt Khalin Bitar „Qualität, Authentizität, Kreativität und Budgeteffizienz" hervor. „Bei España Incoming machen wir unsere Arbeit gerne und wir lieben die Costa del Sol. Das macht den Unterschied", versichert er.
"Alles in einem"-Service
Bequemlichkeit ist einer der Hauptgründe, warum der Kunde sich für die Zusammenarbeit mit einer Agentur am Zielort entscheidet. Elena Perrin von Técnica Incentives erklärt, dass das Wichtigste, was ein internationaler Kunde erwartet, wenn er sich an eine DMC wendet, eine Art "Alles in einem"-Service ist: „Der Kunde möchte nur mit einem Partner zusammenarbeiten, ein Reiseziel, ein Programm wählen und nur eine Rechnung erhalten. Wir tun genau das und bieten ihm zudem den besten Service", erklärt sie.
Wichtige Richtlinien für die Organisation eines gelungenen Events
Wie organisieren Sie ein Event, wie funktioniert eine DMC und welche Richtlinien sollten befolgt werden? Unai Auzmendi von Neokoncepts erklärt die Arbeitsweise seines Unternehmens:
„Das erste, was wir brauchen, um ein Event zu organisieren, ist ein gutes Briefing. Wir müssen uns darüber im Klaren sein, mit welcher Art von Veranstaltung wir es zu tun haben und was ihr Ziel ist, dazu gehören natürlich auch die Dauer, die genauen Daten und das ungefähre Budget. Die nächste Phase ist das Brainstorming, wenn wir auf die Suche nach kreativen und originellen Ideen gehen. Danach entwickeln wir das Programm und erstellen eine Präsentation, in der wir dem Kunden eine Reihe einzigartiger Erlebnisse vorschlagen, um ein unvergessliches Event auf die Beine zu stellen. Im nächsten Schritt beginnen wir mit der Organisation und Planung der Aktivitäten mit unseren Partnern. Details sind der Schlüssel zu einem erfolgreichen Event. Darüber hinaus müssen Sie immer einen Plan B haben, für jedes unvorhergesehene Ereignis. Vor der Ankunft der Gruppe prüfen wir alle Details genau und am Veranstaltungstag muss alles wie ein schweizer Uhrwerk laufen, wir sind immer einen Schritt voraus. Nach der Veranstaltung nehmen wir schließlich eine Auswertung und Analyse des Ergebnisses vor", verrät er.
Costa del Sol, die beste MICE-Destination in Spanien
Elena, Unai und Khalil halten die Costa del Sol für das beste MICE-Reiseziel in Spanien. Die drei nennen uns die zahlreichen Gründe dafür, unter anderem „die ausgezeichneten Anbindungen, das ganzjährig außergewöhnliche Klima, die beeindruckenden Luxushotels, die große Vielfalt an moderner und traditioneller Küche, die Vielfalt an kreativen und nachhaltigen Incentive-Aktivitäten, die zahlreichen Museen und Optionen an kulturellen Erlebnissen und natürlich die große Gastfreundschaft der Fachleute des Sektors und ihre langjährige Erfahrung".
Jetzt, da Sie besser wissen, wie DMCs an der Costa del Sol arbeiten, brauchen Sie sich nicht länger fragen, wie man ein Event organisiert, sondern können direkt auf professionelle Hilfe bauen. Sie werden Zeit sparen und der Erfolg ist Ihnen garantiert! Erfahren Sie auf der Webseite des Costa del Sol - Málaga Convention Bureau alles, was Sie wissen müssen, um alle Arten von Tagungen, Kongressen oder Incentive-Reisen an der Costa del Sol zu organisieren.
